Du er her

Økonomiudvalget - 02-11-2015

Økonomiudvalget - 02-11-2015

Dato: Mandag den 2. november 2015 Tid: Kl. 17:00
Udvalg/Råd: Økonomiudvalget
Dokument: 122015.docx
  • Punkt 1 Godkendelse af dagsorden for mødet den 2. november 2015

    SagsID/Sagsnummer: 14/330
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

    Godkendt.

  • Punkt 2 Indstilling af ny formand for Beboerklagenævnet

    SagsID/Sagsnummer: 14/18310
    Sagen afgøres i: Byrådet

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Byrådet vedtog den 8. december 2014, at indstille jurist i Ledelsescentret Katja Steen som formand for Beboerklagenævnet i perioden 1. januar 2015 – 31. december 2018.

     

    Katja Steen er fratrådt sin stilling i Ringsted Kommune. Derfor skal Byrådet i denne sag indstille en ny formand for Beboerklagenævnet til direktøren for Statsforvaltningen i resten af den indeværende valgperiode for Beboerklagenævnet.

    Beskrivelse af sagen

    Katja Steen fratrådte sin stilling i Ringsted Kommune den 31. juli 2015. Som erstatning for Katja Steen tiltrådte Pernille Ryborg stillingen som jurist i Ledelsescentret den 1. august 2015.

     

    Fra 1. august 2015 har Lene Larsen, som er ansat i Statsforvaltningen og indstillet som suppleant for formanden for Beboerklagenævnet, fungeret som formand for nævnet.

     

    Administrationen har kontaktet direktøren for Statsforvaltningen for at afklare, om der kan eller skal udpeges en ny formand for nævnet, eller om Lene Larsen skal fungere som formand i den resterende valgperiode.

     

    Direktøren for Statsforvaltningen oplyser, at Ringsted Kommune helt selv kan bestemme, hvad de vil gøre. Ringsted Kommune kan lade Lene Larsen fortsætte som formand og indstille en ny suppleant eller Ringsted Kommune kan indstille en ny formand og beholde Lene Larsen som suppleant.

     

    Da Beboerklagenævnet har sekretariat i Ledelsescentret, er det kutyme, at det er en jurist ansat i Ringsted Kommune, som er formand for nævnet.

     

    Den fungerende formand, Lene Larsen, er ansat i Statsforvaltningen og har defor ikke sin daglige gang i Ledelsescentret, som er sekretariat for Beboerklagenævnet.

     

    I forbindelse med budgettering af råd og nævn vedtog Byrådet den 7. april 2014, at såfremt formanden for Beboerklagenævnet er en jurist ansat i Ringsted Kommune, så ydes der ikke noget særskilt honorar for dette, da arbejdet som formand anses at kunne håndteres indenfor rammerne for de normale arbejdstidsforhold. Er formanden derimod en ekstern jurist yderes der et formandshonorar på 2.000 kr. pr. måned.

    Høring

    Ingen

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at det fortsat vil være mest hensigtsmæssigt, at formanden for Beboerklagenævnet er en jurist ansat i Ringsted Kommune fremfor en ekstern jurist, da samarbejdet mellem sekretariat og formand lettes betydeligt ved tæt dagligt samarbejde og adgang til de samme IT- systemer.

     

    Endvidere vil denne løsning også være økonomisk mest rentabel.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at jurist i Ledelsescentet Pernille Ryborg indstilles som formand for Beboerklagenævnet fra den 1. januar 2016 til den 31. december 2018
    2. at Lene Larsen fortsætter som suppleant for formanden fra den 1. januar 2016 – 31. december 2018

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 3 Orientering om handleplan for nedbringelse af sygefraværet i Ringsted Kommune

    SagsID/Sagsnummer: 15/13126
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    benchmarkinganalyse_vedr._sygefravaer_endelig.docx

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    x

    Indstilling

    Beslutning

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    I denne sag orienteres Økonomiudvalget om en handleplan for at nedbringe kommunens sygefravær. 

    Beskrivelse af sagen

    På baggrund af en BDO-analyse af sygefraværet i kommunen i foråret 2015 (bilag 1) igangsættes et intensiveret arbejde for at nedbringe sygefraværet i organisationen. Økonomiudvalget orienteres i denne sag om indsatsen.

    I BDO-analysen peger på, at Ringsted Kommune arbejder med mange af de samme indsatser, som øvrige sammenlignelige kommuner. Men i det videre arbejde med sygefraværet i Ringsted Kommune anbefaler BDO-analysen, at det er gavnligt at give HR en mere styrende rolle, ligesom samarbejdet med Jobcentret bør udbygges, og der udarbejdes måltal for sygefraværet. Anbefalingerne er indarbejdet i nedenstående handleplan, hvor der er lagt vægt på en mere struktureret og massiv indsat på alle arbejdspladser med højt fravær.

     

    Formålet med handleplanen er at nedbringe det samlede sygefravær på Ringsted Kommunes arbejdspladser. Det er målet at nedbringe sygefraværet til et niveau, der svarer til gennemsnittet af sygefravær for alle kommuner. Fraværet i 2014 for Ringsted Kommune svarer i gennemsnit til 12,7 dage pr. medarbejder. I sammenligning med andre kommuner har Ringsted Kommune samlet set et højere fravær på 0,4 dage i forhold til gennemsnittet af alle kommunerne.

    Indsatsområder i handleplanen:

    På baggrund af BDO-anbefalingerne baseres handleplanen på syv overordnede indsatsområder, som det vurderes vil have den største effekt på sygefraværet som helhed:

    1. Generel indsats

    I den generelle indsats relanceres følgende aftaler fra kommunens sygefraværspolitik:

    • Det skal være obligatorisk at være i kontakt med nærmeste leder på første dag for sygemelding
    • Der afholdes systematisk sygefraværssamtaler i forbindelse med langtids- og korttidssygdom

    Alle typer sygefravær - såvel korttids- som langtidssygemeldinger - styres med konsekvent brug af sygesamtaler. Har en medarbejder gentagne hyppige sygeperioder/dage skal der afholdes sygefraværssamtaler. Er der tale om langtidssygdom afholdes der sygefraværssamtaler hver uge, således at sygefraværssamtalerne og de tilhørende handleplaner sikrer kontakten mellem arbejdspladsen og sygemeldte. Personalesystemet understøtter lederen ved at sende ’alarmer’ (mails der sendes til lederen i forbindelse med hyppig sygdom og længerevarende sygdom), således at lederen er opmærksom på den enkelte medarbejders sygefravær. For at understøtte ledelsesinformationen vedrørene ’alarmer’ anskaffes i 2016 en udvidet fraværs-advisering.

    2. Helhedsorienteret indsats på arbejdspladser med et forhøjet sygefravær

    På arbejdspladser med forhøjet sygefravær iværksættes en helhedsorienteret indsats. I forhold til udvælgelse af arbejdspladser, er det HR der vurderer, hvilke arbejdspladser det giver bedst mening at iværksætte de udvalgte aktiviteter hos.

     

    Indsatsen består af følgende delelementer:

    1. Fælles ejerskab på centerniveau. Centerchefen spiller en afgørende rolle i nedbringelse af sygefraværet, da den øverste leders opbakning har stor betydning for, at den lokale indsats bliver til noget. Den helhedsorienterede indsats på de lokale arbejdspladser starter derfor med et møde mellem centerchefen og Ledelsescentret. På mødet drøftes den enkelte arbejdsplads’ historik på sygefraværsområdet, herunder hvad der har været af lokale henholdsvis centrale indsatser, og hvilken effekt/erfaringer, der har været med disse indsatser. Det aftales, hvilken rolle centerchefen skal spille i det fremadrettede arbejde, herunder hvilken kommunikation der er behov for i forløbet.

    1. Måltal. Alle arbejdspladser, der har et forhøjet sygefravær skal fastsætte måltal:

    · LMU fastsætter et ambitiøst, men realistisk og forpligtende måltal for arbejdspladsens sygefravær, som skal være indfriet i løbet af 2016.

