Du er her

Økonomiudvalget - 01-03-2016

Økonomiudvalget - 01-03-2016

Dato: Tirsdag den 1. marts 2016 Tid: Kl. 17:00
Udvalg/Råd: Økonomiudvalget
Dokument: 32016.docx
  • Punkt 1 Godkendelse af dagsorden for mødet den 1. marts 2016

    SagsID/Sagsnummer: 14/330
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Godkendt

  • Punkt 2 Orientering om status på retssager marts 2016(Lukket)

    SagsID/Sagsnummer: 13/21144
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
  • Punkt 3 Orientering om brugertilfredshedsundersøgelse af de tværgående funktioner

    SagsID/Sagsnummer: 16/3353
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    bilag_1_-_rapport_-_brugertilfredshedsundersoegelse.pdf.pdf bilag_2_-_brugertilfredshedsundersoegelse_2013.pdf.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    X

    Indstilling

    Beslutning

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Orientering om resultaterne af brugertilfredshedsundersøgelse af kommunens tværgående funktioner.

    Beskrivelse af sagen

    Administrationen har gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse med de tværgående funktioner i organisationen (bilag 1). Formålet har været at få input til at forbedre de forskellige funktioner. Undersøgelsen er udsendt til alle kommunens ledere, med en opfordring til at videreformidle spørgsmålene til relevante souschefer, teamledere, administrative ansatte mv. I alt 82 respondenter har svaret på undersøgelsen.

     

    Respondenterne er blevet bedt om at vurdere en række forskellige udsagn på en skala fra 1-7. På denne skala bør resultaterne vurderes som følger:

     

    · Et resultat mellem 1 og 4 betragtes som Ringe.

    · Et resultat mellem 4,1 og 5 betragtes som Middel.

    · Et resultat mellem 5,1 og 6 betragtes som Godt.

    · Et resultat mellem 6,1 og 7 betragtes som helt i Top.

     

    Undersøgelsen viser, at der blandt respondenterne er en overvejende oplevelse af, at de tværgående funktioner formår at løse/håndtere de forespørgsler, der bliver rettet til dem. Der er dog op mod 25 % af respondenterne, som på tværs af de tværgående funktioner er uenige i (svarer 4 eller under), at de let og ubesværet får løst de forespørgsler, der rettes til de tværgående funktioner. Alle tværgående funktioner har derfor et potentiale for forbedring.

     

    Skeles der til brugertilfredshedsundersøgelsen fra 2013 (bilag 2) (er ikke 100 % sammenlignelig pga. forskel i spørgsmål), så er der umiddelbart en lille fremgang at spore i tilfredsheden med kvaliteten af opgaveløsningen fra den daværende Ejendomsstab.

    Økonomi

    Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at der fortsat er plads til forbedring af de tværgående funktioners opgaveløsning. De respektive centerchefer er derfor i gang med at afdække, hvordan servicen, effektiviteten og kvaliteten kan forbedres yderligere. Det er dog samtidigt vurderingen, at der alt i alt er tale om et generelt tilfredsstillende resultat.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Taget til efterretning.

  • Punkt 4 Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen

    SagsID/Sagsnummer: 16/4577
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    bilag_3_-_oversigt_over_handleplaner.pdf.pdf bilag_2_-_totalrapport_trivselsmaaling.pdf.pdf bilag_1_-_oversigt_over_arbejdsgrupper_under_hmu.pdf.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    X

    Indstilling

    Beslutning

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen.

    Beskrivelse af sagen

    Følgende fremgår af budgetaftalen for 2016: For at sikre, at Ringsted Kommune fortsat er en attraktiv arbejdsplads, være kendt som et godt sted at arbejde, og som en fleksibel arbejdsgiver, modtager økonomiudvalget en kvartalsvis opgørelse over personaleomsætning, AT påbud, sygefravær og andre indikatorer på trivselen på kommunens arbejdspladser. Desuden redegøres for iværksatte tiltag til forbedring af trivslen.

     

    Dette dagsordenspunkt vedrører orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen.

     

    I Ringsted Kommune er tiltag til forbedring af trivslen en del af personalepolitikken, der er godkendt af Byrådet 10. juni 2013. Personalepolitikken udstikker mål og ambitioner for: rekruttering, motivation og arbejdsglæde, udvikling samt fratrædelse, og er rammen omkring arbejdet med sikring af det gode arbejdsmiljø og medarbejdernes trivsel, fra de kommer ind i kommunen til de forlader den igen. Siden politikkens vedtagelse har der været arbejdet kontinuerligt med at implementere politikkens mål, ambitioner, vejledninger og retningslinjer. Blandt andet har alle kommunens arbejdspladser spillet det personalepolitiske ”I Ringsted er vi DUS”, og alle arbejdspladser har udarbejdet handleplaner for at imødegå de udfordringer/arbejdsmiljøproblemstillinger, som har været drøftet som et led i spillet.

     

    For at fastholde et kontinuerligt fokus på implementering af personalepolitikken har HMU på mødet i januar 2016 nedsat fire arbejdsgrupper med både leder- og medarbejderrepræsentanter. Arbejdsgrupper har til opgave at revidere og opdatere de retningslinjer og vejledninger, som knytter sig til hvert af de fire områder i politikken, så disse fortsat er aktuelle og relevante (se bilag 1 – Beskrivelse af arbejdsgrupper under HMU). De lokale MED-udvalg skal herefter sikre implementering af de reviderede vejledninger og retningslinjer.

    Med henblik på at styrke ledernes og medarbejderrepræsentanternes kompetencer for at skabe arbejdspladser med høj trivsel, afholdes der i 2016 to arbejdsmiljøkonferencer for alle deltagere i MED-udvalgene. Den 17. marts afholdes første konference, hvor der sættes fokus på det fortsatte arbejde med personalepolitikken. I efteråret afholdes den 2. konference, hvor fokus vil være på arbejdsulykker, herunder forebyggelse og håndtering af vold og trusler.

    Derudover sættes der kontinuerligt fokus på arbejdsmiljø og trivsel i Koncernledelsen (jf. Koncernledelsens årshjul), dels via ledelsesinformation dels ved, at centercheferne på skift redegør for indsatser (faglige indsatser samt trivselsindsatser) i eget center. Samtidigt kører der på ad hoc basis proc esser vedr. trivsel, samarbejder mm. på kommunens arbejdspladser ved brug af både interne og eksterne konsulenter.

     

    Økonomiudvalget blev 1.6.2015 orienteret om resultaterne af den seneste trivselsmåling og APV. Næste undersøgelse er i foråret 2017. Opfølgningen på trivselsmålingen og arbejdsmiljøarbejdet generelt er forankret hos både ledelse og medarbejdere, som et af de væsentligste fokusområder i MED-samarbejdet. De lokale MED udvalg (LMU) og arbejdsmiljøudvalg har ansvaret for at udarbejde konkrete handleplaner på baggrund af de forhold som afdækkes i trivselsmålingen (bilag 2 - kommunens trivselsmåling og APV 2015).  HMU følger løbende med i status på disse handleplaner (se seneste status i bilag 3). 72 % af kommunens arbejdspladser (OBS. Beregnet ud fra, at nogle arbejdspladser kun udarbejder en handleplan for hele arbejdspladsen og ikke for underliggende teams/enheder) har udarbejdet handleplaner og i alt iværksat 76 indsatser for at forbedre enten det psykiske eller fysiske arbejdsmiljø. Der følges kontinuerligt op på de resterende arbejdspladser.

     

    HMU har derudover nedsat arbejdsgrupper, der arbejder med tværgående udfordringer, som er identificeret i målingen. Det drejer sig om: Krav i arbejdet; MUS, personalegoder og håndtering af trusler og vold. Med et fremadrettet perspektiv er der derudover nedsat en arbejdsgruppe, der arbejder med et nyt format for trivselsmålingen (se bilag 1)

     

    Derudover har der været arbejdet intensivt med sygefraværsstrategien, som Byrådet godkendte i november 2015. Der har i alt været gennemført 71 besøg på de af kommunens arbejdspladser med forhøjet sygefravær. Besøgene har med inddragelse af både centerchef, ledelse og LMU haft fokus på etablering af forskellige arbejdsmiljøindsatser til bedring af arbejdsmiljøet, og derudover har der været lagt vægt på systematiske samtaler, opfølgning og dialog med sygemeldte medarbejdere. I forlængelse af sygefraværsstrategien er der jf. budgetaftalen for 2016 prioriteret ansættelse af en trivselskoordinator, der skal have særligt fokus på nedbringelse af sygefravær. Trivselskoordinatoren er rekrutteret og starter 1. marts 2016. 

    Økonomi

    Sagen har i ngen bevillingsmæssige konsekvenser

    Vurdering

    Det er vurderingen, at de systematiske spor, der er lagt ned over arbejdsmiljøarbejdet, er med til at sikre, at der lokalt såvel som på tværs af kommunen iværksættes relevante indsatser og aktiviteter, der samlet styrker medarbejdernes trivsel. Det er vurderingen at det brede og massive fokus på forskellige arbejdsmiljø- og trivselsindsatser er med til at skubbe trivslen i den rigtige retning.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

     Taget til efterretning.

  • Punkt 5 Orientering om status på påbud fra Arbejdstilsynet

    SagsID/Sagsnummer: 16/4577
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    bilag_1_-_forklaring_af_reaktioner_paa_paabud.pdf.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    x

    Indstilling

    Beslutning

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Orientering om antallet af påbud fra Arbejdstilsynet i perioden 2011-2015.

    Beskrivelse af sagen

    Følgende fremgår af budgetaftalen for 2016: For at sikre, at Ringsted Kommune fortsat er en attraktiv arbejdsplads, være kendt som et godt sted at arbejde, og som en fleksibel arbejdsgiver, modtager økonomiudvalget en kvartalsvis opgørelse over personaleomsætning, AT påbud, sygefravær og andre indikatorer på trivselen på kommunens arbejdspladser. Desuden redegøres for iværksatte tiltag til forbedring af trivslen.

    Dette dagsordenspunkt er en redegørelse over påbud fra Arbejdstilsynet.

    I nedenstående tabel ses udviklingen i de forskellige typer af påbud henover de seneste fem år.

    Type

    2011

    2012

    2013

    2014

    2015

    §21 Påbud (undersøgelsespåbud)*

    1

    1

    1

    1

    Påbud med frist**

    4

    11

    5

    4

    12

    Straks Påbud***

    5

    3

    1

    2

    * Virksomheden kan få et undersøgelsespåbud, hvis Arbejdstilsynet har en konkret mistanke om, at arbejdsforholdene ikke er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarlige, eller som led i en mere generel undersøgelse eller løbende kontrol af forholdene i fx en branche. 

    ** Et påbud med frist indebærer, at virksomheden kan fortsætte produktionen, men at den skal finde en permanent løsning på problemet inden fristens udløb.

    *** Virksomheden kan få et strakspåbud, hvis der er tale om et alvorligt arbejdsmiljøproblem. Et strakspåbud indebærer, at fejlen skal udbedres med det samme.

    Læs mere om de forskellige typer af påbud i bilag 1.

     

     

    I nedenstående tabel gennemgås de påbud, der er givet i 2015, dvs. indholdet af påbuddene samt hvordan der er arbejdet med at imødekomme påbuddene.

    Arbejdsplads

    Titel

    Type

    Status

    Indsats

    Socialcenter; Bengerds Huse; 13.10.2015

    Reducere risikoen for vold og trusler om vold ved at sikre, at medarbejdere ikke arbejder alene med beboer med kendt voldelig adfærd i Bengerds Huse, Hus nr. 28.

    Straks Påbud

    Tilbagemelding 21. oktober 2015.

    Opgaven med den pågældende beboer, har været organiseret således, at der har været en ekstra medarbejder i tidsrummet 8-22.

    Skolecenter; Byskovskolen - afdeling Benløse; 13.07.2015

    Etablere kontrolanordning/trykvagt på udsugningsanlægget i skolens sløjdlokale

    Påbud

    Tilbagemelding 10. november 2015.

    Der er etableret kontrolordning / trykvagt.

    Sikre et tilfredsstillende indeklima uden generende temperaturforskelle eller træk, i lokalet for de administrative medarbejdere

    Påbud

    Tilbagemelding 10. november 2015.

    Der er etableret solafskærmning.

    Sikre passende luftkvalitet/indeklima i klasselokalerne i bygning/fløj "64"

    Påbud

    Igangværende.

    Der er planlagt etablering af ventilation, sommeren 2016.

    Børnecenter; BØRNE- OG KULTURFORVALTNING; 13.04.2015

    Forebygge at stor arbejdsmængde og tidspres forringer medarbejdernes sikkerhed og sundhed

    Påbud

    Tilbagemelding 26. oktober 2015.

    Der er tilført ressourcer. Der er arbejdet med kompetenceudvikling og arbejdsgangsanalyse. Organisering af arbejdsmiljøindsatsen er styrket.

    Arbejdsmarkedscenter; Midtsjællands Aktiveringscenter; 16.10.2015

    Sikre medarbejdere mod at falde ned fra loftlager via loftlem

    Straks Påbud

    Tilbagemelding 22. oktober 2015.

    Loftslem er blændet af.

    Sundheds- og Omsorgscenter; Plejecenter Solbakken; 07.07.2015

    Sikre at høje følelsesmæssige krav i arbejdet ikke forringer medarbejdernes sikkerhed og sundhed

    Påbud

    Tilbagemelding 20. januar 2016.

    Man har styrket mødestrukturen, og indført supervision. Vagtplanen er justeret, med henblik på bedre organisering af arbejdet.

    Sundheds- og Omsorgscenter; Træningsfunktionen; 20.10.2015

    Indeklimaet i kontorområdet på 1. sal hos Træningsfunktionen - herunder træk, varme og luftkvalitet

    P21 Påbud

    Igangværende. Tilbagemelding 8. marts 2016.

    Der er gennemført en undersøgelse af indeklimaet.

    Sikre tilfredsstillende akustiske forhold i kirkerummet "1.04" individuel træning.

    Påbud

    Igangværende. Tilbagemelding 8. maj 2016

    Igangværende.

    Vej- og Ejendomscenter; RINGSTED KOMMUNE TEKNISK FORVALTNING; 18.03.2015

    Håndtering af bogkasser fra stueplan til bibliotek foregår sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt.

    Påbud

    Tilbagemelding 20. august 2015.

    Der er arbejdet med at give instruktion om luft, træk og skub. Der er anskaffet hjælpemiddel til løft på trapper.

    Sikre, at håndtering af kasser med papir fra kælderplan til kopirum foregår sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt

    Påbud

    Tilbagemelding 20. august 2015.

    Der er arbejdet med at give instruktion om luft, træk og skub. Der er anskaffet hjælpemiddel til løft på trapper.

    Sikre at stor arbejdsmængde og tidspres ikke forringer medarbejdernes sikkerhed eller sundhed.

    Påbud

    Tilbagemelding 8. december 2015

    Der er iværksat et udviklingsprojekt med fokus på tydelig ledelse, afklaring af opgaven, samt redskaber til planlægning og prioritering.

    Teknik og Miljøcenter; RINGSTED KOMMUNE TEKNISK FORVALTNING; 18.03.2015

    Sikre at stor arbejdsmængde og tidspres ikke forringer medarbejdernes sikkerhed eller sundhed.

    Påbud

    tilbagemelding 4. december 2015.

    Der er iværksat et udviklingsprojekt med fokus på ledelse og organisation, effektivitet og styring, samarbejde og inddragelse, samt arbejdsmiljø og trivsel.

    Forebygge vold og trusler om vold i Teknik- og Miljøcentret

    Påbud

    Tilbagemelding 7. juli 2015

    Der er udarbejdet en retningslinje for forebyggelse og håndtering af konflikter, trusler og vold.

    Udarbejde handlingsplaner i APV´en

    Påbud

    Tilbagemelding 7. juli 2015

    Der er udarbejdet arbejdspladsvurdering.

    *Børne- og familieafdelingen **Teknik- og Miljøcenter og Vej- og Ejendomscenter

     

    Som det fremgår af ovenstående, vedrører to påbud vold og trusler om vold og to vedrører krav i arbejdet. HMU var allerede i forlængelse af trivselsmålingen i foråret 2015 opmærksomme på behovet for at arbejde med disse to problemstillinger på tværs af kommunen. HMU har derfor nedsat en arbejdsgruppe omkring krav i arbejdet og en om håndtering af vold og trusler. Arbejdsgruppen om krav i arbejdet har udarbejdet en samlet pakke med redskaber til imødegå krav i arbejdet, som i løbet af marts bliver sendt til alle kommunens arbejdspladser. Pakken indeholder:

     

    · en beskrivelse af de forskellige typer af krav, der kan bringe den enkelte ud af balance.

    · Et værktøj til dialog om følgeskab. Dvs. dialogen om, hvordan ledelse og medarbejdere i fællesskab skaber den gode velfungerende arbejdsplads.

    · Et værktøj til dialog omkring tid og tidsmiljøer. Dvs. dialogen om, hvordan arbejdspladsen bør tilrettelægge arbejdet, så der er mulighed for at løse opgaverne med den nødvendige kvalitet og effektivitet.

    · Seks nye cases for hver af de seks kravstyper, som arbejdspladserne kan benytte i det personalepolitiske spil, der blev udviklet og spillet på alle arbejdspladser som et led i implementeringen af personalepolitikken.

     

    Arbejdsgruppen omkring vold og trusler har ligeledes udarbejdet en vejledning til kommunens arbejdspladser omkring håndteringen af vold og trusler, som bliver tilgængelig for kommunens arbejdspladser i løbet af foråret 2016.

     

    Både Vej- og Ejendomscentret og Teknik og Miljøcentret har i løbet af 2015 fået nye centerchefer, og i begge centre har der været iværksat forskellige indsatser for at håndtere både påbud samt bedring af det generelle arbejdsmiljø. Som en væsentlig indikator på, at initiativerne har virket, ses et fald i sygefraværet. Særligt i Teknik og Miljøcentret, der havde fået et alarmerende højt sygefravær på 7,73 % svarende til 20,1 dag pr. årsværk, er fraværet faldet med tre dage pr. årsværk.

     

    Med henblik på at sikre, at Ringsted Kommune ikke modtager unødige påbud udarbejdes der i løbet af foråret 2016 en vejledning i forberedelse af Arbejdstilsynsbesøg. Vejledningen skal sikre, at kommunens ledere er klædt ordentligt på til at kunne redegøre for de forhold, som Arbejdstilsynet interesserer sig for ved risikobaserede tilsyn. I samme spor vil kommunens arbejdsmiljøkonsulent fremover deltage og supportere lederen i alle adviserede besøg fra Arbejdstilsynet.

     

    Endelig skal det nævnes, at der afholdes arbejdsmiljødrøftelse i HMU 25. og 26. februar 2016. Formålet med arbejdsmiljødrøftelsen er at gøre status på arbejdsmiljøindsatsen i det forgangne år, med det formål at planlægge den strategiske arbejdsmiljøindsats for det kommende år. Endvidere drøftes arbejdsmiljøorganisationens behov for kompetenceudvikling, samt hvordan HMU skal understøtte implementeringen af indsatsen.

    Økonomi

    Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Arbejdet med at nedbringe påbud fra Arbejdstilsynet er et led i den samlede arbejdsmiljøindsats, som har fokus på kontinuerlig implementering af personalepolitikken, indsatsen for at nedbringe sygefraværet og ikke mindst den systematiske opfølgning på trivselsmålingen og APVen. Det er vurderingen, at de generelle indsatser såvel som de specifikke indsatser med at styrke lederens forberedelse af AT besøg samt arbejdsmiljøkonsulentens deltagelse ved AT besøg, vil bidrage til at nedbringe antallet af påbud. 