     

    1. Indgangsmøde. Ledelsescentret mødes med arbejdspladsens leder i opstarten af processen. På mødet afklares:

    · hvad der tidligere er gjort for at nedbringe sygefraværet

    · hvilken effekt det har haft

    · hvad der opleves som den/de væsentligste årsager til det forhøjede sygefravær (APV og trivselsundersøgelsens resultater inddrages)

    · igangsættelse af et efterfølgende arbejde med kulturen på arbejdspladsen,

    1. Den enkelte medarbejders sygefravær. Personalekonsulenten mødes med lederen og gennemgår samtlige medarbejderes sygefravær. Der laves en handleplan for sygemeldte medarbejdere – i planen kan indgå, at en personalekonsulent deltager i sygefraværssamtaler.
      Såfremt en medarbejder indkaldes til en sygesamtale, skal vedkommende have oplysning om, at det er muligt at tage en bisidder med. Denne bisidder kan være medarbejderens tillidsrepræsentant.

    1. Fælles ejerskab i LMU. Ledelsescentret mødes med LMU med henblik på at identificere indsatsområder for at nedbringe sygefraværet. Formålet med processen er at skabe en dialog, der kan være med til at sætte fokus på og skabe synlighed omkring arbejdet med sygefravær, samt finde frem til hvilke handlinger, der igangsættes efterfølgende. På baggrund af processen udarbejder lederen en handleplan for det kommende arbejde. Handleplanen skal drøftes med og sendes til Ledelsescentret.
      Arbejdet i LMU, og dermed medarbejderrepræsentanternes inddragelse, er af stor betydning for et bredt ejerskab til gennemførelsen af de forskellige initiativer, ligesom involveringen bidrager til at skabe flest mulige vinkler og ideer til, hvordan sygefraværet kan sænkes. Det er vigtigt, at sygefraværet håndteres i fællesskab for at skabe varige og blivende effekter.
      LMU kan beslutte, at eventuelle arbejdsmiljørepræsentanter, der ikke i forvejen er medlemmer af LMU, kan deltage i LMU-mødet.
      Arbejdsmiljørepræsentantens rolle i arbejdet med at nedbringe sygefraværet er dels at bidrage med forslag til indsatsområder, og dels at implementere aftalte handlinger på arbejdspladsen. Tillidsrepræsentantens rolle er at varetage den enkelte medarbejders interesser, men i LMU også at bidrage med ideer til, hvordan sygefraværet kan reduceres, samt efterfølgende at understøtte implementeringen af de aftalte handlinger.

    1. Opfølgning: De handleplaner, der er udarbejdet i forhold til den enkelte medarbejder følger personalekonsulenten op på. De handleplaner der er udarbejdet for arbejdspladsen som helhed følger HR op på.

     

    1. Orientering. Centerchefen orienteres om handleplaner.

    3. Planer for langtidssyge

    Trivselskoordinatoren har kontakt med samtlige langtidssyge medarbejdere med henblik på at hjælpe dem igennem sundhedsvæsenet, yde coaching eller andre relevante tiltag for at hjælpe den pågældende tilbage i arbejde.

    4. Tættere samarbejde med Jobcentret

    Som forsøgsordning afprøves fælles samtaler med langtidssygemeldte medarbejdere (medarbejdere med mere end 8 ugers sygefravær), hvor Jobcentret, Ledelsescentret, lederen og den sygemeldte og evt. dennes bisidder deltager. Formålet med de fælles samtaler er at inddrage alle aktørers perspektiver på at få den sygemeldte medarbejder hurtigst muligt tilbage på arbejdspladsen. Forsøget evalueres efter en nærmere aftalt periode.

    5. Anerkendelse af arbejdspladser med lavt fravær

    Der udvælges 2 arbejdspladser, der er kendetegnet ved, at de har et lavt sygefravær eller har nedbragt deres sygefravær meget indenfor det seneste år. – Hvad har de gjort, hvad vil de gøre for at fastholde den positive udvikling? De 2 historier bringes på Midtpunktet og målet er, at historierne skal inspirere andre arbejdspladser.

    6. Kursusaktiviteter

    Der igangsættes en række kursusaktiviteter, der har forskellige målgrupper:

    Lederne:

    • Sygefraværssamtalen
    • Den stressramte medarbejder – en kompleks ledelsesopgave
    • Styr din indbakke

    Tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og leder:

    • Når lederen, tillids- og arbejdsmiljørepræsentanten arbejder sammen om trivsel og sygefravær

    7. Hjælpeværktøjer.

    Der etableres et levende grupperum på Midtpunktet med en samling og udbygning af værktøjer for nedbringelse af sygefravær. Grupperummet skal fungere som et bibliotek, hvor der kan findes forskelligt inspirationsmateriale og hjælpeværktøjer i relation til forebyggelse og håndtering af sygefravær.

    Grupperummet indeholder blandt andet statistik, vejledninger (eks. sygefraværspolitik, idekatalog med initiativer til nedbringelse af sygefravær, stressforebyggelse, inspiration til trivselsprocesser mm.), samt informationsmateriale om sundhedsaftaler mv.

    Høring

    HMU har drøftet sygefraværsstrategien og er enig i implementeringen af den. HMU lagde i sin drøftelse vægt på, at TRIO (TR, AMR og leder) samarbejdet er et vigtigt element i bestræbelserne på at nedbringe sygefraværet.

    Ét andet af strategiens vigtige elementer er arbejdet, der foregår i det lokale MED-udvalg, hvor netop inddragelse af og aftaler med medarbejderrepræsentanterne finder sted.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at der med handleplanens målrettede og helhedsorienterede indsatser kan skabes et grundlag for at nedbringe sygefraværet. Handleplanen har både det brede perspektiv i forhold til kommunens generelle måde at håndtere sygefravær på, og dels en fokuseret indsats i forhold til arbejdspladser med forhøjet sygefravær.

    Administrationen er opmærksom på, at det er nødvendigt med et vedvarende fokus på sygefraværet, hvilket såvel tidligere erfaringer fra kommunen og forskning på området viser.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

     Taget til efterretning.

  • Punkt 4 CSR-profil

    SagsID/Sagsnummer: 15/906
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    csr-profil_udkast.docx

    Indledning

     

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    I denne sag skal Byrådet forholde sig til CSR-profilen for Ringsted Kommune.

    Beskrivelse af sagen

    Med henvisning til byrådsmøde d. 7. april 2015, blev det besluttet, at der skal igangsættes en proces for udarbejdelsen af en CSR-profil for kommunen som arbejdsplads med henblik på at øge mangfoldigheden blandt kommunens ansatte.

     

    Ledelsescentret har nu udarbejdet et forslag til, hvorledes en CSR-profil for Ringsted Kommune kan se ud, den har været behandlet i koncernledelsen og i HMU.

     

    Corperate Social Responsibility i Ringsted Kommune (CSR)

     

    Ringsted Kommune ønsker, at være en socialt ansvarlig aktør, der er sit sociale samfundsansvar bevidst.

    Det betyder, at Ringsted Kommune bevidst gør en indsats for at fremme mangfoldighed og anvender forskellige muligheder for at fastholde mennesker på kanten af arbejdsmarkedet og er bevidste om, at reducere den miljømæssige belastning som kommunens aktiviteter medfører – i tråd med Byrådets vision for Ringsted Kommune.

     

    CSR principper indgår i alle konkurrenceudsættelser og samhandelsaftaler som Ringsted Kommune indgår i.

    CSR indgår i kommunens Udbuds- og indkøbspolitik. Det sikres, at arbejdsforhold overholdes på overenskomstlignende vilkår (ILO94), at der stilles krav i forhold til miljø samt at der stilles krav i forhold til uddannelse og praktikpladser.