     

    Det er vurderingen, at ledelsen i forlængelse af bl.a. trivselsmålingen har været opmærksomme på flere af de problemstillinger, der er givet påbud for, og der allerede var igangsat tiltag på flere områder, da Arbejdstilsynet foretog deres besøg. Det er vurderingen, at det arbejde HMU har igangsat vedrørende krav i arbejdet og håndtering af vold og trusler, vil bidrage til, at der på alle arbejdspladser sættes fokus på disse områder og derigennem et forbedret arbejdsmiljø i 2016.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Taget til efterretning

  • Punkt 6 Orientering om årsrapport og regnskab fra Foreningen Norden

    SagsID/Sagsnummer: 16/1884
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    rapport_til_ringsted_kommune_om_venskabsby_kontoen_2015.doc.doc

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    X

    Indstilling

    Beslutning

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Den 12-12-2011 vedtog Byrådet at overdrage det praktiske arbejde med venskabsbysamarbejdet mellem Ringsted og vores venskabsbyer i Sverige, Norge og Finland til Foreningen Norden.

     

    Administrationen har på opfordring fra Foreningen Norden afholdt et møde den 11. februar 2016 om Foreningens ideer til aktiviteter fremover.

     

    Denne sag indeholder årsrapport fra Foreningen Norden om deres aktiviteter i 2015 og forventningerne til 2016.

    Beskrivelse af sagen

    Foreningen Norden i Ringsted har siden 1. januar 2012 haft ansvaret for venskabsbysamarbejdet mellem Ringsted og de nordiske venskabsbyer. I aftalen med Ringsted Kommune fremgår det, at Foreningen Norden hvert år skal aflægge årsrapport til Økonomiudvalget om aktiviteterne i forbindelse med venskabsbysamarbejdet samt regnskab for anvendelse af de midler (50.000 kr./år) foreningen modtager fra kommunen til venskabsbysamarbejdet. Eventuelt ubrugte midler tilbagebetales til kommunen.

     

    Foreningen Norden har i 2015 haft et forbrug fra venskabsbykontoen på i alt kr. 25.656,44 og dermed et mindre forbrug på kr. 24.343,56. (se bilag 1). 

     

    I 2014 har Foreningen Norden arbejdet med følgende projekter i relation til venskabsbysamarbejdet (for uddybelse se bilag 1): 

     

    • Ringsted var vært for afholdelse af venskabsbybesøg i foråret med deltagelse af 51 nordiske gæster og ca. 30 medlemmer af Foreningen Norden i Ringsted.
    • Formanden for Foreningen Norden i Ringsted har deltaget i Haldens 350 års jubilæum i Norge.
    • Udstilling på Ringsted Bibliotek om Halden i forbindelse med byens 350 års jubilæum.

     

    Foreningen Norden har en række ideer til aktiviteter i 2016:

     

    • Samarbejde med Rinsted Middelalderfestival om at få musik og gøglere fra Skara, der er naboby til kommunens venskabsby Skövde.
    • Opdatering af billedudstilling om Ringsted bl.a. til brug i venskabsbyerne
    • Etablere samarbejde og udveksling mellem Ringsted Svømmeklub og svømmeklub i Skövde, hvor de har anlagt et stort svømmeland for bl.a. elitesvømmere.
    • Etablering af rejselegat, der kan søges af unge fra Ringsted, der gerne vil udveksles til de nordiske venskabsbyer.
    • Fastholde samarbejde med Ringsted Cykelklub om deltagelse af nordiske ryttere i forbindelse med cykelløb.

     

    I 2017 bliver der afholdt venskabsbybesøg i Skövde, hvor Foreningen Norden forventer at sende en busfuld deltagere. Besøget er primært selvfinansieret af deltagerne.

    Inddragelse og høring

    Ingen.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Administrationen vurderer på baggrund af årsrapporten fra Foreningen Norden, at foreningen arbejder aktivt for at fastholde den gode kontakt med Ringsteds nordiske venskabsbyer.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at beretningen fra Foreningen Norden tages til efterretning.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Taget til efterretning

  • Punkt 7 Status på Kanalstrategi vedr. Fællessjællandsk Callcenter

    SagsID/Sagsnummer: 16/785
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Nærværende sag omhandler Ringsted kommunes deltagelse i Fællessjællandsk callcenter

    Beskrivelse af sagen

    Økonomiudvalget vedtog kanalstrategien på mødet den 2. november 2015. For at understøtte borgerne i digital selvbetjening, var ét af målene i Kanalstrategien at undersøge muligheder og uhensigtsmæssigheder i forhold til Ringsted kommunes deltagelse i Fællessjællandsk callcenter. Centret har til formål at hjælpe borgere med digital selvbetjening via hjælp og rådgivning over telefonen.

    Sagen har været drøftet og undersøgt nærmere i et samarbejde med andre kommuner. Siden sagen om kanalstrategi blev politisk drøftet er der sket en del ændringer med det fællessjællandske callcenter.

    Åbningstiden for indgående kald til Fællessjællandsk callcenter er indskrænket til kl. 9.00-17.00, mandag til fredag, mod tidligere kl. 9.00 - 21.00. Der var ca. 10 opkald i aftentimerne på tværs af de deltagende 9 kommuner, når der var flest opkald. På den baggrund fandt de deltagende kommuner ikke at det gav servicemæssig og økonomisk mening at opretholde åbningen om aftenen.

    Der er pt. ca. 300 opkald pr uge for de deltagende 6 kommuner. Langt hovedparten af kaldene falder således indenfor kommunernes almindelige åbningstid. En række af disse kald er fejlkald, som skal viderestilles til hjemkommunen, idet de ikke omhandler hjælp til digitale ydelser.

    Endvidere har Sorø og Næstved i de seneste måneder meldt sig ud af Fællessjællandsk Callcenter. Sorø kommune udtaler dog, at man følger udviklingen tæt og evt. deltage igen, såfremt der kan skabes en positiv business case på løsningen. Det er vurderingen af Sorøs kommunes ressourcetræk ikke står mål med nytteværdien for borgerne i Sorø på nuværende tidspunkt.

    Parallelt med arbejdet vedrørende fællessjællansk callcenter har administrationen arbejdet videre med udviklingen af interne forhold i Ringsted Kommunes administrative organisation med henblik på at forbedre telefonkulturen / servicekulturen.

    Der er udarbejdet forskellige procedurer der understøtter den gode telefonikultur og ledelsesmæssig følges der op på tværs af kommunen. Der er dog nogle barriere for at komme videre af disse spor, herunder ikke mindst mangler der relevant ledelsesinformation på institutionsniveau, som kan understøtte de ledelsesmæssige tiltag.

     

    Den nuværende telefoniplatform er ikke teknologisk opdateret. Det giver bl.a. mangler i mulighederne for at skabe relevant ledelsesinformation. Hertil kommer at en optimering af telefoniplatformen vil give bl.a. følgende muligheder:

     

    Automatisering af den centrale omstillingsfunktion samt udvikling lokale automatiske omstillingsfunktioner.

    • Mulighed for etablering af lokale callcentre i de centre hvor dette giver mening, dette vil give bedre mulighed for straks afklaring i forhold til borgernes henvendelser såvel som muligheder for en ændret arbejdstilrettelæggelse lokalt uden der sker et ineffektivt ressourcetab.
    • Bedre mulighed for at se hvilke medarbejdere der er ledige til at kunne betjene opkald, således at risiko for mistede kald og gentagne omstillinger minimeres.
    • Bedre ledelsesinformation, således at det kan tydeliggøres hvor der skal igangsættes særlige initiativer – og hvor telefonbetjeningen fungerer tilfredsstillende/ikke tilfredsstillende.
    • Bedre statistik generelt, således at åbningstider og ressourcetildeling kan tilpasses bedst muligt.
    • Fleksibilitet hvad angår udnyttelse/tilpasning til den fremtidige kommunikations teknologiske udvikling.

    Investeringen i et optimeret telefonisystem koster ca. 700.000 kr. og finansieres indenfor den eksisterende økonomi på IT området. Det planlægges at der nedsættes en organisatorisk tværgående implementeringsgruppe med henblik på at sikre den organisatoriske forankring i forbindelse med de nye teknologiske muligheder. Projektet forventes afsluttet i løbet af oktober måned.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Grundet ovenstående anbefales det, at Ringsted kommune, ligesom Sorø kommune, stadig følger udviklingen tæt, og evt. indtræder i samarbejdet på et senere tidspunkt, hvis det organisatoriske og indholdsmæssige set up i det fællessjællanske callcenter ændres, således det får en større nytteværdi for borgerne.

     

    Men på nuværende tidspunkt igangsætter andre initiativer i forhold til at optimere den telefoniske og servicemæssige borgerbetjening.

    Derfor anbefales det i stedet for, at optimere Ringsted kommunes egen tekniske telefoniplatform og at der herunder etableres en central automatiseret omstillings funktion.

     

    Administrationen vil vende tilbage med en sag inden sommerferien vedrørende organisatoriske og servicemæssige konsekvenser decentralt af projektet.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at Ringsted Kommune ikke indtræder i Fællessjællandsk callcenter og der arbejdes videre med en teknologisk opdatering af telefoniplatformen.
    2. at der etableres en automatiseret central omstillingsfunktion

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Godkendt

  • Punkt 8 Garantistillelse for Ringsted Spildevand A/S for lånoptagelse

    SagsID/Sagsnummer: 16/3548
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1_referat_af_faelles_bestyrelsesmoede_26_jan_2016001_med_ansoegning_om_garantistillelse.pdf bilag_2_-_laaneforslag-kommunekredit_ringsted_spildevand_as.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

     X

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og  Arbejdsmarkedsudvalg

    Ringsted Spildevand AS har på deres bestyrelsesmøde 26. januar 2016 besluttet at ansøge Ringsted Kommune om kommunegaranti for et lån på 14,0 mio. kr. til anlægsarbejder udført i 2015. Se bilag 1. Der skal i denne sag tages stilling til denne ansøgning.

    Beskrivelse af sagen

    På et fælles bestyrelsesmøde i Ringsted Forsyninger A/S den 26. januar 2016 blev det besluttet at optage et lån på 14,0 mio. kr. til finansiering af anlægsarbejder udført i 2015.

    Bestyrelsen ønsker at optage lånet i KommuneKredit. Det er dog en forudsætning for at forsyningsselskaber kan optage lån i KommuneKredit, at der stilles kommunegaranti på lånebeløbet. Derfor har bestyrelsen ansøgt Ringsted Kommune om at stille garanti for lånet på 14,0 mio. kr.

    Statsforvaltningen har i en udtalelse præciseret, at der skal opkræves garantiprovision når en kommune stiller garanti for et forsyningsselskab. Det er tidligere på Byrådets møde 11. november 2013 blevet besluttet, at opkræve 0,5% p.a. af den aktuelle restgæld på de da allerede stillede garantier. Da det vurderes at rente- og risikoforholdene stort set er uændrede i forhold til det tidspunkt, anbefales det, ud fra en konkret vurdering af den aktuelle garantistillelse, at der også opkræves 0,5% p.a. af restgælden på det nye lån som optages til dækning af anlægsarbejderne i 2015.

     

    Beskrivelse af det ønskede lån

    Ringsted Spildevand AS ønsker at optage et lån til anlægsinvesteringer i 2015 på 14,0 mio. kr. som et basislån med annuitetsprofil over 40 år med fast rente på 1,62% de første 20 år, hvorefter renten genforhandles. Lånetilbuddet er vedlagt som bilag 2.

    Økonomi

    Såfremt der fastsættes en årlige provision på 0,5% p.a. vil det svare til ca. 69.000 kr. i 2016 og faldende i takt med den aktuelle restgæld.

     

    Det foreslås, at afsættes et indtægtsbudget til garantiprovisionen på 69.000 kr. i 2016 og hhv. 68.000 kr., 67.000 kr. og 66.000 kr. i overslagsårene.

     

    Provenuet fra garantistillelsen i denne sag kan tilføres kassebeholdningen på samme måde som provenuerne fra tidligere garantistillelse er blevet anvendt til at opbygge kassebeholdningen. Inklusiv provenuet fra denne sag udgør den samlede provision 0,7 mio. kr. i 2016 som kassebeholdningen styrkes med. 

     

    Et alternativt forslag er, at den opkrævede provision kan anvendes til at udvide anlægsbudgettet. Det samlede provenu fra såvel tidligere som denne garanti på i alt 0,7 mio. kr. i 2016 kan i stedet for at opbygge kassebeholdningen overføres til anlægsrammen til senere disponering.

     

    Samtidig kan den årlige garantiprovision i overslagsårene indgå i budgetprocessen for 2017 til finansiering af en udvidelse af anlægsrammen i stedet for at indgå i kassebeholdningen. De årlige udsving som følge af ændringer i restgæld og eventuelle lovændringer kan håndteres som tekniske budgetændringer.

    Vurdering

    Ringsted Forsyning vurderer, at det er billigst at anvende KommuneKredit som långiver, hvilket kræver kommunal garantistillelse.

    Det anbefales derfor, at Ringsted Kommune stiller kommunegaranti for lånet på 14,0 mio. kr. til Ringsted Spildevand A/S.

    Samtidig anbefales det, at der opkræves en årlig garantiprovision fra Ringsted Spildevand A/S på 0,5% p.a. af den aktuelle restgæld.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,  

    1. at der meddeles kommunegaranti til Ringsted Spildevand A/S på 14,0 mio. kr. til garanti for lånet som beskrevet i sagen,
    2. at der opkræves en løbende garantiprovision som fastsættes til 0,5% p.a. af den aktuelle restgæld,
    3. at der afsættes indtægtsbudget under Økonomiudvalgets bevilling til Renter til provenuet fra garantiprovisionen som beskrevet i sagen og
    4. at der tages stilling til anvendelsen af provenu fra garantiprovision.

    .

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt med bemærkningen om at stillingtagen vedrørende anvendelse af provenu for garantiprovisioner afklares i forbindelse med budgetforhandlinger.

  • Punkt 9 Revisionsberetning

    SagsID/Sagsnummer: 16/2157
    Sagen afgøres i: Byrådet
    delberetning_vedr._loebende_revision_2015.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    X

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    BDO har fremsendt delberetning vedrørende løbende revisionsopgaver i 2015.

    Styrelseslovens § 45, stk. 2 foreskriver, at Byrådet i et møde træffer afgørelse med hensyn til revisionens eventuelle bemærkninger og til regnskabets endelige godkendelse.

    Beskrivelse af sagen

    Revisionen har omfattet interne kontroller i forbindelse med regnskabsføring, løn- og personaleområdet samt sociale områder med statsrefusion. Den fremsendte delberetning vedlægges som bilag til denne dagsorden.

     

    Revisionen har givet anledning til følgende bemærkning vedrørende uddannelseshjælp:

     

    ”Det vurderes på baggrund af den udførte revision for 2015, at området uddannelseshjælp ikke administreres i overensstemmelse med gældende lovgivning, idet der er konstateret mange fejl og mangler i sagerne. Fejlene er både af enkeltstående og af generel karakter.

     

    Vedrørende forhold af generel karakter er det konstateret,

     

    · At uddannelsespålæg ikke er givet i overensstemmelse mes LAB § 21b, hvad angår rettighed og fastsættelse af frist.

    · At der ikke er afgivet tilbud til tiden.

    · At det ikke er dokumenteret, at der er afholdt rettidig opfølgning på det individuelle kontaktforløb.

     

    Generelt anses fejlniveauet at være for højt på trods af, at der løbende udføres ledelsestilsyn i form af blandt andet kvalitetskontroller.

     

    Der er således behov for mere fokus i ledelsestilsynet på udviklingen i kvaliteten i sagerne, herunder sikring af, at forretningsgangene efterleves. Det henstilles, at der snarest iværksættes tiltag for at sikre, at lovgivningens bestemmelser overholdes.”

     

     

    Direktionen har følgende bemærkninger hertil:

     

    Der har siden januar 2015 været udfordringer i forhold til opgradering af arbejdsmarkedscentrets fagsystem, som har besværliggjort dokumentationen af de uddannelsespålæg, som løbende har været afgivet mundtligt af medarbejderne.

     

    Allerede før sommerferien 2015 blev vi opmærksomme på manglende dokumentation i sagerne og indførte med det samme en midlertidig brug af standardiseret blanket, til at dokumenterer uddannelsespålægget overfor borgerne med (AB 175). Samtidig er der blevet arbejdet på en arbejdsgang sammen med fagligkonsulent, for at give rådgiverne handleanvisninger, til hvordan de løser opgaven tilfredsstillende.

     

    Denne arbejdsgang er færdiggjort i starten af september måned 2015, er efterfølgende gennemgået med medarbejderne, så alle rådgivere nu håndterer opgaven ensartet og indenfor lovens rammer. Ved afgivelse af et uddannelsespålæg, bliver der udleveret et dokument til borgeren med beskrivelse af uddannelsespålæggets betydning, som de underskriver og får en kopi med hjem af.

     

    Arbejdsmarkedscentret har derudover etableret følgende procedure for ledelsestilsyn i 2016 til sikring af kvalitet på alle sagområder:

    • Arbejdsmarkedscentret gennemfører en tematisk sagskontrol i 2016
    • Lederen har ansvar for at medarbejderen besvarer kontrollen inden for 14 dage.
    • Sagen drøftes med kontrollanten inden besvarelsen efter behov.
    • Resultatet af kontrollen sendes til den relevante medarbejder samt nærmeste leder, som sikrer opfølgning, kompetenceudvikling på området samt udarbejder notat for opfølgende indsats.
    • Der udarbejdes umiddelbart efter kontrollen et opsamlingsnotat til nærmeste leder vedr. evt. generelle fejl og mangler. Notatet sendes c.c. til Arbejdsmarkedschefen  
    • Bemærkninger til udkast af opdaterede/nye sagsgange udføres inden 14 dage fra udsendelsen.

     

    Temakontrollen for uddannelsespålæg i 2016 er aftalt til at omfatte 5 sager på følgende områder:

    • Uddannelsespålæg (LAB § 21b)
    • Kategori: åbenlyst uddannelsesparate, uddannelsesparate inden for 1 år, aktivitetsparate
    • Begrundelse for pålæg samt hvornår
    • Indhold i uddannelsespålæg bek. LAB § 41 stk. 1 og 2   
    • Indhold i opfølgningen (§ 16 stk. 6 og 7)
    • Er uddannelsesinstitutionen orienteret om pålægget ved påbegyndt uddannelse.

    Vurdering

    Direktionen tager revisionens kommentarer og anbefalinger til efterretning. Det vurderes, at revisionens anbefalinger vil være efterkommet med de tiltag, der er beskrevet ovenfor. 

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at revisionsberetningen og direktionens forslag til besvarelse godkendes.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 10 Vetterslev-Høm Borgerforening - Parkeringsplads ved idrætsanlæg

    SagsID/Sagsnummer: 14/13077
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    bilag_1_beslutning_i_byraadet_den_9._marts_2015.pdf.pdf bilag_2_ansoegning_fra_vetterslev-hoem.pdf.pdf bilag_3_bevillingsbrev_vetterslev-hoem.pdf.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Vetterslev-Høm Borgerforening har søgt om midler til etablering af supplerende parkeringsplads ved det eksisterende idrætsanlæg til i alt 156.000 kr. eksklusive moms. Byrådet har den 9. marts 2015 besluttet, at Økonomiudvalget skal tage stilling til bevilling af midler fra helhedsplanpuljen, der overstiger 100.000 kr.