     

    Med CSR-profilen, bilag 1, vil Ringsted Kommune anskueliggøre, hvorledes der arbejdes med det sociale samfundsansvar overfor nuværende og fremtidigt ansatte i kommunen, hvorledes der arbejdes med miljømæssige hensyn mm. Ledelsescentret har fået input til CSR-profilen fra de øvrige centre.

     

    Følgende områder er med i CSR-profilen:

     

    • Elever og studerende
    • Fleksjob
    • Virksomhedspraktik
    • Løntilskud
    • Seniorjob
    • Rekruttering
    • Sprogpraktik
    • Klimakommune
    • Borgmesterpagten
    • Affald
    • Madspild

     

    Koncernledelsen er kommet med nogle input til CSR-profilen og HMU har godkendt profilen med disse indarbejdelser.

    Høring

    Sagen har været til høring i koncernledelsen og i HMU

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

    Vurdering

    Med CSR-profilen vil Ringsted Kommune leve op til de krav, der stilles til samarbejdspartnere og som indgår i kommunens Udbuds- og indkøbspolitik. Samtidig medvirker CSR-profilen til at øge fokus på mangfoldigheden blandt kommunens ansatte.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at CSR-profilen godkendes.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

    Sagen sendes tilbage med henblik på at CSR-profilen konkretiseres.

  • Punkt 5 Markedsføringsplan 2016-2017

    SagsID/Sagsnummer: 15/22167
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    markedsfoeringspolitik.doc tms_ringsted_-_markedsfoeringsaftaler_-_ansoegning_kommune_2016-2017.docx.docx ansoegning_fra_benloese_floorball_om_koeb_af_markedsfoering_for_2016.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Med denne sag fremlægges der forslag til markedsføringsplan for Ringsted Kommune for 2016-2017.

    Beskrivelse af sagen

    Ringsted Kommunes markedsføringspolitik (bilag 1) beskriver de overordnede formål med at markedsføre Ringsted Kommune som værende, at:

    · Markedsføringen skal synliggøre kommunen og tiltrække tilflyttere, virksomheder og gæster af alle slags (turister, handlende, konferencedeltagere mv.) for dermed at skabe mere velstand via øgede indtægter.

    · Markedsføringen skal bidrage til, at kommunens nuværende borgere og virksomheder er stolte af Ringsted Kommune, så de kan fungere som ambassadører for at bo, leve, agere og opleve i kommunen.

    · Markedsføringen skal være med til at bevæge kommunen i den retning, som Ringsted Kommunes vision angiver.

    I markedsføringspolitikken fremføres det, at Ringsted Kommune er af den opfattelse, at de markedsføringstiltag, som kommunen selv vil tage eller understøtte skal have et strategisk udgangspunkt og gerne et flerårigt sigte, da enkeltstående begivenheder eller aktiviteter sjældent efterlader varige spor. Markedsføringen af kommunen kan både ske ved traditionelle kampagnemetoder, men også ved at understøtte fx aktiviteter inden for kultur, idræt, byudvikling og lignende, som kan sætte Ringsted ”på landkortet”.

    Markedsføringspolitikken angiver desuden, at markedsføringsaktiviteter eller -projekter skal have et regionalt sigte, og at projekter med et landsdækkende sigte vil blive prioriteret.

    Ringsted Kommunes budget til markedsføring i 2016 og frem er kr. 725.000 pr. år.

    TMS Ringsted (bilag 2) og Benløse Floorball Club (bilag 3) har fremsendt forslag til markedsføringsaftaler med Ringsted Kommune. TMS Ringsted foreslår en markedsføringsaftale på kr. 600.000 om året i 2016 og 2017, mens Benløse Floorball Club foreslår en markedsføringsaftale for 2016 på kr. 195.000.

    På denne baggrund foreslår administrationen, at der indgås to-årige markedsføringsaftaler med henholdsvis TMS Ringsted og Benløse Floorball Club samt at midlerne til markedsføring af kommunen fordeles efter nedenstående markedsføringsplan for Ringsted Kommune for 2016 og 2017. Baggrunden for forslaget om en to-årig markedsføringsplan skal også findes i, at det muliggør en langsigtet planlægning af markedsføringsaktiviteterne inden for den resterende del af byrådsperioden og en gennemførelse af sammenhængende kampagner/aktiviteter over en længere tidsperiode:

    Markedsføringsplan 2016-2017

    2016

    2017

    1. Sommer/Jul i Ringsted

    125.000

    125.000

    1. Ringsted som bosætningskommune

    100.000

    100.000

    1. Ringsted som handels- og oplevelseskommune

    100.000

    100.000

    1. Ringsted som erhvervskommune

    100.000

    100.000

    1. Markedsføring via TMS Ringsted

    225.000

    225.000

    1. Markedsføring via Benløse Floorball Club

    75.000

    75.000

    I alt

    725.000

    725.000

    Administrationen vil på baggrund af ovenstående plan udarbejde og gennemføre konkrete aktiviteter og initiativer og inddrage relevante interessenter i et samarbejde omkring markedsføringen (fx erhvervsliv, handelsliv, mæglere mv.). Overordnet set er planen med markedsføringsaktiviteterne:

    Sommer/Jul i Ringsted

    Markedsføringsmidlerne her anvendes til markedsføring af den samlede aktivitetspakke under Sommer/Jul i Ringsted og danner dermed grundlag for såvel den lokale og ikke mindst den regionale omtale af aktiviteterne. Formålet er primært at borgere og besøgende deltager i aktiviteterne, sekundært at aktiviteterne har positivt afsmittede effekt på handelslivet i bymidten og kommunen.

    Ringsted som bosætningskommune

    Markedsføringsmidlerne her anvendes til at fastholde og ikke mindst tiltrække nye borgere. Med den nye planstrategi og kommende aktiviteter i forhold til nye boligområder samt fx virksomhedsetableringer som Banedanmarks vil midlerne blive anvendt til målrettede markedsføringstiltag ift. borgere i de kommuner, der oftest flytter til Ringsted, samt til målrettede initiativer omkring medarbejdere hos virksomheder, der er eller påtænker at flytte til Ringsted.

    Ringsted som handels- og oplevelseskommune

    Med baggrund i den netop gennemførte detailhandelsanalyse har Økonomiudvalget godkendt en indsats i forhold til tiltrækning af nye butikker som en del af handlingsplanen for den nye erhvervspolitik. Markedsføringsmidlerne på dette område vil anvendes til dette formål samt – som i de foregående år – til markedsføring af Middelalderfestivallen og turisme/besøgsmarkedsføring.

    Ringsted som erhvervskommune

    ”Målrettet markedsføring” er udpeget som en af indsatserne i den nye erhvervspolitik. Midlerne planlægges derfor anvendt til at gennemføre en målrettet markedsføring i samarbejde med lokale virksomheder og eksterne samarbejdspartnere mhp. markedsføring af Ringsted som erhvervskommune regionalt, nationalt og internationalt. Målet er at skabe kontakt og dialog med 3-5 potentielle tilflyttervirksomheder.

    Markedsføring via TMS Ringsted

    På baggrund af det tildelte beløb i markedsføringsplanen skal der indgås konkret aftale med TMS Ringsted om ydelserne i en markedsføringsaftale for årene 2016-2017. Markedsføringen via TMS Ringsted vil bl.a. understøtte kommunens markedsføringspolitik ift. at skabe lokale ambassadører for Ringsted Kommune, tiltrække besøgende og gennemføre aktiviteter, der sætter kommunen på landkortet ift. elitesport.

    Markedsføring via Benløse Floorball Club

    På baggrund af det tildelte beløb i markedsføringsplanen skal der indgås konkret aftale med Benløse Floorball Club om ydelserne i en markedsføringsaftale for årene 2016-2017. Markedsføringen via Benløse Floorball Club vil bl.a. understøtte kommunens markedsføringspolitik ift. at skabe lokale ambassadører for Ringsted Kommune, tiltrække besøgende og gennemføre aktiviteter, der sætter kommunen på landkortet ift. elitesport.