    Beskrivelse af sagen

    Landsbyforum tog i oktober 2013 initiativ til udarbejdelse af helhedsplaner for alle kommunens 10 landområder. Helhedsplanerne er lokalrådenes egne planer for landområderne.

    Byrådet har i 2014 og 2015 afsat et rådighedsbeløb og givet en anlægsbevilling på i alt 2. mio. kr. til virkeliggørelse af helhedsplanerne.

     

    Byrådet vedtog den 9. marts 2015 et sæt principper, som de bevilgede helhedsplanpuljemidler skal fordeles ud fra. Ét af principperne er, at bevillinger, som overstiger 100.000 kr., skal godkendes af Økonomiudvalget – se Bilag 1.

    Vetterslev-Høm Borgerforening har søgt om 156.000 kr. eksklusive moms til etablering af supplerende parkeringsplads til idrætsanlægget, da den eksisterende parkeringsplads foran klubhuset ikke har den fornødne kapacitet. Formålet er at skabe ordentlige parkeringsforhold for brugerne af idrætsfaciliteterne – se Bilag 2.

     

    Projektet indgår i helhedsplanen for Vetterslev-Høm.

     

    Landsbyforum har indstillet ansøgningen til godkendelse i Økonomiudvalget – se Bilag 3.

    Da ansøgningen er på mere end 100.000 kr., forelægges den Økonomiudvalget til behandling.

    Inddragelse og høring

    Ingen.

    Økonomi

    Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Byrådet har den 9. marts 2015 vedtaget en række principper for udbetaling af midler til projekter i henhold til helhedsplanpuljen. Vetterslev-Høm Borgerforening har søgt om 156.000 kr. eksklusive moms til etablering af en supplerende parkeringsplads . Administrationen vurderer, at det ansøgte er i overensstemmelse med formålet for helhedsplanpuljen og skal derfor anbefale midlerne anvendt som ansøgt.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at midlerne (156.000 kr. eksklusive moms) godkendes anvendt som ansøgt.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Godkendt

  • Punkt 11 Vigersted Lokalråd - Ny Vigersted bymidte

    SagsID/Sagsnummer: 14/13077
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget
    bilag_1_beslutning_i_byraadet_den_9._marts_2015.pdf_0.pdf bilag_2_ansoegning_helhedsplanpuljen_vigersted_lokalraad.pdf.pdf bilag_3_projektbeskrivelse_ny_vigersted_bymidte.pdf.pdf bilag_4_bevillingsbrev_vigersted_lokalraad.pdf.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Vigersted Lokalråd har søgt om midler til etablering af ”Ny Vigersted bymidte” i alt 400.000 kr. eksklusive moms. Byrådet har den 9. marts 2015 besluttet, at Økonomiudvalget skal tage stilling til bevilling af midler fra helhedsplanpuljen, der overstiger 100.000 kr.

    Beskrivelse af sagen

    Landsbyforum tog i oktober 2013 initiativ til udarbejdelse af helhedsplaner for alle kommunens 10 landområder. Helhedsplanerne er lokalrådenes egne planer for landområderne.

    Byrådet har i 2014 og 2015 afsat et rådighedsbeløb og givet en anlægsbevilling på i alt 2. mio. kr. til virkeliggørelse af helhedsplanerne.

     

    Byrådet vedtog den 9. marts 2015 et sæt principper, som de bevilgede helhedsplanpuljemidler skal fordeles ud fra. Ét af principperne er, at bevillinger, som overstiger 100.000 kr., skal godkendes af Økonomiudvalget – se Bilag 1.

    Vigersted Lokalråd har søgt om 400.000 kr. eksklusive moms til etablering af ”Ny Vigersted bymidte”. Formålet er at opgradere og forny bymidten i Vigersted, som skal være en hovedkraft i at fastholde og tiltrække ressourcestærke familier i lokalområdet. Lokalrådet ønsker at etablere og genskabe et større sø-miljø i bymidten, hvor søen samtidig skal fungere som opsamlingssted ved ekstrem regn. Sø-miljøet bliver hjørnestenen i projektet for en smukkere landsby sammen med nye boliger, et nyt indgangsparti til forsamlingshuset, nyt mindre toilet/venteareal på byfælleden, ny kirkeforplads med nye parkeringspladser mv. – se Bilag 2-3.

     

    Administrationen og Vigersted Lokalråd har været i dialog i forbindelse med projektet, og i den forbindelse har administrationen foretaget en screening af projektet. På baggrund af screeningen afholdt administrationen og Vigersted Lokalråd et møde, hvor projektet for ”Ny Vigersted bymidte” blev tilrettet, så der ikke er behov for et nyt plangrundlag.

     

    Landsbyforum har ønsket at styrke ”Ny Vigersted bymidte” projektets muligheder med deres indstilling om et betinget tilsagn. Landsbyforum lægger vægt på, at et foreløbigt tilsagn fra Økonomiudvalget vil virke som en styrkelse af Landsbyforums eget betingede tilsagn. De betingede tilsagn vil skabe bedre muligheder for Vigersted Lokalråd for bl.a. at søge og få tildelt fondsmidler. Landsbyforums betingede tilsagn er gældende til 31. december 2018. ”Ny Vigersted bymidte” projektet har et samlet budget på 5. mio. kr.

     

    Landsbyforum har indstillet ansøgningen med et betinget tilsagn til godkendelse i Økonomiudvalget – se Bilag 4.

    Da ansøgningen er på mere end 100.000 kr. forelægges den Økonomiudvalget til behandling.

    Inddragelse og høring

    Ingen.

    Økonomi

    Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Byrådet har den 9. marts 2015 vedtaget en række principper for udbetaling af midler til projekter i henhold til helhedsplanpuljen. Vigersted Lokalråd har søgt om 400.000 kr. eksklusive moms til etablering af ”Ny Vigersted bymidte”.

     

    Administrationen vurderer, at et betinget tilsagn gældende frem til 31. december 2018 vil styrke Vigersted Lokalråds mulighed for bl.a. at opnå fondsmidler.

     

    Administrationen vurderer også, at ”Ny Vigersted bymidte” projektet er så ambitiøst, at projektet kan være med til at styrke Vigersteds mulighed for fremtidig bosætning samt skabe bedre rammer og muligheder for de nuværende beboere.

     

    Administrationen vurderer endvidere, at projektet i sin nuværende udformning ikke har behov for et nyt plangrundlag.

     

    Administrationen vurderer afslutningsvist, at det ansøgte er i overensstemmelse med formålet for helhedsplanpuljen og skal på ovennævnte baggrund anbefale, at midlerne frigives med et foreløbigt tilsagn som ansøgt.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at der gives et foreløbigt tilsagn til, at midlerne (400.000 kr. eksklusive moms) godkendes anvendt som ansøgt.
    2. at det foreløbige tilsagn er gældende til 31. december 2018.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Godkendt

  • Punkt 12 Kultur-, Fritids- og Frivillighedspolitik (KTU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/2326
    Sagen afgøres i: Byrådet
    udkast_til_kultur-_fritids-_og_frivillighedspolitik_hoering_oktober_2015.pdf.pdf ringsted_kajakklub_hoeringssvar.docx tms_ringsted_hoeringsvar.docx radikale_venstre_hoeringssvar.docx ringsted_galleriet_hoeringssvar.pdf hans_erik_beyer_hoeringssvar.docx benloese_if_hoeringssvar.docx aeldreraadet_hoeringssvar.docx frivilligraadet_hoeringssvar.pdf integrationsraadet_hoeringssvar.docx lars_christensen_hoeringssvar.docx udkast_til_kff_politik_med_redaktionelle_aendringer_efter_hoering.docx endeligt_udkast_til_kff_politik.docx

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Den 5. oktober 2015 besluttede Byrådet at sende forslag til ny Kultur-, Fritids- og Frivillighedspolitik for Ringsted Kommune (bilag 1) i offentlig høring i otte uger. Den offentlige høring er nu gennemført og der er indkommet 10 høringssvar (bilag 2-11).

    Beskrivelse af sagen

    Kultur-, Fritids- og Frivillighedspolitikken ligger i forlængelse af Byrådets vision ”Ringsted – midt i mulighederne” og skal ses i sammenhæng med andre af kommunens politikker fx. indenfor sundheds- og skoleområdet. Kultur-, Fritids- og Frivillighedspolitikken udmøntes konkret i underliggende strategier og handleplaner for områderne.

    Politikken forholder sig overordnet til Ringsted Kommunes tilgang til de tre områder: kultur, fritid og frivillighed, herunder også det folkeoplysende arbejde, som er omfattet af folkeoplysningsloven.

    Kultur-, Fritids- og Frivillighedspolitikken skal udmøntes i et samarbejde med relevante aktører indenfor de tre områder og har desuden til formål at:

     

    • Udstikke principper for, hvordan Ringsted Kommune arbejder med kultur, fritid og frivillighed.
    • Understøtte eksisterende og velfungerende aktiviteter samt sikre videreudvikling af – og sammenhæng i – disse.
    • Bidrage til udviklingen af kultur- og fritidslivet i samarbejde med relevante aktører.
    • Inspirere til udviklingen af selvkørende/bæredygtige initiativer.
    • Være bredt forankret og have ejerskab hos aktører på kultur-, fritids- og frivillighedsområdet.

     

    Politikudkastet er udviklet på baggrund af input fra borgere, aktører indenfor de tre områder, kulturlederne, 360 graders måling fra kommunens borgerpanel 2015 og det politiske udvalg (KTU).

     

    Opsummering af høringssvar

     

    Udkastet har været i høring i otte uger, og der er indkommet 10 høringsvar (bilag 2)

     

    Høringssvarene kan opdeles i følgende kategorier:

     

    • Rettelser til tekst/redaktionelle ændringer
    • Konkrete forslag til tiltag og indsatser, der kan medtages i de videre arbejde med udmøntning af politikken via strategier og handleplaner
    • Efterspørgsel af tydelige prioriteringer og en mere retningsgivende politik
    • Kommentarer og forslag der henhører under andre politik og strategiområder
    • Kommentarer af mere generel art

     

    En oversigt over høringssvar ses af nedenstående skema. Af skemaet fremgår det hvorledes administrationen vurderer at høringssvarene:

    • Umiddelbart kan indarbejdes som redaktionelle ændringer i det endelige politikforslag
    • Skal videreføres til det videre arbejde med strategi og handleplaner
    • Skan drøftes i udvalget med henblik på eventuel rettelse i KFF-politikken
    • Skal overføre til andre politik og strategiområder
    • Kan tages til efterretning eller ikke er relevante for høringen

     

    De redaktionelle ændringer der umiddelbart vurderes at kunne indarbejdes er markeret med rødt i ”Udkast til KFF politik med redaktionelle ændringer” (bilag 12)

     

    Høringspart

    Høringspart bemærkninger og forslag

    Administrationens bemærkninger

    Ringsted Kajakklub v/ Jan Christensen

    Der er fremsendt fire eksempler på politikker fra andre kommuner til inspiration

    Høringsvaret vurderes ikke at give anledning til ændringer i politikken, men kan give inspiration til det videre arbejde med strategi på området.

    TMS Forretningsudvalg v/ Henrik Dudek

    Fokus i høringssvar er  efterlysning af prioriteringer i forhold til eliteidræt, og samspillet mellem elite og bredde idræt. Udover dette er der en række konkrete forslag.

    Høringssvaret drøftes i udvalget. Konkrete forslag vurderes i det videre arbejde med strategi på området.

    Radikale Venstre v/ Leo Hjorth

    Fokus i høringssvar er efterlysning af prioriteringer på idrætsområdet og kulturområdet. Dette i forhold til samspillet mellem bredde og elitedræt, samt kulturarven og kvalitetskulturen som resurse i forhold til kommunens udvikling. Udover dette er der en række konkrete forslag, samt tekstnære rettelser.

    Høringssvaret drøftes i udvalget. Kulturarven som resurse er indarbejdet i oplægget til politikken som en redaktionel ændring. Konkrete forslag vurderes i det videre arbejde med strategi på området. Det vurderes at de tekstnære bemærkninger ikke skal indarbejdes.

    Ringsted Galleriet v/ Agnete Bertram

    Fokus i høringssvar er prioriteringer på kulturområdet, herunder et løft af den visuelle kultur samt samspillet mellem bredde og elite.

    Høringssvaret drøftes i udvalget

    Benløse IF v/ Elna Sørensen

    Efterspørger mulighed for at dyrke idræt i dagtimerne. Specielt i Benløse

    Bemærkningen vurderes i det videre arbejde med strategi på området

    Hans Erik Beyer, bestyrelsen Ringsted Galleriet

    Konkret forslag om at etablere kulturmarked på Torvet

    Bemærkningen vurderes i det videre arbejde med strategi på området

    Ældrerådet

    Fokus i høringsvaret er, at der mangler tydelighed i forhold til at det frivillige er frivilligt, og ikke skal pålægges fra kommunens side. På kulturområdet efterspørges den ældrepolitiske del, samt kulturarven som resurse. Derudover er der usikkerhed omkring brug af ordet rammer.

    Det vurderes, at høringsvaret ikke giver anledning til større indholdsmæssige ændringer, men at det understreger behovet for klarhed om at ”det frivillige er frivilligt” også i udlevelsen af politikken. Specifikke ældrepolitiske tiltag vurderes at høre til under strategi for ældreområdet. Ordet rammer er konsekvens rettet i teksten i KFF-politikken. Konkrete forslag vurderes i det videre arbejde med strategi på området.

    Frivilligrådet

    Fokus i høringssvaret er, at det frivillige skal være frivilligt, og at der skal være plads til alle former for frivillighed. På det kulturelle område efterspørges kulturarven som resurse. Dertil kommer konkrete forslag på området. Der er usikkerhed omkring brugen af ordet rammer. Der peges på at koblingen mellem den frivillige social indsats og integration skal nævnes specifikt.

    Det vurderes, at høringsvaret ikke giver anledning til større indholdsmæssige ændringer, men at det understreger behovet for klarhed om at ”det frivillige er frivilligt” også i udlevelsen af politikken. Kulturarven som resurse er indarbejdet i teksten som en redaktionel ændring. Konkrete forslag vurderes i det videre arbejde med strategi på området. Ordet rammer er konsekvens rettet i teksten. Specifikke integrationspolitiske tiltag vurderes at høre til under strategi for integrationsområdet.

    Integrationsrådet

    Der peges på manglende målsætning omkring integration af nye flygtninge i foreningslivet.

    Det vurderes at det ikke er relevant for høringen, men hører til under integrationsstrategien

    Lars Christensen

    Generelle betragtninger til kulturliv

    Høringsvaret vurderes ikke at give ikke anledning til ændringer

     

    Udmøntning af politikken via strategier og handleplaner

    Når politikken er endeligt vedtaget vil arbejdet med at udarbejde forslag til strategier og handleplaner indenfor de forskellige temaer og initiativer blive iværksat.

    Inddragelse og høring

    Politikudkastet er udviklet på baggrund af input fra borgere, aktører indenfor de tre områder, kulturlederne, 360 graders måling fra kommunens borgerpanel 2015 og det politiske udvalg (Kultur- og Trivselsudvalget). Derudover har politikudkastet været i 8 ugers høring.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Det er administrationens vurdering, at de indkomne høringssvar er af en sådan karakter, at de danner grundlag for endnu en drøftelse i udvalget, inden politikken kan endelig vedtages.

    Indstilling

    Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 19-01-2016

    Sagen drøftet.

     

    Ej til stede: Per Roos og Mette Ahm-Petersen

    Supplerende sagsfremstilling

    Ny sagsgangstabel

     

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Kultur- og Trivselsudvalget drøftede på udvalgsmødet den 19. januar 2016 de indkomne høringssvar til udkastet til kultur-, fritids og frivillighedspolitikken. Udvalget fandt, at det var relevant at præcisere enkelte steder i principperne for området. Det drejer sig om balancen mellem bredde og elite på idrætsområdet samt ift. det kulturelle og det kunstneriske område.

     

    Administrationen har efterfølgende indarbejdet resultatet af udvalgtes drøftelser i det endelige udkast til ny kultur-, fritids- og frivillighedspolitik. Endeligt udkast er vedlagt som bilag.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at politikken videresendes til vedtagelse i Byrådet.

    Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 23-02-2016

    Godkendt.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

     Anbefales godkendt.

  • Punkt 13 Lærernes arbejdstid - udløb af aftale (BUU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/12168
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1_-_endelig_rammeaftale_om_arbejdstid_2015-16.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    X

    X

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    I denne sag skal der tages stilling til, hvorvidt den eksisterende arbejdstidsaftale for lærere og børnehaveklasseledere på skoleområdet skal søges forlænget.

    Den eksisterende arbejdstidsaftale udløber 30. juni 2016.

    Beskrivelse af sagen

    Den 7. april 2014 besluttede Byrådet, at indgå en rammeaftale for lærernes arbejdstid mellem Ringsted Kommune og Ringsted-Sorø Lærerforening for skoleåret 2014-2015. Samtidig blev Byrådet orienteret om et administrativt administrationsgrundlag. Beslutningen og orienteringen skete på baggrund af Byrådets beslutning den 9. december 2013:

    ”Administrationen i Skolecentret skal indlede forhandlinger med Danmarks Lærerforening – den lokale lærerkreds – om etablering af en etårig aftale for lærernes arbejdstid i skoleåret 2014-15. Aftalen skal virke som en overgangsordning til ny reform. I skoleåret 2015-2016 indgås der ikke en kommunal aftale”.

    Den 7. april 2015 besluttede Byrådet at forlænge arbejdstidsaftalen således, at denne gælder for indeværende skoleår (skoleåret 2015-2016).


    Beslutningen blev truffet på baggrund af en evaluering af arbejdstidsaftalen. Evalueringen blev udarbejdet af administrationen i et samarbejde med den lokale afdeling af Skolelederforeningen og Ringsted-Sorø Lærerforening.


    Evalueringen viste at såvel Skolelederforeningen som Ringsted-Sorø Lærerforeningen ønskede arbejdstidsaftalen videreført.


    Den nuværende arbejdstidsaftale er vedlagt som bilag nr. 1.


    Den indgåede arbejdstidsaftale udløber således den 30. juni 2016.


    Arbejdstidsaftalen indeholder indledende afsnit som omhandler hvordan arbejdstidsaftalen kan understøtte godt arbejdsmiljø og realisering af de politiske målsætninger på skoleområdet. Derudover forholder den sig konkret til lærernes og børnehaveklasseledernes arbejdstid, idet det fastlægges at:

    • Arbejdstiden beregnes for én normperiode. Arbejdstiden udgør 8,0 time gange 210 dage og udgør i skoleåret 2015-2016 1679,8 nettoarbejdstimer. Arbejdstiden planlægges son et gennemsnit i normperioden.
    • Ved fuldtidsbeskæftigelse udgør det normale timetal således 40 timer om ugen – svarende til 8,0 time i gennemsnit pr. arbejdsdag.
    • Et skoleår regnes fra den 1. august til den 31. juli det efterfølgende år.
    • For deltidsansatte er arbejdstiden i skoleåret reduceret i overensstemmelse med det aftalte gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
    • Den kollektive ferie er uge 7 samt uge 27, 28, 29 og 30 (2016).

    Derudover indeholder den en del af lovteksten;

    • Arbejdstiden skal – så vidt muligt – være samlet, så medarbejderne kan anvende arbejdstiden hensigtsmæssigt. Arbejdet tilrettelægges, så der i visest mulige omfang er sammenhæng mellem elementerne i den samlede arbejdsopgave på dagen. For arbejdstid efter kl. 17.00 udbetales ulempegodtgørelse – møder kan således findes sted efter kl. 17.00.

    Arbejdstidsaftalen forholder sig således ikke til krav om lærernes tilstedeværelse på skolerne eller til tid til forberedelse eller tid til undervisning eller andre opgaver. Dette fastlægges i administrationsgrundlaget og i lokale drøftelser på skolerne.

    Høring

    Ingen høring

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

    Vurdering

    Det er administrationens vurdering, at den indgåede arbejdstidsaftale har været en god ramme omkring lærernes og børnehaveklasseledernes arbejdstid i de første år med ny arbejdstidsaftale og samtidig mange forandringer i forbindelse med implementeringen af folkeskolereformen.

    Det er ligeledes administrationens vurdering, at en forlængelse vil bidrage til at sikre stabile forhold omkring arbejdstiden. Såfremt Ringsted Kommune ikke har en fælleskommunal arbejdstidsaftale – vil skolerne selv skulle sikre rammer omkring arbejdstiden i det kommende skoleår. Dette vil ske i samarbejde på tværs af skolerne med skolecenterchefen som tovholder. Samarbejdet vil sikre, at der fortsat på skolerne vil arbejdes med intentionerne fra arbejdstidsaftalen i forhold til at sikre godt arbejdsmiljø og realiseringen af de politiske målsætninger. Ligesom det vil sikre, at en ensartethed af arbejdsforhold på skolerne i Ringsted kommune. Det er derfor administrationens vurdering, at der også kan opnås kan skabes en god ramme omkring lærernes og børnehaveklasseledernes arbejdstid uden en kommunal arbejdstidsaftale.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at der træffes beslutning om nuværende arbejdstidsaftale skal søges forlænget efter dialog med Ringsted-Sorø Lærerforening.

    Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 14-12-2015

    Punktet udsættes til februar-mødet.

    Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 22-02-2016

    Udvalget indstiller, at:

     

    1. Den nuværende arbejdstidsaftale skal søges forlænget med et år efter dialog med Ringsted-Sorø Lærerforening med følgende bemærkninger:

                     a. Tilstedeværelsestiden på skolerne er på 35 ugentlige timer.

     

    Derudover stillede Britta Nielsen forslag om et max på 26 undervisningslektioner for lærerne i gennemsnit om ugen fra skoleåret 2016/2017. Derudover et max på 25 undervisningslektioner i gennemsnit om ugen i det første skoleår for nyuddannede lærere gældende fra skoleåret 2016/2017.

     

    Finansieringen af dette indgår i budgetforhandlinger for 2017 som ønskelisteforslag. Såfremt der ikke findes finansiering via budgetforhandlingerne skal det finansieres indenfor skolernes egne budgetter.

     

    Afstemning om Britta Nielsens forslag:

    A
    Sadik Topcu (hjsato) A

    O
    Daniel Nørhave (hjdan) O

    V
    Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (hjjoda) V


    Rikke Hedegaard (rho) V


    Per Flor (pefl) A

    F
    Britta Nielsen (hjbrni) F


    Kisser Franciska Lehnert (hjkile)

    For

    Ej til stede

    Imod

     x

     x

    Undlod

     x

     

    Per Flor stillede herefter forslag om at administrationen udarbejder ønskelisteforslag til budgetforhandlinger for 2017 til finansiering af et max på 26 undervisningslektioner for lærerne i gennemsnit om ugen fra skoleåret 2017/2018. Derudover et max på 25 undervisningslektioner i gennemsnit om ugen i det første skoleår for nyuddannede lærere gældende fra skoleåret 2017/2018.

     

    Afstemning om Per Flors forslag

    A
    Sadik Topcu (hjsato) A

    O
    Daniel Nørhave (hjdan) O

    V
    Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (hjjoda) V


    Rikke Hedegaard (rho) V


    Per Flor (pefl) A

    F
    Britta Nielsen (hjbrni) F


    Kisser Franciska Lehnert (hjkile)

    For

     x

     x

     x

     x

    Ej til stede

    Imod

    Undlod

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Udvalgets indstillingspunkt 1 og underpunkt a. anbefales godkendt

     

    Britta Nielsen stillede forslag om et max på 26 undervisningslektioner for lærerne i gennemsnit om ugen fra skoleåret 2016/2017. Derudover et max på 25 undervisningslektioner i gennemsnit om ugen i det første skoleår for nyuddannede lærere gældende fra skoleåret 2016/2017.

    Det aftales at skolerne kompenseres med 1,5 mio. kr. på årsbasis. Finansieringen for perioden 1.08.2016 til 31.12 2016 svarende til 625.000 kr. overføres af uforbrugte midler i regnskab 2015. Derudover indgår beløbet i budgettet for 2017.

     

    V
    Henrik Hvidesten (hjhehv) V

    A
    Sadik Topcu (hjsato) A

    V
    Klaus Hansen (hjkh) V

    A
    Lisbeth Andersen (hjlika) A

    O
    Per Nørhave (hjpen) O

    O
    Daniel Nørhave (hjdan) O

    F
    Britta Nielsen (hjbrni) F

    B
    Torben Lollike (tlo) B

    C
    Finn Andersen (hjfian) C

    For

    Imod

     x

     x

     x

     x

     x

    Undlod

     

    Børne og Undervisningsudvalget anbefalede forslag om at administrationen udarbejder ønskelisteforslag til budgetforhandlinger for 2017 til finansiering af et max på 26 undervisningslektioner for lærerne i gennemsnit om ugen fra skoleåret 2017/2018. Derudover et max på 25 undervisningslektioner i gennemsnit om ugen i det første skoleår for nyuddannede lærere gældende fra skoleåret 2017/2018.

     

    Økonomiudvalget anbefaler Børne og Undervisningsudvalgets vedtagne forslag godkendt.

  • Punkt 14 Kvalitetsrapport for folkeskolerne - skoleåret 2014/15 (BUU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/20257
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1_kvalitetsrapport_14-15_inkl._bilag_1.docx bilag_2_skolebestyrelsernes_udtalelserhoeringssvar.docx bilag_3_rapport_brugertilfredshedsundersoegelse_ringsted_ko_dok_106773-15_v11.pdf.pdf bilag_5_hoeringssvar_kvalitetsrapporten_campusskolen.docx

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Efter folkeskolelovens § 40a skal Byrådet udarbejde en kvalitetsrapport hvert andet år. Dog skal der, som opfølgning på implementering af folkeskolereformen, ekstraordinært udarbejdes en selvstændig rapport for skoleåret 2014/15. Rapporten beskriver skolevæsnets og de enkelte skolers niveau i forhold til nationale og lokalt fastsatte mål.

     

    Sagen handler om rapporten for skoleåret 2014/15 efter at den har været i høring i skolebestyrelserne.

    Beskrivelse af sagen

    Med folkeskolereformen blev der indført nye bestemmelser for rapporten med mere fokus på skolernes resultater og mindre på beskrivelse af pædagogiske processer.

     

    Rapportens formål er, gennem tilvejebringelse af dokumentation om det kommunale skolevæsen, at styrke Byrådets mulighed for at varetage dets ansvar for folkeskolen. Rapporten er således et mål- og resultatstyringsværktøj, samt et værktøj, der kan tilvejebringe et fremadrettet fokus og være et nyttigt grundlag for dialogen mellem Byrådet, skolecentret, skolelederne og skolebestyrelserne samt skolens pædagogiske personale.

     

    Byrådet kan, jævnfør bestemmelserne, hvis niveauet i skolevæsnet eller på en skole ikke er tilfredsstillende, bede om at der, som en del af rapporten, udarbejdes en handlingsplan med opfølgende initiativer.

     

    Rapporten (bilag 1) er udarbejdet efter de nye bestemmelser suppleret med lokalt fastsatte beskrivelser og resultatmål.

    De lokalt fastsatte beskrivelser er

    - Beskrivelser af de 4 temaer fra virksomhedsstrategierne

    o Højtydende og inkluderende læringsmiljøer med fokus på alle børns læring og trivsel

    o Målrettet vejledningspraksis og – kultur

    o Pædagogisk-didaktisk fokuseret teamsamarbejde

    o Virkningsfuld ledelse

    - Brugertilfredshedsundersøgelse fra maj/juni 2015 (bilag 3)

    - Beskrivelse af tosprogs taskforcen

    - Beskrivelse af dansk to området

    - Beskrivelse af skolernes økonomi i hovedtal

    - Redegørelse for elevvandringer som følge af det frie skolevalg

    - Antal faglige vejledere på skolerne

    - Beskrivelse af overgangen fra dagtilbud til skole – herunder antal skoleudsættere

    - Beskrivelse af antal digitale læremidler

     

    Resultater af de nationale test indgår i rapporten som et lukket bilag (bilag 4), da hverken opgaver eller resultater i de nationale test må offentliggøres jævnfør gældende bestemmeler.

     

    Rapporten samt skolebestyrelsernes udtalelser (bilag 2) offentliggøres på kommunens hjemmeside.

     

    Næste kvalitetsrapport vil jævnfør de nye bestemmelser blive udarbejdet i efteråret 2017 omhandlende skoleårene 2015/16 og 2016/17 – og med politisk behandling inden udgangen af marts 2018.

    Inddragelse og høring

    Rapporten inkl. et lukket bilag vedrørende resultater ved de nationale test har været i høring i skolebestyrelserne.

     

    De indkomne høringssvar indgår i rapporten samlet som bilag 2.

     

    Idet skolebestyrelserne tager rapporten til efterretning, er der indkommet bemærkninger sammenfattet omkring:

    - At rapporten er et godt grundlag for skolebestyrelsernes videre arbejde omkring skolernes virksomhedsstrategi.

    - At rapporten på en god måde monitorerer skolernes faglige resultater samtidig med at den giver anledning til at drøfte hvilke andre kvaliteter der er vigtig for et godt liv.

    - At rapporten, trods de mange figurer og grafer, giver et begrænset billede af elevernes progression, idet den primært belyser hvordan billedet er på de enkelte årgange – hvorfor det kan være for tidligt at konkludere tendenser.

    - At rapporten dokumenterer at der generelt er et forbedringspotentiale, da mange målepunkter ligger under landsgennemsnittet.

    - At rapporten giver anledning til, at se om der er kausale sammenhænge mellem skolernes økonomiske rammer og deres faglige resultater, trivslen og inklusionsgraden.

    - At rapporten giver grundlag for relevante politiske drøftelser med henblik på prioriteringer der gør, at kommunens elever kommer over gennemsnittet.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Skolecentret vurderer sammenfattende, at rapporten med den solide dokumentation, giver et retvisende billede af folkeskolernes rammer, resultater og udfordringer.

     

    Blandt skolernes resultater og udfordringer skal fra den sammenfattende helhedsvurdering nævnes:

    - At karaktergennemsnittet i de bundne prøver (dansk, matematik, engelsk og fysik/kemi) ved afgangsprøverne i skoleåret 2014/15 alle lå under landsgennemsnittet.

    - At udviklingen i karaktergennemsnittet i de bundne prøvefag igennem de seneste tre år have udviklet sig positivt med en stigning fra 6,1 til 6,7.

    - At andelen af elever med gode resultater i de nationale test i dansk læsning og matematik de seneste tre år lå med få undtagelser under landsgennemsnittet, men var stigende i dansk læsning på 2., 4. og 8. klassetrin samt i matematik på 3. klassetrin.

    - At andelen af dårlige læsere var faldende på 2., 4. og 8. klassetrin, mens den var steget på 6. klassetrin.

    - At andelen af elever med mindst karakteren 2 i både dansk og matematik var steget fra 13/14 til 14/15. Elever skal som hovedregel opnå karakteren 2 i både dansk og matematik for at blive optaget på en erhvervsuddannelse.

    - At andelen af elever i 9. klasse, som forventes at fuldføre en ungdomsuddannelse inden for 6 år var stigende. Det nationale mål i 2020 er 95 % og Ringsted lå på 76,1 %.

    - At andelen af planlagte undervisningstimer med kompetencedækning var stigende

    - At andelen af elever der modtager undervisning i den almindelige undervisning var faldet lidt og lå i 14/15 på 94,4 %. Det nationale mål er 98 %.

     

    Rapporten dokumenterer og understøtter skolernes og skolecentrets bestræbelser på at styrke den faglige udvikling og højne resultaterne således, at alle elever udfordres, så de bliver så dygtige de kan, at betydningen af elevernes sociale baggrund i forhold de faglige resultater mindskes samt at tilliden til og trivslen i folkeskolerne styrkes blandt andet gennem respekt for professionel viden og praksis.

     

    Rapporten danner endvidere grundlag for at kommunalt fastsatte mål om, at det faglige niveau for den nederste tredjedel, for midten og for den øverste tredjedel skal hæves, at elevernes trivsel skal øges og at skolerne skal positionere sig selv i lokalmiljøet.

     

    Den sammenfattende helhedsvurdering er, at skolevæsnet står over for store udfordringer med henblik på generelt at højne det faglige niveau, idet skolernes faglige resultater generelt ligger under landsgennemsnittet, men samtidig kan der på centrale områder konstateres en positiv udvikling i de faglige resultater. Det er skolecentrets vurdering, at der allerede er igangsat tiltag, der forventes at skabe forbedringer på skoleområdet. Der er tale om tiltag såsom;

    • Udvikling af målstyret undervisning, hvor fokus rykkes fra undervisning til elevernes læringsudbytte
    • Alle lærerteam har udarbejdet en konkret plan for hvordan der skabes gode rammer for effektfuld undervisning i deres klasser, og for hvordan der skal justeres, hvis det gode undervisningsmiljø udfordres
    • Trivselsvurderinger 2 gange årligt af alle elever
    • Kompetenceudvikling af skoleledelser med særligt fokus på hvordan ledelserne kan give medarbejdere faglig sparring
    • Etablering af forandringsteam på alle skoler, hvor der arbejdes målrettet med udvikling af elevernes læring og med forbedring af skolernes faglige resultater

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at kvalitetsrapporten godkendes.

    Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 22-02-2016

    Udvalget indstiller, at kvalitetsrapporten godkendes.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt

  • Punkt 15 Driftsoverenskomst med Sorø Kommune vedr. 10. klasse (BUU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/8600
    Sagen afgøres i: Byrådet
    fornyet_driftsoverenskomst_for_skoleaaret_16-17.docx

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Sorø Kommune har anmodet Ringsted Kommune om forlængelse af samarbejde omkring elever til 10. skoleår fra Sorø Kommune.

    Beskrivelse af sagen

    I februar 2015 blev skolecentret kontaktet af Sorø Kommune med henblik på samarbejde omkring 10. klasse elever fra Sorø Kommune. Efter inddragelse af Ringsted Kommunes 10. klassecenter, og politiske beslutning, blev der efterfølgende indgået en driftsoverenskomst for skoleåret 2015/16.

     

    Driftsoverenskomsten regulerer klassestørrelser, kapacitet og pris. Der blev fastsat en enhedspris pr. elev for begge typer 10. klasseforløb (almindelige 10. klasse og det erhvervsrettede 10. klasseforløb (eud)).

     

    Cirka 30 % af undervisningen på eud10 foregår på Zealand Business College (ZBC) via et samarbejde med 10. klassecentret.

     

    Sorø Kommune har henvendt sig igen og ved et evalueringsmøde med deltagelse af en repræsentant fra Sorø Kommune og lederen af 10. klassecentret, blev der konstateret tilfredshed med samarbejdet.

     

    For skoleåret 2015/16 blev det forudsat, at der var 15-16 elever fra Sorø Kommune til den almindelige 10. klasse og 7-8 elever til eud10. Det faktiske tal blev 15 elever til den almindelige 10. klasse og 8 elever til eud10.

     

    Der blev for skoleåret 2015/16 fastsat en enhedspris pr. elev på kr. 68.436. Og budgetmæssigt blev det forudsat, at der ville komme i alt 23 elever fra Sorø Kommune, det vil sige en indtægt på kr. 1.574.028 til dækning af øgede udgifter i 10 klassecentret på Campusskolen samt betaling til ZBC.

     

    De forventede elevtal for skoleåret 2016/17 er cirka 20 elever.

     

    Skolecentret har på den baggrund i samarbejde med Sorø Kommune udarbejdet udkast til forlængelse af aftalen for skoleåret 2016/17 med en justering af enhedsprisen (Bilag 1).

    Inddragelse og høring

    Der har været afholdt en fælles evalueringsmøde med deltagelse af en repræsentant fra Sorø Kommune og lederen af Ringsted Kommunes 10. klassecenter.

    Økonomi

    I forbindelse med driftsoverenskomsten om 10. klasse med Sorø Kommune, prisreguleres taksten med 1,6 %, hvilket svarer til kommunens generelle pris- og lønfremskrivning fra 2015 til 2016. Taksten vil som følge af dette være 69.531 kr. pr. elev i skoleåret 2016/17.

     

    Dette har ingen bevillingsmæssige konsekvenser, da bevillingerne ved vedtagelsen i 2015 også blev indarbejdet i overslagsårene.

    Vurdering

    Skolecentret vurderer på baggrund af evalueringen det hensigtsmæssigt, at forlænge driftsoverenskomsten, der muliggør og regulerer undervisningen af 10. klasseelever fra Sorø Kommune i skoleåret 2016/17. Med driftsoverenskomsten har begge kommuner fortsat et aftalt og kendt grundlag at administrere optag og drift af 10. klasse undervisningen.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at driftsoverenskomsten forlænges.

    Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 22-02-2016

    Udvalget indstiller, at driftsoverenskomsten forlænges.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt

  • Punkt 16 Anlægsbevilling til renovering af fortove 2013 (KMU)

    SagsID/Sagsnummer: 13/2229
    Sagen afgøres i: Byrådet

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    X

    X

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til anlægsbevilling til renovering af fortove i Ørslev og afsættelse af rådighedsbeløb til finansiering af bevillingen.

    Beskrivelse af sagen

    Byrådet besluttede den 8. april 2013 at give en anlægsbevilling på 1,850 mio. kr. til renovering af fortove i Ørslev.

     

    For at kunne færdiggøre projektet søges der hermed om en anlægsbevilling på 0,6 mio. kr. til brug ved udlægning af 2 cm slidlag i asfalt samt opretning af grundejernes indkørsel, hovedsagligt med fast belægning.

     

    I det oprindelige projekt var det planlagt, at der skulle udlægges et slidlag asfalt (2 cm pulverasfalt) oven på den eksisterende asfalt på fortovet, efter at kantstenen var sat.

     

    Det viste sig at det eksisterende asfaltlag var tyndt og tørt, så det knækkede og smuldrede, da Vej og Park fræsede ud til kantstenen.

    Derfor var Vej og Park nødsaget til at pille alt den eksisterende asfalt op.

    Da asfalten var taget op viste det sig, at der ikke var tilstrækkeligt bærelag, så der måtte graves ud og etableres nyt bærelag i stabil med GAB asfalt oven på.

     

    Udgifterne til ovenstående opgaver er betalt over Vej og Parks driftsbevilling, og Vej og Park har efterfølgende foretaget en ompostering til anlægsprojektet ”Renovering af fortov 2013” pålydende 0,3 mio. kr.

     

    Det har betydet merudgift til:

    • Opbrydning og bortskaffelse af asfalt
    • Opgravning og bortskaffelse af grus/jord, for at lave et nyt bærelag
    • Udlægning og indkøb af stabilgrus som bærelag
    • Udlægning af GAB

    Inddragelse og høring

    Ingen.