    Høring

    Ingen.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at den foreslåede markedsføringsplan for 2016-2017 giver en god langsigtet ramme for at markedsføre Ringsted Kommune efter den nye vision og ønskerne i markedsføringspolitikken. Samtidig vil planen fastholde og videreføre igangsatte markedsføringsinitiativer og -projekter i forhold til Sommer i Ringsted, handelsliv, turister og besøgende samt erhvervsliv.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at markedsføringsplanen for 2016-2017 godkendes
    2. at økonomiudvalget forelægges de konkrete aftaler med hhv. TMS Ringsted og Benløse Floorball Club til godkendelse

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

    Indstillingspunkt 1 godkendes med følgende ændringer: 

     

    Markedsføringsplanen ønskes fastlagt for en 3 årig periode. For sportsholdenes vedkommende gælder beløbene således i 3 år medmindre der i perioden sker op-/nedrykning.

     

    Punkterne 2, 3 og 4 slås sammen til en samlet pulje der set over en 3-årig periode skal indeholde elementer fra ”Ringsted som bosætningskommune”, ”Ringsted som handels- og oplevelseskommune” og ”Ringsted som erhvervskommune”. Der afsættes 225.000 kr. til puljen pr. år.

     

    Punkt 5 ændres til 300.000 kr. pr. år.

     

    Indstillingspunkt 2 godkendes.

  • Punkt 6 Tilgang til betjening og inddragelse i Ringsted Kommune

    SagsID/Sagsnummer: 15/21310
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    bilag_1_kanalstrategi.docx bilag_2_strategi_for_borgerinddragelse_i_ringsted_kommune.docx bilag_3_undersoegelse_og_analyse_vedr._forskellige_callcenter_modeller.docx

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Byrådet har ved hhv. budgetvedtagelsen for 2015 samt vedtagelsen af den nye kommunikations- og borgerinddragelsespolitik bestilt en kanalstrategi for kommunen samt en borgerinddragelsesstrategi. Med denne sag fremlægges et samlet perspektiv på Ringsted Kommunes myndigheds-, service- og inddragelsesarbejde.

    Sagen lægger konkret op til vedtagelse af kanalstrategi og borgerinddragelsesstrategi.

    Ydermere indeholder sagen status på hensigtserklæringen vedr. callcenter

    Beskrivelse af sagen

    Byrådet fremhæver i deres vision, at kommunen skal arbejde for at udvikle nærdemokratiet og insisterer på åbenhed, dialog og inddragelse. Ringsted Kommunes politik for kommunikations- og borgerinddragelsesområdet ligger i forlængelse af Byrådets vision og sætter fokus på, at Ringsted Kommunes kommunikation skal være båret af værdierne ”rettidig, dialogbaseret og gennemsigtig”.

     

    Kommunen har mange snitflader til borgernes hverdag og arbejder derfor med mange forskellige tilgange til kontakten mellem borgerne og kommunen – men altid ud fra principperne i Kommunikations- og Borgerinddragelsespolitikken. Overordnet set indtager kommunen – groft skitseret – tre forskellige roller i forhold til borgerne.

     

    De tre roller er beskrevet i modellen nedenfor:

     

    Den offentlige sektor

    Myndighed

    Serviceleverandør

    Arena for samskabelse

    Politikernes rolle

    Suveræn beslutningstager

    Rammesættende bestyrelse

    Politisk ledelse af fællesskabet

    Forvaltningens rolle

    Faglige eksperter, der arbejder efter lovgivning og regler

    Producenter af offentlig service

    Faciliterer samarbejde mellem aktører

    Borgernes rolle

    Klient, vælger

    Kunde, forbruger

    Medproducent af velfærd

    Det traditionelle myndighedsarbejde er karakteriseret ved faste procedurer og er lovgivningsbestemt eller foregår efter faste regler vedtaget af Byrådet. Kommunikationen i kommunens myndighedsarbejde er karakteriseret ved at hjælpe borgeren til hurtigst og bedst muligt at komme i kontakt med den rette medarbejder i kommunen, der effektivt kan hjælpe borgeren med den konkrete problemstilling. Indenfor myndighedsarbejdet kan det være tidsbesparende for borgeren og besparende for kommunen, hvis borgerne kan betjene sig selv via digitale løsninger.

     

    Kanalstrategien sætter retning for, hvorledes Ringsted kommune skal organisere sig, for at kunne give den bedst mulige service for - og betjening af borgerne i forhold til myndighedsopgaver og øvrige opgaver relateret til den administrative organisation. Kanalstrategien sætter mål for, hvordan organisationen skal arbejde med digitale løsninger på hjemmesiden samt hvorledes den telefoniske og personlige kontakt med forskellige borgertyper håndteres.

     

    Særligt i forhold til den telefoniske kontakt, har arbejdet med Kanalstrategien været kædet sammen med hensigtserklæringen vedr. callcenter:

     

    ”For at kunne betjene borgerne via telefon og Internet – om aftenen og i weekenden, udarbejdes der forslag til Byrådet om etablering af Callcenter, evt. i samarbejde med andre kommuner.”

     

    Administrationen har vurderet 3 forskellige former for callcenter modeller:

     

    1. Etablering af et internt callcenter, hvor medarbejdere trækkes ind fra fagcentrene, med det formål, at kunne straks afklare flest mulige af borgeren kald ved 1. henvendelse

    2. Tilslutning til ”Fællessjællandsk callcenter” hvor p.t. 9 sjællandske kommuner er gået sammen om at betjene borgernes kald omkring digitale selvbetjeningsløsninger

    3. Samarbejde med andre kommuner om callcenter, hvor en anden kommune varetager telefonbetjeningen (via callcenter) for Ringsted kommune

     

    Fordele og ulemper i forhold til de 3 callcenter modeller fremgår af bilag 3.

     

    Som det ligeledes fremgår af bilag 3, så finder administrationen det mest hensigtsmæssigt at arbejde videre med tilslutning til ”Fællessjællandsk callcenter” og der arbejdes fortsat på en endelig kvalificering af effekter og gevinster ift. dette.

     

    Ringsted Kommune er leverandør af serviceydelser indenfor en lang række områder, herunder skoler, dagtilbud og hjemmepleje mv. Kommunens medarbejdere kommunikerer dagligt med brugerne af kommunens serviceydelser. Ringsted Kommune har ikke en særskilt servicestrategi, der definerer kommunikationen indenfor serviceområderne. Kommunikationen mellem medarbejdere og brugere er nærmere defineret i virksomhedsplanerne for de enkelte institutioner og områder. Det skaber mest værdi for kommunikationen og ejerskab hos personalet, når retningslinjerne aftales lokalt. Der kan også være store forskelle på, hvordan kommunikationen gribes mest hensigtsmæssigt an i den enkelte institution eller på et specifikt område, hvorfor det er mest hensigtsmæssigt at kommunikationen aftales lokalt.

     

    Ringsted Kommune er også et fællesskab, hvor kommunen indgår i partnerskaber med borgere, frivillige, foreninger og erhvervsliv for sammen at skabe udvikling og fremdrift i Ringsted Kommune. Som kommune inddrager vi derfor borgerne i de kommunale projekter og tiltag, hvor det giver mening. Ringsted Kommunes borgerinddragelsesstrategi angiver, hvordan kommunen arbejder med borgerinddragelse og samskabelse.

    På tværs af de tre roller, som kommunen har arbejder vi i Ringsted Kommune med medbestemmelsestrappen. Trappen er et værktøj udviklet til brug ved borgerinddragelse, men kan også bruges i det mere traditionelle myndighedsarbejde og på serviceområdet.

     

    Medbestemmelsestrappen indikerer graden af ”medbestemmelse” på de enkelte ”trin”. Det første trin på trappen hedder information og lægger ikke op til den store grad af medbestemmelse. Her handler det om, at informere borgerne eller brugerne om områder, der allerede er vedtaget. Det kan være ny lovgivning, faste procedurer eller lign. Det sidste trin på trappen handler om medbestemmelse og lægger op til den største grad af indflydelse. Her inviteres borgerne og brugerne til at deltage i beslutningsprocessen indenfor et givent område.

     

     

     

    Figuren ovenfor viser medbestemmelsestrappen og giver eksemplar på, hvordan henholdsvis myndigheds- og fællesskabsemner kan håndteres ved brug af modellen.

     

    Kanalstrategien (bilag 1) uddyber Ringsted Kommunes tilgang til og handlinger i forhold til myndighedsarbejdet, mens borgerinddragelsesstrategien (bilag 2) uddyber Ringsted Kommunes tilgang til og handlinger i forhold til fællesskabsområdet.

    Høring

    Kanalstrategien og borgerinddragelsesstrategien er udviklet på baggrund af bred involvering blandt centrene i kommunens organisation. Borgerinddragelsesstrategien har desuden været i høring i MED-systemet, hvor der generelt er udtryk opbakning til strategien, ligesom der er udtrykt ønske, om at der afsættes ressourcer til organisationens arbejde med inddragelse mv.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at den samlede tilgang til betjening og inddragelse, der er skitseret i denne sag vil udgøre et godt samlet grundlag for Ringsted Kommune i forhold til kommunens myndigheds-, service- og inddragelsesarbejde. Samtidig vurderes det, at hhv. kanalstrategien og borgerinddragelsesstrategien anviser både de overordnede retninger og tilgange, der skal arbejdes med på de to områder, men også anviser konkrete initiativer og værktøjer, der vil blive anvendt i implementeringen i organisationen.

     

    Endvidere vurderes det, at det brede samarbejde om at finde den rette callcenter model (”Fællessjællandsk callcenter”) har været gavnligt. Idet alle centre har givet input til den bedst mulige ressource – og opgave fordeling, set i forhold til de typer af kald som Ringsted kommune modtager.

     

    Det vurderes, at Kanalstrategien og muligheden for at indgå i et callcenter samarbejde er dækkende i forhold til hensigtserklæringen, dog med det forbehold, at effekter og gevinster skal kvalificeres – hvorfor en særskilt sag omkring dette vil blive fremlagt senere på året.

     

    Der gøres desuden opmærksom på, at der fremlægges selvstændige sager med konkret handlingsplan for borgerinddragelsesområder i 2016.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at Kanalstrategien godkendes
    2. at Borgerinddragelsesstrategien godkendes
    1. at administrationen arbejder videre med kvalificering af effekter og gevinster vedr. callcenter – og at der fremsættes særskilt sag vedr. dette ultimo 2015

    Beslutning i Økonomiudvalget den 28-09-2015

    Udsættes til Økonomiudvalgets møde i november.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

    Godkendt med bemærkningen om, at det forventes at administrationen prioriterer efteruddannelsesressourcer til området.

  • Punkt 7 Kreditkontrakt indgået af Midt- og Sydsjællands Brand og Redning

    SagsID/Sagsnummer: 14/19450
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1_-_msbrs_sag_om_kreditkontrakt_samt_likviditetsoversigt.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Beredskabskommissionen for det fælles beredskab Midt- og Sydsjællands Brand og Redning ønsker at indgå en kreditaftale på 10,0 mio. kr. for at sikre tilstrækkelig daglig likviditet.

    Beskrivelse af sagen

    Beredskabskommissionen for Midt- og Sydsjællands Brand og Redning har på deres møde 30. september 2015 godkendt en kreditkontrakt med Danske Bank med et kreditmaksimum på 10,0 mio. kr., da de vurderer det som en nødvendighed, ud fra en udarbejdet likviditetsoversigt, for at sikre at Midt- og Sydsjællands Brand og Redning til enhver tid kan afholde de løbende udgifter.

     

    Beredskabskommissionens behandling af sagen samt likviditetsoversigt fremgår af Bilag 1.

     

    Ifølge § 8 i interessentskabskontrakten for selskabet fremgår det, at lån og hæftelser skal godkendes af byrådene/kommunalbestyrelserne i ejerkommunerne.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

    Vurdering

    En kreditkontrakt er defineret som kortfristet låntagning der er omfattet af lånebekendtgørelsen. Det fremgår af denne, at kommunale selskabers kassekredit maksimalt må udgøre 125 kr. pr. indbygger svarende til 4,196 mio. kr. for Ringsted Kommunes vedkommende ud fra et indbyggertal på 33.573 pr. 1. januar 2015 . Reglen skal sikre, at kassekreditten alene anvendes til finansiering af midlertidige likviditetsunderskud og ikke til egentlig lånoptagelse.

     

    Den enkelte kommunes andel af den samlede kreditkontrakt opgøres efter ejerandel, som for Ringsteds vedkommende udgør 16 % svarende til 1,6 mio. kr. Dette er således inden for grænsen på de maksimale 4,196 mio. kr.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at Byrådet godkender Midt- og Sydsjællands Brand og Rednings indgåelse af en kreditkontrakt på i alt 10,0 mio. kr.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

     Anbefales godkendt.

  • Punkt 8 Månedlig økonomisk opfølgning september 2015 (ALLE)

    SagsID/Sagsnummer: 15/20890
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    opfoelgning_september_v5.pdf.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    X

    X

    X

    X

    X

    X

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Byrådet besluttede i forbindelse med behandlingen af halvårsregnskabet 2015, at der månedligt udarbejdes en – primært tal-baseret – oversigt over forbruget og ændringer i det forventede mere- eller mindreforbrug.

    Beskrivelse af sagen

    Opfølgningen er tænkt som et supplement til den kvartalsvise opfølgning. Det er således ikke meningen, at hele økonomien skal detail-gennemlyses, men at der skal følges op på og gøres bemærkninger om ændrede forventninger i forhold til den seneste opfølgning (i dette tilfælde månedsopfølgningen fra august måned). Denne opfølgning erstatter således ikke den kommende opfølgning på tredje kvartal, hvor bl.a. udmøntning af kompensation for barselsvikarer samt hele indtægtssiden vil være regnet med.

    En oversigt over forbrug og ændringer i det forventede mere-/mindreforbrug på konti under skattefinansieret drift i forhold til halvårsregnskabet kan findes i Bilag 1. En samlet oversigt kan ses herunder.

    Forbrug

    Korr. Bud­get

    Forbrugsprocent
    jan-sep

    Forventet budgetafvigelse ved regnskabsafslutningen

    Udvalg, 1.000 kr.

    jan-sep 2015

    2015

    2015

    2014

    Pr 31/8

    Pr 30/9

    Ændring

    Økonomiudvalget

    164.902

    242.339

    68%

    74%

    8.548

    8.627

    79

    Klima- og Miljøudvalget

    48.211

    71.861

    67%

    74%

    275

    669

    394

    Plan- og Boligudvalget

    44.913

    53.570

    84%

    75%

    -411

    668

    1.080

    Børne- og Under­visnings­udvalget

    425.187

    543.242

    78%

    75%

    -19.847

    -12.527

    7.320

    Social- og Arbejds­markedsudvalget

    528.118

    788.112

    67%

    65%

    -33.364

    -30.400

    2.965

    Ældre- og Genoptræ­nings­udvalget

    167.434

    203.984

    82%

    76%

    -6.177

    -5.352

    826

    Kultur- og Trivsels­udvalget

    39.455

    52.488

    75%

    82%

    354

    -662

    -1.015

    Ringsted Kommune i alt

    1.418.219

    1.955.596

    73%

    71%

    -50.623

    -38.975

    11.648

     

    I forhold til opfølgningen ved udgangen af august viser der sig en række ændrede forventninger frem til denne måneds opfølgning – de væsentligste nævnes herunder:

    På Børne- og Undervisningsudvalgets område er der flere ændringer: Den tillægsbevilling, der blev givet i forbindelse med halvårsopfølgningen – hvor 7,2 mio. kr. vedrørende rådighedsbeløb for anlægsopgaver blev overført til skoleområdet – medfører en tilsvarende forbedring. Samtidig ses der dog en forværring af forventningerne til udgifter til fripladser og søskenderabat på 3,6 mio. kr. og forbedringer på området for dagtilbud på 3,8 mio. kr.