    Økonomi

    Byrådet besluttede den 8. april 2013 at give en anlægsbevilling på 1,850 mio. kr. til renovering af fortov i Ørslev.

     

    I 2016 er der afsat et beløb til ”Genopretning af veje 2016” på 2,0 mio. kr. Denne pulje foreslås overført fra drifts- til anlægsbudgettet.

     

    Der søges om en anlægsbevilling til udgifter på 0,6 mio. kr. til færdiggørelse af projektet, som foreslås finansieret ved, at der overføres rådighedsbeløb på 0,6 mio. kr. i 2016 til anlægsprojektet ”Renovering af fortove 2013” fra puljen ”Genopretning af veje 2016”.

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at færdiggørelse af fortovsrenovering og asfaltering kan gennemføres i foråret 2016, således at Ørslev Gade kommer til at fremstå med et pænt helhedsindtryk med blandt a ndet Ørslev Stationsvej.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

     

    1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 0,6 mio. kr. til anlægsprojektet ”Renovering af fortove 2013” til færdiggørelse af projektet,
    2. at puljen ”Genopretning af veje 2016” på 2,0 mio. kr. overføres til anlægsbudgettet,
    3. at anlægsbevillingen til ”Renovering af fortove 2013” finansieres ved at overføre rådighedsbeløb på 0,6 mio. kr. i 2016 fra puljen til ”Genopretning af veje 2016”.

    Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 25-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

    Ej til stede: Henrik Kjær

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 17 Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til istandsættelse af broer 2016 (KMU)

    SagsID/Sagsnummer: 16/738
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1_-_liste_over_broer_med_prioritering.pdf bilag_2_-_oplaeg_til_broarbejder.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Byrådet vedtog med budget 2016 at afsætte midler til istandsættelse af broer.

    Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til, hvilke større broarbejder der skal udføres i 2016, samt til anlægsbevilling og afsættelse af rådighedsbeløb. 

    Beskrivelse af sagen

    På budget 2016 er der afsat et rådighedsbeløb på 3,0 mio. kr. til større istandsættelsesarbejder på broer.

     

    I perioden fra og med 2013 – 2016 har der hvert år været afsat 3,0 mio. kr. på anlægs-budgettet til større istandsættelser af broer. Disse midler blev afsat, fordi et generaleftersyn af broerne i 2009 – 2011 viste, at der var et efterslæb på vedligeholdelse af broerne. Det er sidste år i år, at der er afsat midler på anlægsbudgettet til broistandsættelse.

     

    Ringsted Kommunes rådgiver har udarbejdet en samlet oversigt over alle broer med overslag og prioritering af de broer, der har størst behov for istandsættelse. Oversigten med overslag for istandsættelsesbehov er vist i Bilag 1.

     

    Broerne er prioriteret i forhold til de enkelte broers tilstand og lagt ind som forslag til, i hvilke år de skal istandsættes.

     

    I år har administrationen i forbindelse med prioriteringen valgt at pege på broer, der ikke er beliggende i de områder, hvor der er banearbejder i gang. De udskydes for at undgå yderligere trafikomlægninger m.v. i nærheden af baneprojekter, selv om nogle af broerne har høj prioritet.

     

    Ud fra ovennævnte prioriteringsprincipper er der i 2016 foreslået:

    • Holbækvej – underføring af Ringsted Å (Bro nr. 47 i broregister)
    • Gyrstingevej – underføring af Frømose Å (Bro nr. 13 i broregister)

     

    På bro nr. 47 har der været udført særeftersyn i 2011, fordi der var gennemsivninger. Eftersynet viste manglende fugtisolering, nedbrudt beton og rusten armering. Arbejdet skal udføres i de tørreste perioder af året (maj-september) på grund af vandmængden i Ringsted Å.

    Det forventes, at trafikken kan opretholdes i begrænset omfang – et kørebanespor, mens arbejdet pågår.

     

    Overslag for bro nr. 47:

    Entreprenørudgifter    3,000 mio. kr.

    Forundersøgelser        0,085 mio. kr. (Ledninger, geotekniske, skel og miljøhåndtering)

    Uforudsete udgifter     0,260 mio. kr.

    Projekt og intern

    honorar                        0,475 mio. kr.

    Overslag                     3,820 mio. kr.

     

    Bro nr. 13 er revnet på undersiden, begyndende sporkøring på vejen ved broen, og autoværn der ikke lever op til nugældende regler for autoværn.

     

    Overslag for bro nr. 13:

    Entreprenørudgifter    0,450 mio. kr.

    Forundersøgelser        0,015 mio. kr.

    Uforudsete udgifter     0,040 mio. kr.

    Projekt og intern

    honorar                        0,065 mio. kr.

    Overslag                     0,570 mio. kr.

     

    Broernes placering på oversigtskort og nærmere beskrivelse af de planlagte arbejders omfang kan ses i Bilag 2.

     

    Ringsted Kommune ejer broerne og har vedligeholdelsespligten.

     

    Der er ikke finansieringsmulighed til at gennemføre istandsættelsesarbejder på begge broer i 2016. Bro nr. 47 kan istandsættes for anlægsmidler, hvis der flyttes anlægsmidler fra andre anlæg. Bro nr. 13 kan istandsættes for anlægsmidler til broer. Der er også mulighed for at bro nr. 13 kan istandsættes for driftsmidler. Der er således flere valgmuligheder.

     

    Nærværende ansøgningsprocedure afviger fra givne retningslinjer. Jævnfør kasse- og regnskabsregulativet skal der først søges en bevilling til afholdelse af projekteringsomkostninger, dernæst skal der ansøges om en bevilling til afholdelse af udførelsesomkostninger.

     

    For at reducere tiden fra udbud af projektering og til udførelse af entreprise, anbefales det, at der gives accept på en samlet ansøgning.

     

    En forudsætning for gennemførelse af broarbejderne er, at de udføres i månederne fra maj til og med september.

    Inddragelse og høring

    Ingen.

    Økonomi

    Bro nr. 47 (Holbækvej) – mulighed 1.

    Der er afsat et rådighedsbeløb på 3,0 mio. kr. i år 2016 til ”Istandsættelse af broer”.

    Der søges om en anlægsbevilling til udgifter på 3,82 mio. kr. til ”Istandsættelse af broer 2016” til renovering af bro nr. 47.

     

    Der er afsat rådighedsbeløb på 3,0 mio. kr. i 2016 til samme formål som kan anvendes til delvis finansiering af bevillingen. Den resterende ufinansierede del på 0,82 mio. kr. foreslås finansieret af den afsatte pulje på 2,0 mio. kr. i 2016 til ”Genopretning af veje”.

     

    Det skal bemærkes, at puljen til ”Genopretning af veje” er afsat som en driftsbevilling i 2016 men søges i sagen, ”A nlægsbevilling til renovering af fortove 2013” på denne dagsorden, overført til anlæg.

     

    Bro nr. 13 (Gyrstingevej) – mulighed 2.

    Der er afsat et rådighedsbeløb på 3,0 mio. kr. i år 2016 til ”Istandsættelse af broer”.

    Der søges om en anlægsbevilling til udgifter på 0,57 mio. kr. finansieret af rådighedsbeløbet til broer.

    Vurdering

    Istandsættelse af bro nr. 47 prioriteres højere end bro nr. 13. Det gør den, fordi nyværdien af bro nr. 47 (4,0 mio. kr.) er højere en bro nr. 13 (2,0 mio. kr.) og fordi bro nr. 47 er placeret på en vej, der har større trafikal betydning end den vej, hvor bro nr. 13 er placeret.

     

    De forventede udgifter til istandsættelse af bro nr. 47 kan ikke holdes indenfor anlægsbudgettet på 3,0 mio. kr. til broer. Derfor foreslås det, at en del af de forventede udgifter finansieres via anlægsmidler til genoprettelse af veje, idet vejbane og cykelstier hen over broen er asfaltbelægning.

     

    Det er sidste år, at der er en anlægsbevilling til broer. Frem over vil det ikke være muligt at istandsætte bro nr. 47 for anlægsmidler, idet driftsmidlerne ikke er tilstrækkelig til så stor en istandsættelse.

     

    Bro nr. 13 kan fx istandsættes via driftsmidler, da der årligt er ca. 1,3 mio. kr. til drift af broer.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, 

     

    1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 3,82 mio. kr. til anlægsprojektet ”Istandsættelse af broer 2016” til istandsættelse af bro nr. 47 (Holbækvej/Ringsted Å ),
    2. at anlægsbevillingen finansieres delvist af det allerede afsatte rådighedsbeløb på 3,0 mio. kr. til samme formål,
    3. at anlægsbevillingen finansieres delvist ved at overføre rådighedsbeløb på 0,82 mio. kr. fra anlægsprojektet ”Genopretning af veje 2016” til anlægsprojektet ”Istandsættelse af broer 2016”.

    Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 25-02-2016

    Indstillingspunkterne 1 og 2 anbefales godkendt.

     

    Klima- og Miljøudvalget indstiller, at anlægsbevillingen delvist finansieres med 0,82 mio. kr. i forbindelse med Byrådets behandling af sagerne om afslutning af regnskabet for 2015 og overførsel af uforbrugte midler.

     

    Ej til stede: Henrik Kjær

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt med bemærkningen om at finansiering sker via uforbrugte midler fra 2015 på driftsbudgettet på vejvedligeholdelse.

  • Punkt 18 Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til anlægsprojektet, Rekreative elementer i Benløse Bypark (KMU)

    SagsID/Sagsnummer: 13/19614
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1_-_godkendt_designplan.pdf bilag_2_-_aendringsforslag_til_designplan.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Sagen fremlægges med henblik på stillingstagen til etablering af belysning i Benløse Bypark med dertil hørende ændringer til nuværende designplan, anlægsbevilling samt afsættelse af rådighedsbeløb til belysning.

    Beskrivelse af sagen

    I forbindelse med klimatilpasningsprojektet i Benløse Bypark er der udarbejdet en designplan for Benløse Bypark (bilag 1), som blev godkendt i Byrådet den 5. oktober 2015. Ved fremlæggelse af denne designplan på et borgermøde i november 2015 kom der yderligere forslag fra borgerne til justeringer af designplanen.

     

    Især ønskede et stort antal borgere øget belysning, da parken i dag opleves som meget mørk og utryg. Fældning af træer og buske i det planlagte design vil bidrage til større lysindfald i dagtimerne, men dette vil ikke ændre på, at store dele af parken stadig vil være dårligt belyst efter mørkets frembrud.

     

    På baggrund af dette har administrationen udarbejdet et ændringsforslag (bilag 2) til den godkendte designplan, hvori der indgår øget belysning i parken. I forslaget er kalkuleret med 15 nye lyskilder, se billede.

    Billede 1: Belysningsforslag. Røde cirkler er eksisterende lyskilder. Gule cirkler er nye lyskilder.

     

    Ud over øget belysning havde borgerne også andre ændringsforslag på borgermødet, alle disse er gennemgået i samarbejde med rådgiver og følgende ønsker er fundet mulige at indarbejde i det nye forslag:

     

    • Flere bænke i det smalle grønne areal ved Hørstørkervej. Der er indarbejdet yderligere 2 stk.
    • Sikkerhedsunderlag ved legeelementer. Det er vurderet mest hensigtsmæssigt at indarbejde faldgrusunderlag frem for almindelig sand
    • Fokus på sammenhængende skolestier. Der vil blive foretaget udmatrikulering af matr. 34 g Benløse By, Benløse, hvor en ny børnehave skal placeres, så eksisterende sti med belysning bevares.

     

    Ud over de ovenstående tilføjelser, var der også andre forslag til projektet, som ikke er med taget i ændringsforslaget, enten fordi der ikke var entydig opbakning til dem fra borgerne, eller fordi forslagene er voldsomt fordyrende. Heriblandt multibane, skøjtebane og overdækket picnic areal.

     

    For at finde økonomi til ændringerne er der følgende forslag til nedjusteringer i det nye design:

     

    • Mængden af granitblokke er ændret fra 16 til 10 stk.
    • Græsmåtter under picnic-bænkene er fjernet
    • Materiale valg til broer over vandrenden i parken er ændret fra betonblokke til træbroer

     

    Pris på bænke og picnic-bænke nedjusteres. Oprindelig pris på disse var inklusiv montering fra en entreprenør. Monteringsarbejdet kan udføres til en væsentligt billigere pris af Vej og Park. Mængden af picnic-bænke øges fra 3 til 5 stk. grundet tabet af uformel siddeplads ved fjernelse af de 6 granitblokke. Derfor ingen besparelse på denne post.

     

    Ændringerne i designplanen har rent visuelt ikke de store konsekvenser. Den største visuelle indflydelse på området vil ses ved picnic arealet, se detailplan B (bilag 2).

     

    Drift

    I den eksisterende designplan er afsat 95.000 kr. årligt til vedligeholdelse af parken, dette er tidligere blevet vurderet at kunne indeholdes i nuværende budgetter for vedligehold af grønne områder og naturpladser. De skitserede ændringer vil ikke yderligere øge udgiften til vedligehold.

     

    Den øgede belysning vil til gengæld give en ekstra udgift på kommunens driftsbudget til vejbelysning. Den øgede udgift i årlig abonnement til SEAS-NVE for de 15 nye lyskilder i Benløse Bypark forventes at udgøre ca. 6.000 kr. årligt. Denne udgift forventes at kunne dækkes af det eksisterende driftsbudget på området.

    Inddragelse og høring

    Ingen formel høring. Godkendes ændringerne til designplan, vil den reviderede plan blive fremlagt på projektet s hjemmeside.

    Økonomi

    Ved godkendelse af designplanen i oktober 2015 blev der bevilliget 1,3 mio. kr. til rekreative elementer i Benløse Bypark.

     

    Med de forslåede justeringer til det eksisterende design med øget belysning i parken løber den samlede anlægspris op i 1.491.000 kr., og overstiger hermed det afsatte beløb på 1,3 mio.kr. Der søges derfor en anlægsbevilling på 200.000 kr. til ”Rekreative elementer i Benløse Bypark”, til finansiering af de foreslåede ændringer samt belysning.

     

    Der er ikke afsat rådighedsbeløb til disse udgifter. Anlægsbevillingen foreslås i stedet finansieret ved at overføre det resterende uforbrugte og udisponerede rådighedsbeløb fra anlægsprojektet ”Klimatilpasningsprojekter” i 2016.

    Vurdering

    Samlet set vurderer administrationen, at de foreslåede justeringer vil løfte den godkendte designplan for Benløse Bypark. Justeringerne imødekommer flere centrale elementer som ønskes af de lokale borgere, især belysningen vil bidrage til følelsen af tryghed samt øge borgernes mulighed for ophold i parken.

     

    Det er ikke vurderet muligt at holde udgifterne under den bevilligede ramme på 1,3 mio. kr., uden at gå for meget på kompromis med den allerede godkendte designplan.

     

    Det vurderes derfor hensigtsmæssigt at bevilge yderligere 200.000 kr. for at imødekomme borgernes ønske om øget belysning. Finansiering vurderes mulig ved at overføre midler afsat til indgåelse af nye klimatilpasningsprojekter i 2016.

     

    Den øgede udgift på 6.000 kr. årligt til belysningsdrift vurderes dækket af den løbende driftsbevilling til vejbelysning.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

     

    1. at de foreslåede ændringer til designplanen godkendes,
    2. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 0,2 mio. kr. til anlægsprojektet ”Rekreative elementer i Benløse Bypark”,
    3. at anlægsbevillingen finansieres ved at overføre uforbrugt rådighedsbeløb i 2016 på 0,2 mio. kr. fra anlægsprojektet ”Klimatilpasningsprojekter” til anlægsprojektet ”Rekreative elementer i Benløse Bypark”.

    Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 25-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

    Ej til stede: Henrik Kjær

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 19 Sideudvidelse af Sørup- og Hjelmsømaglevej (KMU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/4446
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1_-_afrapportering_af_forundersoegelser_-_sideudvidelse_af_soerup-_og_hjelmsoemaglevej.pdf bilag_2_-_snittegning_over_sideudvidelse_af_soerup-_og_hjelmsoemaglevej.pdf bilag_3_-_fordele_og_ulemper.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    X

    X

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til emnet sideudvidelse på Sørup- og Hjelmsømaglevej og i givet fald tage stilling til, hvilken metode der skal anvendes til forstærkning af vejen på den første etape (strækning A-B).

    Beskrivelse af sagen

    Sagen er tidligere behandlet i:

    • Byrådet den 7. april 2015, hvor der blev givet en anlægsbevilling på 0,22 mio. kr. til opmåling, til at fastlægge nuværende vejskel og intern honorar.
    • Byrådet den 5. oktober 2015, hvor der blev givet en anlægsbevilling til forundersøgelse, projektering og udbud på 0,2 mio. kr. til sideudvidelse af vejene, med bemærkning om genoptagelse af emnet sideudvidelse, når forundersøgelsen er gennemført.

     

    Rådgivende firma har nu udarbejdet forundersøgelse af en kørebaneudvidelse som alternativ til en istandsættelse af vejrabat, med grus langs eksisterende kørebane på Sørup- og Hjelmsømaglevej.  Forundersøgelsesrapport med snittegning af vejen kan ses i bilag 1 og 2.

     

    Forundersøgelsen er afgrænset til strækningen fra Vetterslev (A) til Almtoftevej (C). Denne strækning er på ca. 2,8 km. Hele strækningen af Sørup- og Hjelmsømaglevej er ca. 5,5 km lang (A-D). Der er forventning om, at en forundersøgelse af den første del af strækningen giver et godt billede af resten af strækningen, hvorfor det er undladt at undersøge hele strækningen.

     

     

     

    I kommuneplanen er strækningen A-D defineret som en fordelingsvej. Det betyder bl.a., at vejstrækningen ikke skal bære gennemkørende trafik. Dens hovedformål er at fordele trafikken til de bebyggelser og ejendomme, der ligger langs vejen. 

     

    Strækningen fra A til C skønnes belastet af tung trafik (lastbiler, busser, landbrugskøretøjer m.v.). Det kan ses ved spor i rabatten med ophobning af vand og nedbrydning af kørebane til følge. Nogle steder er der udlagt forstærkningssten (B-C) i rabatten, hvor denne har været meget blød. Kørebanen er ca. 4 meter bred, så derfor benyttes rabatterne når trafikanterne mødes.

     

    Administrationen peger på 3 mulige løsninger til forstærkning af rabatter til støtte for kørebanen på strækning A-B:

    • Sideudvidelse
    • Rabatforstærkning med grus
    • Rabatforstærkning med asfalt

     

    Punktet B er valgt som et naturligt sted at stoppe/begynde en sideudvidelse, fordi det er i et 90 graders sving og ikke fx midt på en lige strækning.

    Fordele og ulemper ved de 3 løsninger er nærmere beskrevet i bilag 3.

     

    Ved en sideudvidelse udvides kørebanen, mens der ved rabatforstærkning med henholdsvis grus eller asfalt, nærmere er tale om at sikre at den eksisterende kørebanebredde opretholdes, dog med en mindre udvidelse, når der forstærkes med asfalt.

     

    Overslag: (Sideudvidelse på strækning A-B)

    Entreprenørudgifter                            4,425 mio. kr.             

    Uforudsete udgifter                             0,225 mio. kr.

    Arealerstatning, landinspektør og

    intern.                                                  0,056 mio. kr.

    I alt                                                      4,706 mio. kr.

     

    Tidligere anlægsbevilling: 0,42 mio. kr.

     

    Overslag: (Rabatforstærkning med grus på strækning A-B) *)

    Entreprenørudgifter                0,137 mio. kr.

    Uforudsete udgifter                 0,010 mio. kr.

    Landinspektør og intern          0,025 mio. kr.

    I alt                                          0,172 mio. kr.

     

    *) Det udføres i dag via drift, men ikke hvert år.

     

    Overslag: (Rabatforstærkning med asfalt på strækning A-B)

    Entreprenørudgifter                0,920 mio. kr.

    Uforudsete udgifter                 0,010 mio. kr.

    Landinspektør og intern          0,025 mio. kr.

    I alt                                          0,955 mio. kr.

     

    I alle tre overslag indgår der ikke udgifter til forureningsundersøgelse, bortskaffelse af overskudsjord eller afhøvlet rabatjord. Ved rabatforstærkning forventes at afhøvlet rabatjord kan anvendes på andre kommunale veje til forstærkning af rabatter. Ved sideudvidelse skal der tillægges deponeringsafgift. Det er endnu ikke undersøgt om jorden er forurenet.  

     

    I den videre proces skal der beregnes jordmængder og der skal udtages jordprøver der skal analyseres. Afhængig af analyseresultatet kan der først herefter laves et overslag på, hvad det koster at bortskaffe jorden.

    Inddragelse og høring

    Ingen.

    Økonomi

    Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Administrationen anbefaler at der sideudvides fra A til B, hvis der ønskes en forbedring af trygheden for cyklister/knallerter. Det er ikke en løsning, der er nødvendig på den aktuelle strækning for at forbedre kørebanens kanter. På fordelingsveje ønskes ikke gennemførende trafik, og det er der en vis risiko for vil ske, hvis vejene bliver bredere. En sideudvidelse på 0,75 meter i hver side, kan godt være aktuelt på de fordelingsveje, hvor der fx kører bus i rute. 

     

    En årlig forstærkning af rabatten med grus medfører forbedringer for trafikanterne, da risikoen for at køre ned i huller mindskes. Samtidig vurderes det, at kørebanens levetid forlænges, hvis det sikres, at hullerne er fyldte med egnet materiale.

    Selv om der vælges en sideudvidelse, vil det også være nødvendigt med forstærkning af rabatten, men det vurderes til at skulle udføres sjældnere. Ved at vælge forstærkning med grus frem for sideudvidelse, kan flere rabatvejstrækninger blive forbedret.

     

    Rabatterne fra A til B er forstærket med grus i 2015. Ved en besigtigelse af strækningen ses, at der allerede er huller i rabatterne og enkelte steder knækker asfalten. På strækningen fra B til C er der nedlagt forstærkningsnet i rabatten, men rabatten bliver stadig opkørt.

     

    En forstærkning af rabatten med asfalt vurderes som en mulig løsning på strækningen A-B. På strækningen fra B-C skønnes, at løsningen ikke umiddelbart kan anvendes, da rabatarealerne vurderes til at skulle forstærkes og afvandingen forbedres, før det bliver en mulig løsning.

    Det kan ikke anbefales at vedblive at forstærke med grus de steder, hvor der er store problemer med afvanding af vejen. Så hellere først søge at løse afvandingsproblemet.

     

    Der er i alle 3 muligheder tale om at hindre en igangværende nedbrydning af kørebanekanter med forkortet levetid af kørebanen til følge, og derfor er anlægsmidler en mulig løsning for at bremse den negative udvikling. 

     

    Administrationen vender tilbage med en sag om anlægsbevilling, såfremt der træffes beslutning om at arbejde videre med sideudvidelse.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at der træffes beslutning om, hvorvidt der arbejdes videre med sideudvidelse, og i givet fald hvor og hvorledes.

    Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 25-02-2016

    Klima- og Miljøudvalget indstiller, at der forelægges en sag, hvor der arbejdes videre med rabatforstærkning med asfalt på strækningen fra Vetterslev til Sørup Herregård (Strækning A-B).

     

    Ej til stede: Henrik Kjær

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt med Klima og Miljøudvalgets bemærkning.

  • Punkt 20 Natur - og Miljøklagenævnets afgørelse vedrørende HOFOR´s regionale vandindvinding (KMU)(Lukket)

    SagsID/Sagsnummer: 15/10587
    Sagen afgøres i: Byrådet
  • Punkt 21 Evaluering af forsøg med ændret Flextur-takst (KMU)

    SagsID/Sagsnummer: 13/9143
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1_-_beslutning_om_forlaengelse_af_forsoeg_med_flextur-taksten_kmu.docx bilag_2_-_movias_evaluering_af_forsoegsordningen.pdf bilag_3_-_hoeringssvar_fra_busgruppen.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    X

    X

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Sagen fremlægges med henblik på stillingtagen til forlængelse af forsøg med udvidet kommunal takst for Flextur i Ringsted Kommune.

    Beskrivelse af sagen

    Da Byrådet den 8. december 2014 (Bilag 1) besluttede at forlænge forsøget med udvidet kommunetakst for Flextur til også at gælde 2015, blev det samtidig besluttet, at forsøget skulle evalueres i samarbejde med Busgruppen (repræsentanter fra landsbyerne) og Movia i eftersommeren 2015. Evalueringen skulle danne grundlag for en eventuel beslutning om at opfordre Movia til at gøre forsøget permanent. Grundet en procesfejl i administrationen har Movia´s evaluering ikke givet anledning til stillingtagen til forlængelse af ordningen, hvorfor Movia har genindført normal kommunetakst i Ringsted Kommune pr. 1. januar 2016.

     

    Den normale kommunetakst for Flextur er, at de første 10 km er inkluderet i grundtaksten på 24 kroner. Herefter koster det 6 kr. pr. ekstra kørte km. Ringsted Kommune har gennemført forsøg i 2014 og 2015 med at have de første 15 km inkluderet i grundtaksten.

     

    Movia har foretaget en evaluering af forsøgsordningen, der viser, at antallet af rejser med en længde på 10-15 km er steget mere end de øvrige rejser fra 2012 til 2015 (Bilag 2).

     

    Der er ikke implementeret større ændringer eller reduktioner i den traditionelle rutebuskørsel, som kan have flyttet kunder over til Flextur i perioden. I Holbæk og Næstved, der af Movia vurderes som værend e sammenlignelige kommuner i forhold til Ringsted Kommunes geografi og bystruktur, ses der ikke den samme udvikling i rejser med en længde på mellem 10-15 km.

     

    Movia´s konklusion er derfor, at forsøget i Ringsted Kommune har haft en effekt.

     

    En eventuel anmodning om at gøre den udvidede kommunetakst i Ringsted Kommune permanent skal i givet fald godkendes i Movia´s bestyrelse i april 2016 og vil som udgangspunkt kunne genindføres fra 1. juni 2016.

    Inddragelse og høring

    I forbindelse med evalueringen af forsøgsordningen har administrationen anmodet Busgruppen, bestående af repræsentanter fra landsbyerne, om at fremsende deres eventuelle bemærkninger til forsøgsordningen med den udvidede kørsel indenfor grundtaksten. 

     

    De fremsendte bemærkninger omhandler generelt en anbefaling om at gøre ordningen permanent (Bilag 3). Der er en generel opfattelse af, at Flextur benyttes flittigt til ærinder i Ringsted By. Især om aftenen og i weekender, hvor landsbyerne ikke betjenes af den almindelige rutekørsel, er Flextur et godt alternativ.

     

    I de landsbyer, der ligger over 10 km fra Ringsted By, har man derfor været glade for forsøgsordningen. Det har været en klar forbedring af forholdene på landet, at man kan komme til Ringsted for en fordelagtig takst. I de landsbyer, der har mindre end 10 km til Ringsted By støtter man også op om ordningen ud fra den holdning, at der ikke bør gøres forskel på landsbyerne.

    Økonomi

    De øgede udgifter for kommunen, som følge af forsøget, vurderes af Movia at være ca. 100.000 kr. om året. Der er allerede afsat 50.000 kr. årligt fra 2014 og frem. Hvis Byrådet vælger at anmode Movia om at forlænge ordningen, og anmodningen imødekommes af Movia´s bestyrelse, foreslås de resterende 50.000 kr. finansieret via den generelle bevilling til kollektiv trafik.

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at forsøget har haft en vis positiv effekt på mobiliteten i kommunens landområder. At gøre forsøget permanent vil gøre transportmuligheden mere attraktiv for borgere i de yderste dele af kommunen. Dette skal ses i sammenhæng med, at Ringsted Kommune samtidig indirekte målretter Flextur-ordningen mod landområderne ved den nylige indførelse af forsøgsordningen, som regulerer brugen af Flextur i Ringsted og Benløse byzone.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at Movia´s bestyrelse anmodes om snarest at gøre forsøget med 15 km kørsel indenfor grundtaksten permanent i Ringsted Kommune.

    Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 25-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

    Ej til stede: Henrik Kjær

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 22 Anlægsbevilling til rådgiverydelser til Plan for fornyelse af Bymidten (PBU, KMU)

    SagsID/Sagsnummer: 16/221
    Sagen afgøres i: Byrådet

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    X

    Indstilling

    X

    X

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Byrådet vedtog den 5. oktober 2015 at arbejde videre med det samlede Torveprojekt.

    Der skal tages stilling til en anlægsbevilling til rådgiverydelser til koordinering af projektet med bl.a. detailprojektering, afholdelse af licitationer, tilsyn og byggeregnskab mv. samt intern rådgivning i projektperioden 2016, 2017 og 2018.

    Beskrivelse af sagen

    Torveprojektet er blevet bearbejdet af 1:1 landskab, hvor flere af skitsernes intentioner er forbedret og tydeliggjort, og de er nu klar til at kunne overdrages til en totalrådgiver, der skal favne, samle og styre hele projektets enkeltdele samt udføre detailprojektering.

    I marts 2016 vil der blive valgt en totalrådgiver gennem et miniudbud i regi af Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) og deres rammeaftaler.

    Rammetidsplanen med etapeopdeling, hvor Klosterlunden/Kirkeplænen etableres i 2016, Torvet i 2017 og Nørregade/Markedspladsen i 2018, er fortsat gældende.

    Et dispositionsforslag vil efter planen komme til politisk behandling før sommerferien 2016, hvor det endelige projekt lægges fast.

     

    I sagen, som blev vedtaget i byrådet den 5. oktober 2015, blev der givet en anlægsbevilling til udarbejdelse af hovedprojekt på Ringsted Torv og udbud på 1,5 mio. kr. Projektet har sidenhen gennemgået en videreudvikling og kvalificering.

     

    Ved indgåelse af ekstern rådgiveraftale forventes denne at andrage 2,5 mio. kr. til projektstyring. Der er restbevillinger på 1,5 mio. kr. til disposition i projektet, hvorfor der søges om en anlægsbevilling til udgifter på 1,0 mio. kr. til ekstern rådgivning. 

     

    Derudover søges der om en anlægsbevilling på 0,6 mio. kr. til intern rådgivning og projektledelse mv.

    I 2016 vil der blive udarbejdet et projekt vedr. bygningselementet på Torvet. Et projekt som Realdania vil stå for sammen med Ringsted Kommune, og hvor bygningen forventes opført i 2017. Der vil før sommerferien 2016 blive forelagt en særskilt sag herom.

    Inddragelse og høring

    Ingen.

    Økonomi

    Der søges om en anlægsbevilling til udgifter på 1,0 mio. kr. til eksterne rådgivningsydelser. Derudover søges der om en anlægsbevilling til udgifter på 0,6 mio. kr. til intern rådgivning og projektledelse mv., for 2016, 2017 og 2018.

     

    Begge bevillinger søges finansieret af det allerede afsatte rådighedsbeløb til anlægsprojektet ”Plan for fornyelse af Bymidten”.

     

    Det resterende rådighedsbeløb vil herefter udgøre 15,3 mio. kr.

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at der skal en ekstern rådgiver til for at samle alle delelementerne i Torveprojektet og bringe det godt ind i sin næste fase, holde fremdriften, drive projektet frem, beregne og udarbejde arbejdstegninger til licitation mv., således at projektet kan realiseres på det foreliggende grundlag herunder tidsplanen.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 1,6 mio. kr. til anlægsprojektet ”Plan for fornyelse af Bymidten” til eksterne og interne rådgiverydelser,
    2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål

    Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 25-02-2016

    Taget til efterretning.

     

    Ej til stede: Henrik Kjær

    Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 29-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert, Per Flor og Anders Weber

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 23 Rådighedsbeløb til ’Områdefornyelsen i Ringsted Bymidte’ (PBU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/18175
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_beskrivelse_af_delprojekterne_i_omraadefornyelsen.pdf.pdf

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til rådighedsbeløb til realiseringen af program for ’Områdefornyelsen i Ringsted Bymidte’ og modtagelse af statsrefusion.

    Beskrivelse af sagen

    Byrådet godkendte den 10. januar 2011 program for ”Områdefornyelse i Ringsted Bymidte”. Byrådet har den 11. januar 2016 godkendt en revideret tidsplan samt en omprioritering af indsatsområderne. I forbindelse med denne sag har administrationen beskrevet, at der som følge af en beslutning om de endelige indsatsområder, efterfølgende vil blive fremlagt en sag for Byrådet, hvor der kan tages stilling til de resterende bevillinger til anlæggets delprojekter, såvel som afsættelse af rådighedsbeløb vedrørende den endelige refusion.

    Ansøgningen om forlængelse af projektperioden til primo 2018 er fremlagt hos Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet og forhåndsgodkendt, under forudsætning af Byrådets godkendelse. Efter Byrådets godkendelse af det reviderede projekt har Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet den 27. januar 2016 meddelt endelig statslig godkendelse af projektet.

     

    Der planlægges med i alt 9,0 mio. kr. til realisering af programmet ’Områdefornyelsen i Ringsted Bymidte’, heraf 3,0 mio. kr. i forventet statslig refusion. En refusion hos Staten kan ske løbende efter afslutningen af de enkelte delprojekter.

     

    Områdefornyelsen er inddelt i følgende delprojekter, som ses af tabellen:

    Ny opdeling af indsatsområder / delprojekter

    Budget

    A. Pladsen foran Sct. Bendts kirke og Torvet

    3,25 mio. kr.

    B. Sct. Hansgade - Haven ved Vandtårnet

    0,75 mio. kr.

    C. Fornyelse af Kulturhuset

    3,00 mio. kr.

    D. Byens Bånd og Forbindelser

    2,00 mio. kr.

    I alt

    9,00 mio. kr.

    Budget for delprojekterne i områdefornyelsen:

    (For yderligere beskrivelse af delprojekterne, se bilag)

    A. Delprojektet ”Pladsen foran Sct. Bendts kirke og Torvet”:

    Indsatsområdet indgår som en del af kommunens store ’Torveprojekt’. Torveprojektets projekteringsudgifter vil blive delt mellem ’Torveprojektet’ og dette delprojekt. Delprojektet er igangsat som led i Torveprojektet.

     

    B. Delprojektet ”Sct. Hansgade – Haven ved Vandtårnet”:

    Delprojektet sætter fokus på fornyelse af Haven ved Vandtårnet, hvorimod beslutning om eventuel renovering af Sct. Hansgade afventer koordinering med Ringsted Forsynings ledningsarbejde. 

    Indsatsområdets projekteringsfase igangsættes i foråret 2016, anlægges gennem sommeren, og forventes at være afsluttet inden udgangen af 2016.

    C. Delprojektet ”Fornyelse af Kulturhuset”:

    Indsatsområdet er tæt på at være afsluttet. Der er bevilliget 3,2 mio. kr. til dette delprojekt, hvoraf der er brugt 3,0 mio. kr., som er i overensstemmelse med det overordnede budget. De resterende 0,2 mio. kr. føres tilbage til programmet ”Områdefornyelse i Ringsted Bymidte”.

    Delprojektets regnskab er snart klar til indrapportering til Staten, hvorefter der forventes en refusion på 1,0 mio. kr. i løbet af 2016.

    D. Delprojektet ”Byens Bånd og Forbindelser”:

    Der er hidtil gennemført en bygningsanalyse af ejendommene i Nørregade af rådgiverfirmaet SBS Byfornyelse for 50.000 kr. Indsatsområdets idéfase igangsættes i foråret 2016, og projektet forventes afsluttet ultimo 2017.

    Idéfasen vil indeholde en borgerinddragelsesproces, hvor borgerne kan komme med input til, hvordan byens bånd skal defineres og udformes. Byens vilkår har ændret sig i tråd med udviklingen, herunder Torveprojektet. Derfor skal projektet koordineres med andre indsatser i bymidten. Projektets formål er at binde byen bedre sammen både i nord fra Nørregade til Torvet, samt syd fra stationen til Torvet. 

    Inddragelse og høring

    Ingen.

    Økonomi

    Byrådet godkendte den 10. januar 2011 program for ”Områdefornyelse i Ringsted Bymidte”.
    I budgettet er der oprindeligt afsat et rådighedsbeløb på 6,0 mio. kr.

    I denne sag søges om et ekstra rådighedsbeløb på 3,0 mio. kr. til udgifter til realisering af det samlede områdefornyelsesprogram, samt om et rådighedsbeløb på 3,0 mio. kr. til indtægter til statsrefusion.

    Der er tidligere til delprojektet ”Fornyelse af Kulturhuset” bevilliget 3,2 mio. kr. Projektet er ved at være afsluttet, og det forventes, at udgifterne bliver 3,0 mio. kr. Der søges om, at 0,2 mio. kr. tilbageføres til programmet ”Områdefornyelse i Ringsted Bymidte”.

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at en opdeling af projekternes budget kan styrke styringen af områdefornyelsesprojektet, således at områdefornyelsesprogrammet kan realiseres indenfor de fastlagte rammer for at opnå den statslige refusion på 3,0 mio. kr.

    Områdefornyelsesprogrammet kan med en tilpasset og justeret projektplan realiseres i løbet af 2016 og 2017.

    Delprojektet ’Fornyelse af Kulturhuset’ er færdiganlagt, og projektets overskydende anlægsbevilling på 0,2 mio. kr. kan med fordel tilbageføres til det samlede budget for områdefornyelsen. Delprojektet forventes at være klar med et regnskab i løbet af første halvår af 2016, hvorefter administrationen forventer en refusion på 1,0 mio. kr. fra staten.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at der afsættes et rådighedsbeløb på 3,0 mio. kr. til udgifter til realisering af ’Områdefornyelsen i Ringsted Bymidte’,

    2. at der afsættes et rådighedsbeløb på 3,0 mio. kr. til indtægter til Statens refusion af ’Områdefornyelsen i Ringsted Bymidte’,

    3. at den overskydende anlægsbevilling på 0,2 mio. kr. tilbageføres til det overordnede program ’Områdefornyelsen i Ringsted Bymidte’.

    Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 29-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert, Per Flor og Anders Weber

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 24 Rådighedsbeløb og Anlægsbevilling til Bygningselement på Torvet (PBU)

    SagsID/Sagsnummer: 16/4564
    Sagen afgøres i: Byrådet
    bilag_1._anoegning_til_realdania.pdf bilag_2._ringsted_torv.msg

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    X

    X

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    I denne sag skal der tages stilling til igangsættelse af tilsagnet (gaven) fra Realdania om finansiering og etablering af et bygningselement på Torvet i Ringsted by.

    Der skal endvidere tages stilling til anlægsbevilling og afsættelse af rådighedsbeløb for projektets gennemførelse.

    Beskrivelse af sagen

    I forbindelse med udarbejdelsen af projektforslaget for Ringsted Torv, er der beskrevet en let bygning, hvis formål er at stramme byrummet op.