    På Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets område ventes en forbedring, som primært skyldes at der i forbindelse med halvårsopfølgningen er tilført budgettet 4,0 mio. kr. vedrørende den aktivitetsbestemte medfinansiering af sundhedsydelser. Beløbet kommer fra en efterregulering af tilskud vedr. aktivitetsbestemt medfinansiering for 2014. Det forbedrer ikke kommunens samlede resultat, idet indtægten var indkalkuleret i halvårsregnskabet.  

    Det har ikke været muligt i denne opfølgning på grund af de korte tidsfrister at gå i detaljer på beskæftigelsesområdet. Den seneste aktivitetsudvikling indikerer dog, at der kan forventes en forbedring. 

    Samlet er forventningerne til de skattefinansierede driftsudgifter altså forbedret med 11,6 mio. kr. I resultatet indgår budgetændringer som Byrådet har taget stilling til i separat sag, herunder bl.a. flytning af anlægsbudgetter til drift. Det skal nævnes, at disse forbedringer kun delvist vil slå igennem på kommunens samlede driftsresultat, herunder som følge af at medfinansieringsindtægter har været indkalkuleret i de tidligere opfølgninger.

    Vurdering

    Kommunens økonomi er fortsat under et stort pres, hvor der fortsat sker udgiftsforværringer, men samtidig også forbedringer på nogle områder. De vedtagne budgetændringer har en positiv effekt på kommunens driftsresultat. Den aftalte økonomiske opbremsning vurderes dog at være begyndt at slå igennem i mindre omfang. I forbindelse med den kommende kvartalsrapport, hvor det er muligt at få et mere detaljeret overblik, vil administrationen evt. pege på yderligere tiltag der kan medvirke til at sikre budgetoverholdelsen.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at fagudvalgene drøfter den økonomiske situation. jf. vedlagte oversigt.

    Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 19-10-2015

    Drøftet.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert og Rikke Hedegaard

    Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 20-10-2015

    Taget til efterretning

     

    Ej til stede: Timo Jensen

    Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 20-10-2015

    Drøftet.

     

    Ej til stede: Per Roos

    Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 21-10-2015

    Taget til efterretning

     

    Ej til stede: Per Roos og Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 22-10-2015

    Drøftet.

    Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-10-2015

    Drøftet.

     

    Ej til stede: Per Flor og Timo Jensen

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

     Godkendt.

  • Punkt 9 Forslag til Planstrategi 2016-28 (ALLE)

    SagsID/Sagsnummer: 15/13279
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    forslag_til_planstrategi_-_fagudvalgene.docx

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    x

    x

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Byrådet igangsatte arbejdet med planstrategien i september 2014 med udgangspunkt i visionen ”Ringsted - midt i mulighederne”. Arbejdet med planstrategien er nu så langt at der med denne sag lægges op til at fagudvalgene kan drøfte forslaget til planstrategi 2016-28, inden forslaget behandles endeligt i Plan- og Boligudvalget, Økonomiudvalget, og endeligt i Byrådet.

    Beskrivelse af sagen

    Ifølge Planloven skal Byrådet inden udgangen af den første halvdel af den kommunale valgperiode offentliggøre en strategi for kommuneplanlægningen samt en strategi for kommunens bidrag til en bæredygtig udvikling i det 21. århundrede.

     

    Planstrategien har et 12-års sigte, og skal revideres hvert fjerde år. Den skal indeholde oplysninger om:

     

    • Planlægning, der er gennemført efter den seneste revision af kommuneplanen
    • Byrådets vurdering af og strategi for udviklingen
    • Beslutning om enten at revidere kommuneplanen i sin helhed eller revidere kommuneplanens bestemmelser for særlige emner eller områder i kommunen og blot genvedtage den resterende del af kommuneplanen

    Desuden skal strategien for kommunens bidrag til en bæredygtig udvikling i det 21. århundrede redegøre for Byrådets målsætninger indenfor:

     

    • Mindskelse af miljøbelastningen
    • Fremme af en bæredygtig byudvikling og byomdannelse
    • Fremme af biologisk mangfoldighed
    • Inddragelse af befolkningen og erhvervslivet i det lokale Agenda 21-arbejde
    • Fremme af et samspil mellem beslutninger vedrørende miljømæssig, trafikale, erhvervsmæssige, sociale, sundhedsmæssige, uddannelsesmæssige, kulturelle og økonomiske forhold.

     

    Forslaget til planstrategi tager udgangspunkt i Byrådets vision og indeholder et afsnit for hvert af visionens fire fokusområder:

     

    • Nærhed, medbestemmelse, medansvar og mangfoldighed
    • Lev og vær tilgængelig
    • Uddannelse til alle livet igennem
    • En unik position for samarbejde og vækst i erhvervslivet

     

    Målet er, at planstrategien skal formidle de kort- og langsigtede initiativer, der bidrager til visionens realisering, og dermed bygge bro til arbejdet med Byrådets fagpolitikker og strategier. Planstrategien indgår således i Ringsted Kommunes styringstrekant som et lag imellem visionen og fagpolitikkerne.

     

    Plan- og Boligudvalget er fagudvalg for planstrategien, men det brede afsæt i visionen betyder at planstrategien vedrører alle fagudvalg.

     

    De fire afsnit indledes hver i sær med visionens tekst inden for fokusområdet. Herefter konkretiseres hvorfor og hvordan Byrådet vil arbejde inden for områderne, og hvilke initiativer der vil blive sat i gang for at skubbe udviklingen i den ønskede retning. De konkrete initiativer summes op under overskriften ”Næste skridt”, der trækker tråde fra visionen og videre til arbejdet med fagpolitikker og planer. Til sidst oplistes, hvor det er muligt at læse mere om Ringsted Kommunes arbejde inden for fokusområdet – som inspiration for dem, der er blevet nysgerrige efter at vide mere.

     

    Forslaget til strategi for Ringsted Kommunes bidrag til en bæredygtig udvikling er integreret i forslaget til planstrategi, og indeholder desuden et bilag, der opridser Byrådets eksisterende politikker og planer inden for de indsatsområder, der er krævet i Planloven.

     

    Byrådet har været inddraget undervejs i arbejdet med forslaget til planstrategi ved tre byrådsseminarer. Desuden er der hentet inspiration til arbejdet fra et borgermøde, og der er trukket på erhvervslivets udmeldinger i forbindelse med arbejdet med den nye Erhvervspolitik. Endvidere er der gennemført 3 analyser, som har bidraget til vidensgrundlaget

     

    Formålet med processen for arbejdet har været at skabe et bredt politisk og administrativt fundament for at kunne realisere visionens målsætninger, og afstemme forventningerne med borgerne og erhvervslivet.

    Høring

    Forslaget til planstrategi 2016-28 skal fremlægges i offentlig høring i 8 uger, når det er vedtaget af Byrådet.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Direktionen vurderer, at forslaget til planstrategi 2016-28 opfylder Planlovens formelle krav, og vil være et solidt grundlag for arbejdet med revision af kommuneplanen og udviklingen af Ringsted Kommunes øvrige fagpolitikker. Processen for arbejdet har i høj grad bidraget til en tværfaglig og helhedsorienteret planstrategi, der vil kunne medvirke til at realisere visionens målsætninger inden for de fire fokusområder.

    Indstilling

    Direktionen indstiller:

     

    1. at fagudvalget drøfter forslag til planstrategi 2016-28
    2. at fagudvalget oversender udvalgets bemærkninger til behandling i Plan- og Boligudvalget.

    Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 19-10-2015

    1. Drøftet

    1. Bemærkninger fra udvalget:

    Vedrørende afsnittet ”Uddannelse til alle livet igennem”:

    • Det er vigtigt, at der ikke kun er ambitiøse mål, men at vi også er ambitiøse i vores handlinger.