     

    Ringsted Kommune har søgt Bilag 1 og fået tilsagn Bilag 2 om støtte til opførelse af et bygningselement fra Realdania på kr. 6,8 mio. ekskl. moms.

     

    En vigtig del af torveprojektet er bygningselementet, der placeres ved overgangen mellem det eksisterende torv og kirkeplænen.

    Torvet, som byens centrale midte og hjerte, trænger til at blive forstærket som et naturligt og godt sted at være for borgere og tilrejsende, hvor der er gode rammer for aktiviteter for børn og voksne.

    Et mindre bygningselement placeret, hvor der i dag er parkeringsplads, og hvor der tidligere har været en større bygning, vil medvirke til at forbedre klimaet i forhold til vind, skabe flere opholdspladser med læ og bedre definere Torvet som torv og samtidig sikre, at Sct. Bendts Kirke stadig er visuelt synlig fra Torvet.

    Bygningselementet vil være en central og vigtig del af Torvet. Den er tænkt til at være ”Den lille forfinede juvel i Ringsteds hjerte”, dog uden at tage opmærksomheden fra Sct. Bendts Kirke.

    Bygningen tænkes være let og transparent i sit udtryk, udadvendt og med aktiviteter og gode opholdspladser, såvel udenfor, som indvendig. Bygningen, på ca. 150 - 200m², tænkes at indeholde en café og 3 til 4 offentlige toiletter inkl. handicaptoilet.

    Der tænkes etableret børneaktivitetsområde i umiddelbar nærhed til bygningen, hvilket dog ikke en del af tilsagnet fra Realdania.

    I forbindelse med tilsagnet fra Realdania er det en forudsætning, at der udskrives en mini arkitektkonkurrence blandt 3 arkitektvirksomheder.

    Til denne del af opgaven, bistås en dommerkomite af virksomheden ARKITEKTKONKURRANCEDK ved Anne-Mette Bølling, der i tæt samarbejde med Realdania og Ringsted Kommune vil gennemføre konkurrencen.

    I forbindelse med udskrivningen af konkurrencen, skal der vælges en dommerkomite, som der forelægges en særskilt sag om til Plan- og Boligudvalget på mødet den 29. februar 2016.

    Rammetidsplan omkring bygningselementet i 2016-2017:

    • I perioden fra uge 8 til og med uge 15 2016 udarbejdes konkurrencebetingelserne, der afholdes 3 programmøder, hvor Realdania, ARKITEKTKONKURRENCERDK og administrationen deltager.
    • Uge 16 2016 godkender dommerkomiteen konkurrencebetingelserne.
    • Uge 17 2016 udskrives konkurrencen, og de deltagende arkitektvirksomheder får materialet tilsendt.
    • Uge 23 2016 er der sidste frist for aflevering af arkitektforslag.
    • Uge 24 2016 holder dommerkomiteen bedømmelsesmøde.
    • Uge 26 2016 godkendes dommerbetænkningen og vinderen af arkitektkonkurrencen udpeges.
    • Vinderen af arkitektkonkurrencen forventes offentliggjort i forbindelse med Ringsted Natten.
    • Byrådet orienteres efterfølgende om kåringen af vinderes af arkitektkonkurrencen.
    • Efterfølgende indgås rådgiveraftale for projektet.
    • Bearbejdet projekt forelægges politisk behandling i foråret 2017. 
    • Byggeperioden vil være delvist sammenfaldende med anlægsarbejdet af selve Torvet, dvs. opstart foråret 2017 og afslutning ultimo 2017/primo 2018.

    Inddragelse og høring

    Ingen.

    Økonomi

    Der er ikke afsat rådighedsbeløb til opførsel af bygningselement på Torvet i budgettet.

     

    Anlægsbevillingen foreslås finansieret ved Realdania´s refundering af de samlede udgifter.

     

    Kommunen afholder udgifter til opførsel af bygningselement på Torvet. Realdania har givet tilsagn om at finansiere omkostningerne forbundet med opførelsen af bygningen.

     

    Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 6,8 mio. kr. og en anlægsbevilling til indtægter på 6,8 mio. kr.

     

    Projektets udgifter og indtægter forventes at fordele sig i år 2016 og 2017 som vist nedenfor.

    Der søges om, at der afsættes rådighedsbeløb som angivet nedenfor.

     

    2016

    2017

    Forventede udgifter

    1,7 mio. kr.

    5,1 mio. kr.

    Forventede indtægter (tilskud fra Realdania)

    -1,7 mio. kr.

    -5,1 mio. kr.

     

    Vurdering

    Administrationen vurderer, at et bygningselement placeret mellem Torvet og Kirkeplænen vil medvirke til at definere Torvet som byrum og Kirkeplænen som parkrummet foran Sct. Bendts Kirke.

     

    Samtidig vil bygningen med sin udadvendte aktivitet medvirke til at være livsgivende for Torvet og bymidten og dermed blive et aktiv i forhold til dagligdagen, få folk til at stoppe op og opholde sig på Torvet og i bymidten.

     

    Bygningselementet vurderes endvidere at blive et aktiv i forbindelse med afholdelse af de mange aktiviteter, der foregår på Torvet, i Klosterlunden og på Kirkeplænen.

     

    Bygningselementet vil medvirke til at binde bymidten sammen, hvor forholdet til Sct. Bendts Kirke, det fredede Rådhus og Tingstedet, de omkransende bygninger og byrum vil få en central plads i Ringsteds hjerte.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 6,8 mio. kr. samt en anlægsbevilling til indtægter på 6,8 mio. kr.
    2. at anlægsbevillingen finansieres ved at afsætte rådighedsbeløb på 1,7 mio. kr. og 5,1 mio. kr. i henholdsvis 2016 og 2017 til både udgifter og indtægter på anlægsprojektet ”Bygningselement på Torvet”, som dækkes af Realdanias refusion af de samlede udgifter.

    Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 29-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert, Per Flor og Anders Weber

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 25 Vedligeholdelsesefterslæb skoler - 2016 (PBU)

    SagsID/Sagsnummer: 16/2247
    Sagen afgøres i: Byrådet

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Der er på investeringsoversigten for 2016 afsat 4,875 mio. kr. til vedligeholdelsesefterslæb på skoler i 2016. Der skal tages stilling til en anlægsbevilling til et konkret delprojekt under vedligeholdelsesefterslæb af skoler 2016.    

    Beskrivelse af sagen

    På baggrund af en tidligere fremlagt orienteringssag i Plan- og Boligudvalget den 22. juni 2015 (punkt nr. 13), vedrørende Rambølls rapport ang. ”Vedligeholdelsesefterslæbet på de kommunale skoler”, er der afsat midler for at afhjælpe efterslæbet på de kommunale skoler i budgettet for 2016, 2018 og 2019.

    I 2016 er der afsat et beløb til genopretning af skoler på 4,875 mio. kr.

    Der søges om bevilling på 2,5 mio. kr. til at efterkomme påbud fra Arbejdstilsynet (AT) på Byskovskolen.

    Byskovskolen afd. Benløse har den 29. juni 2015 modtaget 3 forskellige påbud fra AT, vedrørende indeklimaet forskellige steder på skolen. 2 af påbuddene, vedrørende udsugning i sløjd lokalet og træk i lokalet for de administrative medarbejdere, er efterkommet.

    For at efterkomme det sidste påbud skal der etableres ventilation på 64’gangen for at sikre passende luftkvalitet/indeklima i klasselokalerne i bygning ”64”.
    Administrationen har søgt om tidsfristforlængelse hos AT og har fået forlænget fristen til den 1. september 2016, for at arbejdet med at etablere et nyt ventilationsanlæg kan udføres i sommerferien. Begrundelsen har været, at det vil forstyrre undervisningen væsentligt mindre, hvis arbejdet hovedsageligt kan udføres i sommerferien.

    Udgifterne til etablering af ventilationsanlægget fordeler sig således.

    Håndværker inkl. uforudsete udgifter

    2,235 mio. kr.

    Ekstern rådgivning

    0,225 mio. kr.

    Intern rådgivning

    0,040 mio. kr.

    Sum

    2,5 mio. kr.

      For at kunne etablere ventilation i sommerferien er det nødvendigt at søge om en anlægsbevilling nu.

    Administrationen kan på nuværende tidspunkt ikke anbefale yderligere genopretningsprojekter på de kommunale skoler, da oversigten over projekter er under udarbejdelse. Oversigten vil blive behandlet på næste udvalgsmøde.

    Inddragelse og høring

    For at arbejdet kan udføres således, at skolens brugere bliver generet mindst muligt, vil disse blive inddraget i forbindelse med udarbejdelsen af tidsplanen.

    Økonomi

    Der søges om en anlægsbevilling på 2,5 mio. kr. til udgifter, finansieret af rådighedsbeløb i rammen ”Vedligeholdelsesefterslæb på skoler”.

     

    Rådighedsbeløbet på rammen ”Vedligeholdsefterslæb p å skoler” udgør herefter 2,375 mio. kr.

    Vurdering

    Det er administrationens vurdering, at arbejdet med at etablere et nyt ventilationsanlæg bør igangsættes, således at påbuddet fra AT kan efterkommes.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 2,5 mio. kr. til anlægsprojektet ”Etablering af ventilationsanlæg på Byskovskolen”,
    2. at anlægsbevillingen til ”Etablering af ventilationsanlæg på Byskovskolen” finansieres af det afsatte rådighedsbeløb på 4,875 mio. kr. i 2016, fra rammen ”Vedligeholdelsesefterslæb på skoler”.

    Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 29-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert, Per Flor og Anders Weber

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 26 Tilbagebetaling af borgerbetalt ledsagelse på ferier og ture (SAMU)

    SagsID/Sagsnummer: 10/6342
    Sagen afgøres i: Byrådet
    kl_administrativ_information.pdf kls_henvendelse_af_30._oktober_2014_til_oekonomi_og_indenrigsministeriet.tif.tif

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    I denne sag skal der træffes beslutning om der, på det foreliggende grundlag, skal ske tilbagebetaling til handicappede borgere, hvor der er opkrævet betaling for ledsagerens udgifter i forbindelse med ledsagelse på ferier og udflugter for perioden før 2014.

    Beskrivelse af sagen

    Ringsted Kommune modtog i december 2015 en henvendelse fra en værge til en borger, der opholder sig i et botilbud for borgere med nedsat fysisk og psykisk funktionsevne. Værgen mener, at borgeren ulovligt er blevet opkrævet betaling for ledsagerudgifter i forbindelse med ferier og kroophold uden for botilbuddet.

    Administrationen har undersøgt sagen, og borgeren i det omtalte botilbud, er blevet opkrævet betaling for ledsagerudgifter i forbindelse med ledsagelse på ferier og lignende uden for botilbuddet.

    Henvendelsen medfører, at administrationen forelægger problematikken vedrørende ledsagerudgifter til politisk beslutning, før henvendelsen besvares. 

     

    I det følgende beskrives forløbet vedrørende ledsagerudgifter til borgere med nedsat fysisk og psykisk funktionsevne. 

     

    Byrådet besluttede den 7. februar 2011, at bevilge betalt ferie og koloniophold på vokseinstitutionerne til 8 døgn årligt med vederlagsfri personaleledelse. I den forbindelse blev der ikke taget stilling til, hvorvidt kommunen skulle finansiere udgifterne for ledsagerne på turene, for eksempel til kost og logi. Ledsagerudgifter i form af eksempelvis kost og logi blev derfor afholdt af borgerne.

    Midt i januar i 2014 blev Ringsted kommune opmærksom på, at det efter lov om social service var ulovligt at opkræve borgerbetalt ledsagerudgifter. Årsagen var, at Kommunernes Landsorganisation (KL) i en skrivelse den 16. januar 2014 oplyste alle landets kommuner, at borgere, der i forhold til servicelovens regler tilbydes hjælp på grund af, at de har betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer, ikke må opkræves betaling for de udgifter, der går til at yde hjælpen.

    På baggrund af orienteringsskrivelsen fra KL stoppede Ringsted Kommune i 2014 med at opkræve borgerne betaling for ledsagerudgifter i form af kost, logi, billetter og lignende. Byrådet besluttede den 10. juni 2014 at kommunen fortsat ønskede at fastholde det hidtidige serviceniveau vedrørende støtte til ferier og længere ture til borgere i sociale tilbud. Der blev givet en bevilling på 430.000 kr.(svarende til borgerbetalt l edsagerudgifter i 2013 på Handicapområdet) til dækning af ledsageromkostninger til ferier og ture i 2014.

    I oktober 2014 kom Statsforvaltningen med en tilsynsudtalelse om ulovligt opkrævet ledsagerudgifter.  Det fremgik af denne tilsynsudtalelse, at kommunerne havde en pligt til at tilbagebetale ulovligt opkrævede beløb for ledsagerudgifter

    Den 30. oktober 2014 udtalte KL imidlertid, at det var uafklaret om kommunerne med hjemmel i kommunalfuldmagtsreglerne kunne opkræve betaling fra beboere i botilbud for ledsagernes løn samt rejse.- og opholdsudgifter under ferieophold uden for botilbuddet. KL var dog enig i, at der ikke var lovhjemmel i servicelovens regler til borgerbetalt ledsagerudgifter.

    Den 30. oktober 2014 indbragte KL derfor sagen for Økonomi og Indenrigsministeriet (nu Social og indenrigsministeriet) med henblik på at få prøvet, hvorvidt kommunerne med hjemmel i kommunalfuldmagtsreglerne lovligt kan opkræve betaling fra beboere i botilbud for ledsageres løn samt rejse- og opholdsudgifter under ferieophold uden for botilbuddet.

     

    Administrationen besluttede, at afvente en tilbagemelding fra Social- og Indenrigsministeriet til KL inden en stillingtagen til tilbagebetalingen.

    KL oplyste den 13. januar 2016, at ministeriet endnu ikke havde besvaret henvendelsen fra KL.

    Inddragelse og høring

    Høring i Handicaprådet.

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. 

    Vurdering

    Da Social og Indenrigsministeriets endnu ikke har besvaret henvendelsen fra KL af 30. oktober 2014 er det uvist om det har været lovligt at opkræve de berørte borgere for afledte ledsagerudgifter ved deltagelse på ferieture og udflugter med videre.

    Administrationen er af den opfattelse at der fortsat bør afventes Social og Indenrigsministeriets besvarelse til KL, om det har været lovligt at opkræve borgene for de afledte ledsagerudgifter jfr. kommunalfuldmagten, før der iværksættes en eventuel tilbagebetaling til de berørte borgere. På den baggrund anbefales det, at værgen til borgeren informeres om, at kommunen afventer svaret fra Social- og Indenrigsministeriet til KL og der tages stilling til spørgsmålet om tilbagebetaling når ministeriets besvarelse foreligger.

     

    For Ringsted kommune er der alene tale om udgifter til ledsagerudgifter, der har ikke været opkrævet til personaleledsagelse siden først i 2011.

     

    Administrationen gør opmærksom på, at en evt. tilbagebetaling til borgerne kan medføre et større administrativt merarbejde og at det kan være svært at tilvejebringe alle relevante bilag, idet det vurderes at en række af bilagene kun foreligger hos de berørte borgere/værger. Det er uvist om de pågældende fortsat er i besiddelse af disse bilag.

     

    Såfremt det politisk ønskes, at der skal foretages tilbagebetaling nu, vil der i givet fald være økonomiske konsekvenser, men det kan ikke for nuværende vurderes hvad en eventuel tilbagebetaling vil koste Ringsted Kommune, men det anslås at beløbet vil være ca. 1 til 1,5 mio. kr.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at der ikke foretages tilbagebetaling til borgerne på nuværende tidspunkt, men at besvarelsen fra Social- og Integrationsministeriet til KL afventes.

    Beslutning i Handicaprådet den 10-02-2016

    Dorthe Dahlstrup orienterede om, at Social- og Indenrigsministeriet nu har sendt svar til KL den 8.2. 2016. Ministeriet vurderer ikke, at kommunalfuldmagten giver hjemmel til at opkræve betaling for ledsagerudgifter ved ferieophold. Dorthe Dahlstrup orienterede om, at der vil blive udarbejdet en supplerende sagsfremstilling til sagen, inden den behandles i Social- og A rbejdsmarkedsudvalget den 23. februar.

     

    Handicaprådet tog den samlede orientering til efterretning.

    Supplerende sagsfremstilling

    Beskrivelse af sagen  

    Den 8. februar 2016 besvarede Social og Indenrigsministeriet henvendelsen af 30. oktober 2014 fra KL. Det er Social – og Indenrigsministeriets vurdering, at der ikke er lovhjemmel til, at kommunen kan opkræve betaling fra borgere i kommunens botilbud for kommunens udgifter til løn, billetter, rejser, ophold mv. til personale, som yder støtte og socialpædagogisk bistand, herunder ledsagelse under sædvanlige ferier og udflugter. Social- og Indenrigsministeriet giver i sin udtalelse Statsforvaltningens Tilsyn ret i, at servicelovgivningen er udtryk for en udtømmende regulering, og at kommunalfuldmagtsreglerne derfor ikke kan finde anvendelse.

    I udtalelsen af 8. februar 2016 tog Social- og Integrationsministeriet ikke stilling til, hvorledes der skulle ske tilbagebetaling af ledsagerudgifterne til de berørte borgere. Derudover tog de heller ikke stilling til Statsforvaltningens udtalelse om, at der i visse tilfælde kunne undlades at foretage tilbagebetaling af ledsagerudgifterne, hvis det vil være forbundet med betydelige administrative vanskeligheder at finde frem til sagerne. Derfor har flere kommuner nu henvendt sig til KL med henblik på hjælp til håndtering af dette spørgsmål.

    KL oplyste den 12. februar 2016, at de nu vil komme med en stillingtagen til spørgsmålet om tilbagebetaling af ledsagerudgifterne, herunder for hvilken periode KL vurderer, der kan ske tilbagebetaling for efter forældelseslovens regler. Dette vil ske i et svar, som KL og Favrskov Kommune sammen vil udarbejde til Statsforvaltningens Tilsyn.

    Efter Social og Indenrigsministeriets udtalelse står det derfor nu klart, at Ringsted Kommunes opkrævning af ledsagerudgifter i forbindelse med ledsagelse på ferier og udflugter har været ulovlig. Kommunen har derfor en pligt til at tilbagebetale de ulovligt opkrævede beløb. 

    Ifølge retslitteraturen er Kommunen som udgangspunkt forpligtet til selv at finde frem til de borgere, der skal modtage tilbagebetaling fra kommunen.  Hvis det konkret kan være forbundet med meget betydelige administrative vanskeligheder at finde frem til sagerne, kan kommunen i stedet informere offentligt om, at de berørte borgere kan henvende sig til kommunen og bede om at få genoptaget sagen. Dette henviser Statsforvaltningen også til i sin afgørelse.

    Før Ringsted Kommune tilbagebetaler ledsagerudgifter til de berørte borgere, er der behov for en principel afgørelse om, hvilken periode det drejer sig om, og i hvilke situationer der kan undlades at tilbagebetale på grund af betydelige administrative vanskeligheder.

    Som anført i dagsordenpunktet kan det volde vanskeligheder at fremskaffe alle relevante bilag. Administrationen har kendskab til, hvilke borgere der skal have tilbagebetalt for opkrævet ledsagerudgifter og vil rette henvendelse med henblik på, at de fremsender relevant dokumentation, når udmeldingen fra KL om afklaringen af periode foreligger.  Det vurderes, at en række af bilagene kun foreligger hos de berørte borgere/værger.  Derfor kan det på nuværende tidspunkt ikke afklares, om kommunen kan genoptage sagerne om tilbagebetaling af egen drift eller via offentlig annoncering.