    • Progression i trivsel og udvikling. Det blev bemærket, at det ikke er tilstrækkeligt at der skal sikres trivsel og udvikling, men at der også skal være fokus på progressionen i børnenes læring og trivsel, jfr. afsnittet ”næste skridt” (nederst side 14)

    Det skal tydeliggøres overfor borgeren, hvordan vi arbejder med ”medbestemmelsestrappen”.

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert og Rikke Hedegaard

    Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 20-10-2015

    Sagen blev drøftet og udvalget har følgende bemærkninger:

    At det uddybes hvad næste skridt er i relation til Sundheds initiativer under punktet ”lev og vær tilgængelig” på side 10. På side 11 skal sundhedspolitikken og integrationsstrategi tilføjes. Endvidere var udvalget enig i Børne- og Undervisningsudvalgets bemærkning om medbestemmelsestrappen.

     

    Ej til stede: Timo Jensen

    Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 20-10-2015

    1. Drøftet
    2. Kultur- og Trivselsudvalget oversender planstrategien uden yderligere kommentarer:

     

    Ej til stede: Per Roos

    Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 21-10-2015

    Sagen blev drøftet og udvalget havde følgende bemærkninger: udvalget ser gerne at det uddybes hvilke skridt der udover Sundhedshusprojekt kan tages på sundhedsområdet. Herudover peger udvalget på at der under afsnittene ”lev og vær tilgængelig” og ”Nærhed, medansvar og medbestemmelse og medansvar” indføjes bemærkninger om fx behovet for at udbygge plejeboligkapaciteten på sigt og henvisninger til ældrepolitikken i øvrigt.

     

    Ej til stede: Per Roos og Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 22-10-2015

    Punktet blev drøftet, og udvalget har følgende bemærkninger:

     

    • Side 24 – Bullet 1: Foreslås bredere formuleret, så der ikke kun lægges op til, at det er børnehavnebørn og skoldebørn, der skal komme mere ud i naturen.
    • Side 24 – Bullet 2: Specifikke beløb anført i relation til Bæredygtighedspuljen bør udelades.
    • Generelt: Idrætsfaciliteterne foreslås bragt mere synligt ind i Planstrategien.

    Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-10-2015

    1.         Drøftet.

    2.         Plan- og Boligudvalget oversender Planstrategien uden yderligere kommentarer.

     

    Ej til stede: Per Flor

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

    Sagen har været drøftet og oversendes til Plan- og Boligudvalget uden yderligere kommentarer.

  • Punkt 10 Anlægsbevilling til cykelsti og buslommer, Bjergvej (KMU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/10466
    Sagen afgøres i: Byrådet

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    I denne sag søges der en anlægsbevilling til brug for afholdelse af entreprenørudgifter i forbindelse med anlæggelse af en dobbeltrettet cykelsti og 2 buslommer ved Bjergvej i Kværkeby.

    Beskrivelse af sagen

    Sagen er tidligere behandlet i:

    • Byrådet den 10. juni 2013, hvor der blev givet en projekteringsbevilling.
    • Klima- og Miljøudvalget den 18. november 2013, med indstilling fra direktionen om en anlægsbevilling. Sagen blev taget af. Supplerende sagsfremstilling med tidsplan blev ønsket.
    • Byrådet den 13. januar 2014, tilladelse til ekspropriation og orientering.
    • Byrådet den 9. marts 2015, afgørelse om hvor cykelstien skal placeres i landskabet.

    Tirsdag den 22. september 2015 blev der afholdt licitation (udførelse), hvor der blev afgivet følgende tilbud:

    Tilbud nr. 1

    1.66 mio. kr.

    Tilbud nr. 2

    1.72 mio. kr.

    Tilbud nr. 3

    2.11 mio. kr.

    Efterfølgende er det billigste tilbud blevet gennemgået og vurderet anvendeligt.

    Samlet overslagsøkonomi for cykelsti og buslommer ved Bjergvej:

    Bemærkning

    Projektering

    0.15 mio. kr.

    Bevilget den 10. juni 2013

    Entreprenørudgifter                       (tilbudsbudsum)

    1.66 mio. kr.

    Uforudsigelige ekstra omkostninger, intern styring mv.

    0.14 mio. kr .

    I alt

    1.95 mio. kr.

    Med afsæt i dagsordenen fra Byrådsmødet den 13, januar 2014, hvor det blev oplyst, at når anlægssum kendes, vil der blive ansøgt om frigivelse af anlægsmidler, søges der nu om en bevilling på kr. (1.66 + 0.14) = 1.8 mio. kr. for afholdelse af udgifter til entreprenør, uforudsigelige omkostninger og til intern styring mv.

    Tidsplan:

    • Informationsmøde tirsdag den 6. oktober 2015 fra kl. 19.00 til 21.00 på Kværkeby Friskole.
    • Ekspropriation fredag den 9. oktober 2015.
    • Udførelse af sti, efterår / vinter 2015.
    • Udførelse af buslommer vinter 2015 / forår 2016.

    Bemærkning:

    Informationsmødet den 6. oktober 2015 er et offentligt indkaldt møde. Det er annonceret på kommunens hjemmeside og i dagspressen. Berørte lodsejere og grundejerforening Nordbæksvej er direkte informeret om mødet.

    Det kan supplerende oplyses, at stien langs Nordbæksvej i løbet af efteråret 2015 vil overgå fra, at være en privat offentlig ejet sti til at være en offentlig sti. Arbejdet med at ændre stistatus er igangsat.

    Høring

    Ingen.

    Økonomi

    Der søges om en anlægsbevilling på 1.8 mio. kr. i 2015, finansieret af det på budget 2015 afsatte rådighedsbeløb.

    Rest rådighedsbeløb cykelstipulje, se skema nedenfor:

    2015 herefter = 6.3 - 1.8 = 4.5 mio. kr.

    Rest frem til og med 2018 = 20.7 - 1.8 = 18.9 mio. kr.

     

    Rådighedsbeløb til cykelstiprojekterne Bringstrupvej, Bjergvej, Rusgårds bakke og Nordrup mio. kr.

    2013

    2014

    2015

    2016

    2017

    2018

    I alt

    Afsat rådighedsbeløb

    2.0

    4.0

    4.0

    4.0

    6.41)

    4.0

    24.4

    Overført fra foregående år

     

    1.5

    5.5

    Bevilget

    -0.52)

    -3.23)

    -3.7

    Rådighedsbeløb

    1.5

    5.5

    6.3

    20.7

     

    Regnskabsforklaringer:

    1. Oprindeligt 4.0 mio. kr. og i budgetaftale for 2015 blev beløbet forhøjet med 2.4 mio. kr. til i alt 6.4 mio. kr.
    2. Bevilling af 10. juni 2013 til detailprojektering af Bringstrup og Bjergvej, samt skitseprojektering af Rusgårds bakke og Nordrup.
    3. Bevilling af 7. september 2015 til afholdelse af entreprenørudgifter Bringstrupvej.

     

    Til afledte driftsudgifter i forbindelse med den nye sti og buslommer, samt til den eksisterende sti langs Nordgårdshuse, skal der årligt afsættes kr. 20.000,- hvilket finansieres inden for allerede vedtagne budgetrammer.

    Vurdering

    Administrationen vurderer , at sti og buslommer vil give den forventede trafiksikkerhed og tryghed.

    Indstilling

    Direktionen indstiller:

     

    1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på kr. 1.8 mio. kr. til udførelse af cykelsti og buslommer ved Bjergvej
    2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til cykelstier i år 2015

    Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 22-10-2015

    Anbefales godkendt.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

    Anbefales godkendt med en bemærkning om, at henvisningen til Nordgårdshuse rettelig skal være til sti langs Nordbæksvej.

  • Punkt 11 Evt. salg af mindre areal omkring ejendom i bymidten (PBU)(Lukket)

    SagsID/Sagsnummer: 15/12250
    Sagen afgøres i: Byrådet
  • Punkt 12 Orientering om anvendelse af Ærtekildevej 16 (PBU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/21545
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1_-_ansoegning_fra_evang_ejendomme_aps_om_forhaandsgodkendelse_24._august_2015.pdf bilag_2_-_afslag_til_evang_ejendomme_aps_om_forhaandsgodkendelse_16._sept._2015.docx bilag_3_-_moedereferat_af_moede_den_8._sept._2015.docx bilag_4_-_notat_vedroerende_aertekildevej_16.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    x

    x

    x

    Indstilling

    Beslutning

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Sagen fremlægges til orientering, hvor der redegøres for baggrunden for Administrationens beslutning om at give afslag på forhåndsgodk endelse til etablering af bofællesskaber.

    Beskrivelse af sagen

    Ansøgning om forhåndsgodkendelse til etablering af bofællesskaber:

    Ejeren af Ærtekildevej 16, Evang Ejendomme ApS, repræsenteret ved ejer Peter Hansen, har den 14. august 2015 ansøgt kommunen om ”Forhåndsgodkendelse til etablering af bofællesskaber for udviklingshæmmede og autister” på Ærtekildevej 16, 4100 Ringsted. (Bilag 1)

     

    Ansøgningen er fremsendt med henblik på at muliggøre en indretning af ejendommen til udvidelse af Fonden Mariehjemmenes aktiviteter i Ringsted Kommune.

     

    Ringsted Kommune har den 17. september 2015 afvist at kunne imødekomme ansøgningen. Dette skyldes, at anvendelse af ejendommen til bofællesskaber ikke er i overensstemmelse med den gældende kommuneplan og lokalplan for området. (Bilag 2)

     

    Ejendommens tidligere anvendelse til asylcenter:

    I ansøgningen om forhåndsgodkendelse anføres, at bofællesskaber er at sidestille med generel anvendelse til bolig. Der henvises i den forbindelse til, at ejendommen i en periode fra 2012 til 2014 fungerede som asylcenter. Tilladelsen til etableringen af asylcenter på ejendommen blev givet af Byrådet den 26. juni 2012 på baggrund af en konkret vurdering. Dengang vurderede man, at den gældende lokalplans anvendelsesbestemmelse: ”elevbolig”, var at sidestille med enhver anden boliganvendelse, samt at anvendelse til asylcenter var at sidestille med boligformål.

     

    Den tidligere vurdering af områdets anvendelsesmuligheder er efter gældende praksis for bred en fortolkning af Lokalplan 64’s bestemmelser.

     

    Gældende lokalplansbestemmelser og Planloven:

    Plangrundlaget for Ærtekildevej 16 er Lokalplan 64, hvori anvendelsen af området fastlægges til sygehusfunktioner eller funktioner i tilknytning hertil, herunder elevboliger. Planens formålsbestemmelse er desuden ”at åbne mulighed for en udvidelse af Ringsted Sygehus”.

     

    Efter lokalplanens bestemmelser er den eneste mulighed for anvendelse til bolig, bolig i form af personale- eller elevboliger. Set i sammenhæng med planens formål, åbner det ikke for fortolkning af, at anvendelsen kan ske til generelle boligformål og ej heller bofællesskaber.

     

    Jf. Planlovens § 19, stk. 1 kan der ikke dispenseres fra en lokalplans principper. Den væsentligste del af en plans principper er planens formål, afgrænsning og anvendelse. Bofællesskaber kan efter gældende praksis ikke fortolkes som elevboliger eller som en udvidelse af Ringsted Sygehus, hvorfor det ikke er muligt at dispensere fra Lokalplan 64 til den ønskede anvendelse.

     

    Tidligere henvendelser fra ejer:

    Evang Ejendomme ApS henvendte sig til Ringsted Kommune i december 2013, umiddelbart efter overtagelse af Ærtekildevej 16. Dengang forespurgtes til, om det indenfor den gældende lokalplan var muligt enten:

    - at ombygge ejendommens stueplan til flere kollegieværelser eller

    - at ny-indrette ejendommen med lejligheder.

     

    På begge forespørgsler blev Evang Ejendomme ApS informeret om, at Administrationens vurdering var, at det ville være i strid med den gældende lokalplan, og at den ønskede anvendelse ville kræve udarbejdelse af en ny lokalplan. Processen for at få udarbejdet en lokalplan blev samtidig oplyst.

     

    Der har siden været en dialog mellem Ringsted Kommune og Evang Ejendomme ApS. Evang Ejendomme ApS har i marts 2015 fremsat ønske om, at der udarbejdes ny lokalplan for Ærtekildevej 16. Udarbejdelse af denne lokalplan er prioriteret som nr. 21 på listen over fremtidige lokalplaner i Ringsted Kommune.

     

    Anvendelse af ejendommen til midlertidige boliger for flygtninge:

    Ærtekildevej 16 rummer i dag 24 midlertidige flygtningeboliger, som Ringsted Kommune står som lejer af. Lejemålet kan opsiges med to måneders varsel. Herudover er der yderligere 24 lejemål på ejendommen.

     

    Den eksisterende anvendelse af Ærtekildevej 16 er i strid med den gældende lokalplan. Ringsted Kommune er jf. Planloven forpligtet til at påse, at anvendelsen bringes til ophør eller lovliggøres retsligt.

     

    Anvendelse af Ærtekildevej 16 til midlertidig indkvartering af nyankommne flygtninge kan lovliggøres ved en dispensation jf. Planlovens § 5u. § 5u er en nylig ændring i Planloven, som blev indført for at hjælpe kommunerne til at kunne etablere midlertidige boliger i områder, hvor det ellers ville være i strid med Planloven. Planloven åbner således mulighed for at dispensere fra bestemmelser i en lokalplan til ændret anvendelse med henblik på etablering af midlertidig indkvartering til nyankommne flygtninge i en periode på op til 5 år.

     

    Peter Hansen er, senest på møde med Ringsted Kommune den 8. september 2015, blevet gjort opmærksom på ovenstående.(Bilag 3) Evang Ejendomme ApS har endnu ikke fremsendt en ansøgning om dispensation jf. Planloven § 5u.

     

    For at belyse sagen yderligere er der blevet udarbejdet en ekstern juridisk vurdering. (Bilag 4)

    Høring

    Ingen.

    Økonomi

    Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at en fremtidig anvendelse af Ærtekildevej 16 til bofællesskaber vil kræve udarbejdelse af en ny lokalplan for området. Det er Administrationens vurdering, at der ikke kan dispenseres fra lokalplanen til ovennævnte anvendelse.

     

    Udarbejdelse af en ny lokalplan og mulighed for fastlæggelse af en ny anvendelse af området bør ses i sammenhæng med det øvrige sygehusområdes fremtidige anvendelse. Region Sjælland forventes at have aktiviteter på Ringsted Sygehus indtil 2020. 

     

    Administrationen vurderer, at der kan gives en dispensation jf. Planlovens § 5u på adressen Ærtekildevej 16. Således kan Ærtekildevej 16 lovligt anvendes til midlertidige flygtningeboliger, under forudsætning af, at der fremsendes en ansøgning fra ejer.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at orienterin gen tages til efterretning.

    Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-10-2015

    Taget til efterretning.

     

    Plan- og Boligudvalget besluttede, at der til førstkommende udvalgsmøde skal udarbejdes en sag, hvor fordele og ulemper ved at dele Lokalplan nr. 64 for Ringsted Sygehus op – således, at der evt. udfærdiges en ny selvstændig lokalplan vedr. Ærtekildevej 16 – skal belyses, så det indgår i den kommende sag i Plan- og Boligudvalget om prioriteringen af rækkefølgen for udarbejdelse af lokalplaner.

     

    Ej til stede: Per Flor og Timo Jensen

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

    Taget til efterretning.

  • Punkt 13 Orientering fra borgmester og direktion - november 2015

    SagsID/Sagsnummer: 14/332
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

    Beslutning i Økonomiudvalget den 02-11-2015

    Der blev orienteret om ansættelsen af en ny ressourcecenterchef.