    Kommunen må kun tilbagebetale de udgifter, som kan dokumenteres. Det er en almindelig uskreven retsgrundsætning (gældende retsprincip, som ikke er nedskreven). Den fremgangsmåde, opkrævningen af ledsagerudgifterne har været foretaget på over for borgerne, medfører udfordringer for administrationen i forbindelse med tilbagebetaling af det opkrævede beløb, da der er foretaget en samlet opkrævning for borgerens egenbetaling og betaling for ledsageren. Derfor vil der i nogle tilfælde kræve, at borgeren eller dennes værge skal fremsende dokumentation. Der foretages alene udbetaling, når der foreligger dokumentation.

    Der kan på nuværende tidspunkt ikke oplyses et samlet beløb, der skal tilbagebetales til de berørte borgere for opkrævet ledsagerudgifter, da der som tidligere nævnt afventes en udmelding fra KL med henblik på en principel afklaring af, hvilken periode der skal ske tilbagebetaling for.

     

    Vurdering

    Det er administrationens vurdering, at Ringsted Kommune under iagttagelse af forældelseslovens regler er forpligtet til at tilbagebetale de borgere, der uretmæssigt er blevet opkrævet betaling for afledte ledsagerudgifter. 

    Administrationen vurderer, at det er nødvendigt at afvente KL`s svar om, hvilken periode der skal ske tilbagebetaling for. Først efter en klar udmelding om den konkrete periode som Ringsted Kommune skal tilbagebetale for, vil der kunne iværksættes en genoptagelse af de sager, hvor der skal ske tilbagebetaling. 

    Så snart der foreligger svar fra KL, vil Ringsted kommune sende breve til samtlige berørte borgere kommunen har kendskab til. Hvis der viser sig et behov for annoncering vil det blive effektueret.

     

    Administrationen vurderer, at der er tale om en større administrativ opgave at tilbagebetale de opkrævede beløb, og der vil være behov for, at udgifterne hertil vil inkalkuleres i de samlede omkostninger.

     

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    • At kommunen igangsætter tilbagebetaling i de sager, hvor der foreligger dokumentation for opkrævet ledsager udgifter, når KL`s svar foreligger.
    • At kommunen, efter KL´s svar foreligger, igangsætter en undersøgelse af, om kommunen kan genoptage sagerne af egen drift eller via offentlig annoncering  
    • At der i forbindelse med kvartalsbudgetrapporterne tages stilling til, hvor finansieringen af tilbagebetaling af ledsagerudgifterne til de berørte borger skal komme fra.

    Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 23-02-2016

     Anbefales godkendt.

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt med en bemærkning om at der laves en supplerende sagsfremstilling i relation til KL’s udmelding.

  • Punkt 27 Orientering om udbud af madservice (ÆGU,SAMU)

    SagsID/Sagsnummer: 11/19369
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    X

          X

         X

    Indstilling

    Beslutning

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Denne sag er en orientering om forlængelse af kontrakten vedr. madservice til hjemmeboende borgere. Madservice skal tilbydes efter fritvalgsreglerne og servicelovens § 83.

    Beskrivelse af sagen

    Siden 2011 har madservice til hjemmeboende borgere i Ringsted, været i fællesudbud med Sorø og Lejre kommuner. I 2011 indgik Ringsted, Sorø og Lejre kommuner en fælles kontrakt med Din Private Kok om levering af mad til hjemmeboende borgere. Kontrakten udløb efter 4 år den 31. august 2015, men der er i henhold til kontrakt mulighed for forlængelse i op til 2 år.

    Økonomiudvalget besluttede den 5. januar 2015 at anvende options muligheden i 1 år, kontrakten havde mulighed for forlængelse med op til 2 år. Sorø og Lejre kommuner besluttede ligeledes at anvendes options muligheden på 1 år. Kontrakten med Din Private Kok blev derfor forlænget til 31. august 2016.

    Lejre kommune ønsker ikke et udbud nu, men at optionsmuligheden det sidste år bringes i anvendelse.

    Sorø Kommune er i en afklaringsproces, der forventes en afklaring den 8. februar. Begge kommuner har indtil videre tilkendegivet en interessere i, at de 3 kommuner fortsat går sammen om et fælles udbud.

    Ringsted Kommune har 2 private leverandører til madservice til borgere i eget hjem:

    • Din Private Kok leverede pr. 31.12.2015 mad til 57 borgere i eget hjem.
    • Det Danske Madhus er fritvalgsleverandør (på samme vilkår som Din Private Kok) og leverede pr. 31.12.2015 mad til 75 borgere i eget hjem.

    Det har hidtil været vurderet, at det er alene de 2 private leverandører, som Ringsted Kommune har kontrakt med, der har kapacitet til større madservice leverancer.

    Ringsted Kommune er forpligtiget til, at tilbyde madservice, samt at sikre borgerne en valgmulighed for at kunne vælge blandt to eller flere leverandører, hvoraf den ene kan være kommunal.

    Under fritvalgsordningen er det muligt for private leverandører at søge godkendelse til levering af madservice til hjemmeboende borgere.

    Borgerne betaler for madservicen, der er ingen kommunale udgifter til madservice for hjemmeboende borgere, og der er lovgivet om den maksimale borger betaling.

    Madservice og fritvalgsmuligheder er efter lov om social service, nr. 573 af 24. juni 2005, § 83 stk. 1 nr.3., § 91 stk. 1 og § 161 stk. 4.

    Inddragelse og høring

    Orientering i Ældrerådet

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Kommunens madservice til hjemmeboende borgere har et omfang på 132 borgere, ved opgørelse pr. 31.12.2015. Samarbejdet i nuværende 3 kommunale fællesskab fungerer upåklageligt

    Prisniveauet for madservice til hjemmeboende borgere har hidtil været indenfor den af lovgivningens maksimale betaling for madservice, således at der ikke har været kommunalt tilskud.

    Nuværende kontrakt forlænges med et år, da administrationen vurderer, at der på nuværende tidspunkt ikke er kapacitet til udbud på grund af en omfattende udbudsplan, herunder eget udbud på ældreområdet i 2016, som prioriteres på grund af budgetvedtagelse for 2016 i henhold til byrådsbeslutning.

     

    I forbindelse med kortlægning af den kommunale madproduktion besluttede Byrådet den 8. december 2014, at der ikke skulle arbejdes med en hjemtagning af produktionen for hjemmeboende borgere, det vil blandt andet medføre behov for større investeringer fx vedrørende køle- og opbevaringsplads og produktionsudstyr af forskellige slags.

     

    Forlængelse af optionen medfører, at madservice for hjemmeboende borgere går i udbud i 2017.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

    Beslutning i Ældrerådet den 22-02-2016

    Taget til efterretning.

    Ej til stede: Inge Jørgensen

    Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 23-02-2016

    Taget til efterretning

    Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 24-02-2016

    Taget til efterretning.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Taget til efterretning.

  • Punkt 28 Tilpasning af målgruppen for Klippekortmodellen (ÆGU,SAMU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/2535
    Sagen afgøres i: Byrådet

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Beslutning om tilpasning af målgruppen for Klippekortmodellen.     

    Beskrivelse af sagen

    I 2015 og 2016 modtager kommunen henholdsvis kr. 405.000 og kr. 810.000 fra ”Puljen til øget livskvalitet blandt de svageste hjemmehjælpsmodtagere, ”Klippekortmodellen”. Fra 2017 omlægges puljen til bloktilskud.

     

    Formålet med puljen er at styrke livskvaliteten hos de svageste hjemmehjælpsmodtagere. I Ringsted er målgruppen defineret som ”hjemmeboende borgere der i mere end tre måneder er visiteret til mere end ni timers personlig og/eller praktisk hjælp om ugen”. Den afgrænsning betyder, at fra 1. juli har 86 borgere har fået tilbud om klippekort. Alle borgere med undtagelse af én har ønsket at bruge klippekortet.

    Der har i 2015 været et mindre forbrug på omkring 150.000 kroner. Det skyldes tre ting: valg af opstartstidspunkt, borgernes faktiske brug af klip og at antallet af borgere i målgruppen gennemsnitligt har ligget lidt under estimatet og der derfor ikke har været behov for at bruge den afsatte buffer til nye borgere i målgruppen. Ministeriet er ansøgt om at overføre uforbrugte midler fra 2015 til 2016.

    Leverandørerne (Hjemmeplejen og Falck) vurderer, at borgerne har stor glæde af ydelsen i form af øget livskvalitet. For borgere der modtager meget omfattende hjælp, kan det dog være svært at rumme de ekstra klippekortydelser. Leverandørerne beskriver samtidig, at der er borgere der modtager mindre hjælp, som vil kunne have meget stor glæde af klippekortet. Eksempelvis borgere med demens eller hjerneskade.

     

    Tilpasning af målgruppen

    På baggrund af erfaringer i 2015 foreslås det at reducere hjælpen for borgere der er visiteret til mere end femten timers personlig pleje og/eller praktisk hjælp om ugen til fordel for borgere der modtager mindre end ni timers hjælp, men har et særligt behov for støtte til øget livskvalitet. Forslag til målgruppe for klippekortet:

     

    • Borgere der er visiteret til mellem ni og femtens timers personlig og/eller praktisk hjælp om ugen og har været det gennem en periode på tre måneder. Borgere der er visiteret til mere end femten timers hjælp om ugen, vurderes i forhold til fortsat at kunne opretholde ydelsen
    • Borgere, der er visiteret til mindre end ni timers personlig og/eller praktisk hjælp om ugen, som har et særligt behov for støtte til øget livskvalitet visiteres på baggrund af en individuel vurdering

     

    Visitationskriterier for borgere der er visiteret til mindre end nu timers personlig og/eller praktsk hjælp:

    • Borger, som har en mental funktionsnedsættelse i form af eksempelvis demens eller hjerneskade og hvor det vurderes, at klippekortet vil medvirke til, at borger kan mestre og vedligeholde sit funktionsniveau længst muligt
    • Borger der har behov for et særligt tilbud, som ikke kan tilgodeses under andre tilbud
    • Borgere hvis ægtefælle / nærmeste pårørende har et ønske om aflastning i dagligdagen til at sikre et særligt behov hos borger. Her kan der eksempelvis være tale om gåture, deltagelse i særlige indkøb, frisørbesøg m.m.

     

    Borgerne skal fortsat have mulighed for at spare klip sammen til maximalt tre timers samlet hjælp. Ubrugte klip udover tre timer bortfalder. Ubrugte klip bortfalder ved årsskiftet.

     

    Gennemgang af de nuværende modtagere af klippekortet viser, at 42 borgere er visiteret til mellem ni og femten timers personlig og/eller praktisk hjælp om ugen og har været det i mere end tre måneder. 40 borgere er visiteret til mere end femten timers personlig og/eller praktisk hjælp.

     

    Fordeling af puljemidler i 2015 og 2016

    Klippekortmodellen udgør en større administrativ opgave end forventet. Det er særligt borgers mulighed for at spare klip sammen og visitationsopgaven, som ikke kan håndteres enkelt af kommunens it-systemer. Problematikken er den samme i andre kommuner.

     

    2015*

    2016

    Ekstra hjælp pr. uge

    358.000 kr.

    710.000 kr. 

    Revision

    4.000 kr.

    0 kr.

    Administration

    10.000 kr.

    100.000 kr.

    Buffer til nytilkomne borgere

    33.000 kr.

    0 kr.

    I alt

    405.000 kr.

    810.000 kr. 

    Antal borgere der får klippekortsydelsen

    82 personer

     78 personer

     

    *Puljemidlerne er med helårsvirkning i 2016, mens midler i 2015 dækker over en periode på seks måneder (1. juli til 31. december 2015).

     

    I 2016 er udgiften til revision reduceret, mens udgiften til administration er øget for at svare til den faktiske visitations- og planlægningsopgave forbundet med den nye ydelse. Visitations- og planlægningsopgaven er estimeret til i alt 440 timer årligt, fordi ydelsen ikke enkelt kan håndteres af kommunens it-systemer. Der har i 2015 ikke været behov for den afsatte buffer til nyankomne borgere, hvorfor beløbet er reduceret .

    Høring

    Orientering i Ældrerådet

    Økonomi

    Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

    Vurdering

    Det vurderes, at den nuværende målgruppe repræsenterer en gruppe af de svageste hjemmehjælpsmodtagere. Tilbagemeldinger fra Hjemmeplejen og Falck er imidlertid, at nogle borgere i denne gruppe er for svage til at benytte ydelsen. Samtidig er vurderingen, at borgere der er visiteret til mindre hjælp, kan have et stort behov for støtte i forhold til puljens formål. Det er administrationens vurdering, at borgere med særlige behov som eksempelvis skyldes demens eller hjerneskade, kan have særlig glæde af Klippekortmodellen.

    Tilpasningen af målgruppen vil være inden for puljens ramme. 

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at forslag om tilpasning af målgruppe for Klippekortmodellen i 2016 godkendes.

    Beslutning i Ældrerådet den 22-02-2016

    Taget til efterretning med følgende bemærkninger:

    Ældrerådet ønsker at fastholde muligheden for, at opsparede klip overføres mellem årene, da Ældrerådet udtrykker bekymring for, at borgerne fratages reel mulighed for at samle klip sammen til starten af det nye år.

    Ældrerådet undrer sig over det store administrationsbeløb. Administrationen oplyser, at beløbet på kr. 100.000 fordeler sig således: Kr. 50.000 til Myndighedsenheden, kr. 25.000 til Hjemmeplejen og kr. 25.000 til administration.

    Ej til stede: Inge Jørgensen

    Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 23-02-2016

    Anbefales godkendt

    Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 24-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 29 Tids- og procesplan for arbejdet med Ældre- og værdighedspolitik (ÆGU,SAMU)

    SagsID/Sagsnummer: 16/1307
    Sagen afgøres i: Byrådet
    lovforslag._20._januar_2016._vaerdighedspolitikker_for_aeldreplejen.pdf aftale_om_finansloven_for_2016.pdf.pdf tidsplan._ny_aeldre_og_vaerdighedspolitik.docx.docx

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

     

    Den 20. januar 2016 er der fremsat et lovforslag om, at hver enkelt kommune skal beslutte og offentliggøre en værdighedspolitik senest den 1. juli 2016. Lovforslaget udmønter aftale om finanslov 2016 og forventes at træde i kraft den 1. marts 2016.

     

    Der foreslås en revision af Ældrepolitikken, så det bliver en samlet Ældre og Værdighedspolitik og der fremlægges et forslag til tids- og procesplan for arbejdet .

    Beskrivelse af sagen

    Parterne har afsat 1 mia. kr. årligt fra 2016 og frem til en værdig ældrepleje. Der er tale om nye midler, som ligger ud over kommunernes vedtagne budgetter for 2016. Det forventes, at Ringsteds andel af midlerne vil være ca. 5,4 mio. kr.

     

    Lovforslaget

    Lovforslaget (bilag 1) indeholder følgende hovedelementer:

    • Værdighedspolitikken skal beskrive kommunens overordnede værdier og prioriteringer for personlig hjælp, omsorg og pleje med videre, som gives efter Lov om Social Service.
    • Værdighedspolitikken skal udgøre den overordnede værdimæssige ramme for prioriteringer for ældreplejen herunder i forbindelse med den årlige fastsættelse af kvalitetsstandarder.
    • De valgte værdier og prioriteringer skal tage udgangspunkt i behov hos personer over 65 år, men de vil være gældende også for personer under 65 år, som er visiteret til ydelser efter Serviceloven.
    • Værdighedspolitikken omfatter alle borgere i målgruppen uanset boform.
    • Den første værdighedspolitik skal være vedtaget af Byrådet og offentliggjort senest den 1. juli 2016.
    • Der indarbejdes en bemyndigelsesbestemmelse, hvorefter Sundheds- og ældreministeren kan fastsætte nærmere regler for Byrådets forpligtelser til at træffe beslutning om værdighedspolitikken.
    • Bemyndigelsesbestemmelsen vil blive anvendt til at fastsætte, at Byrådet skal vedtage og offentliggøre en værdighedspolitik for ældreplejen inden for det første år i den 4-årige kommunale valgperiode.
    • Værdighedspolitikken skal som minimum beskrive, hvordan kommunens ældrepleje kan understøtte følgende områder i forhold til plejen og omsorgen for den enkelte ældre:

    1. Livskvalitet

    2. Selvbestemmelse

    3. Kvalitet, tværfaglighed og sammenhæng i plejen

    4. Mad og ernæring

    5. En værdig død.

    • Relevante parter som for eksempel Ældrerådet, pårørende og medarbejdere med flere skal inddrages i arbejdet med politikken.

     

    Udover ovenstående som fremgår af lovforslaget bliver kommunen yderligere forpligtet af ”Aftale om Finansloven for 2016” (bilag 2)

     

    Aftale om Finansloven for 2016

    I aftaleteksten til Finansloven for 2016 (bilag 2) står, at kommunerne skal redegøre for, hvordan de vil arbejde med værdighedspolitikken, og hvordan de ekstra midler anvendes i 2016 i forhold til at understøtte arbejdet med de 5 punkter: Livskvalitet, Selvbestemmelse, Kvalitet, tværfaglighed og sammenhæng i plejen, Mad og ernæring og En værdig død. Det kan for eksempel være i form af specifikke handleplaner for konkret prioriterede områder. Derudover skal det fremgå, at midlerne ligger udover de budgetter, som kommunen har vedtaget for 2016.

     

    Redegørelsen skal offentliggøres på kommunens hjemmeside samtidig med værdighedspolitikken. Redegørelsen skal endvidere sendes til Sundheds- og Ældreministeriet. Derudover skal kommunen sende en redegørelse for den forventede fremadrettede brug af midlerne i årene 2017 til 2019 til Sundheds- og Ældreministeriet.

     

    For årene 2016 til 2019 skal kommunen endvidere sende et revisorpåtegnet regnskab som dokumentation for, at midlerne er brugt som forudsat.

    KL forventer, at midlerne udbetales, når Sundheds- og Ældreministeriet har behandlet og godkendt redegørelsen for brug af midlerne i 2016.

     

    Derudover skal midlerne kunne dække de konkrete indsatser, der beskrives i redegørelsen for brug af midlerne. Det er vigtigt, at være opmærksom på, at midlerne skal dække indsatsen for borgere både over og under 65 år, som er berettiget til de samme ydelser i henhold til Servicelovens bestemmelser. Alderskriteriet vedrører alene planlægningen af indsatser, som skal tage udgangspunkt i borgere over 65 år.

     

    Tids- og procesplan for ny Ældre- og Værdighedspolitik for Ringsted Kommune

    For at kunne honorere kravene i lovforslaget og finanslovsaftalen er det nødvendigt at lave forslag til ny Ældre- og Værdighedspolitik og forslag til redegørelse for brug af de ekstra midler i 2016 sideløbende.

     

    Tids- og procesplanen tager udgangspunkt i Politikkoncept for Ringsted kommune (Byrådet, marts 2013). Planen er dog tilpasset, sådan at den ny Ældre- og Værdighedspolitik samt redegørelsen kan være godkendt af Byrådet og offentliggjort senest den 31. juni 2016.

    Politisk spor

    Det politiske spor består af tre trin:

    1. Forslag til tids- og procesplan godkendes af Byrådet på baggrund af indstilling fra Ældre- og Genoptræningsudvalget, Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget
    2. Workshop med Ældre- og Genoptræningsudvalget.
    3. Godkendelse af forslag til Ældre- og Værdighedspolitik i Byrådet den 6. juni 2016 på baggrund af indstilling fra Ældre- og genoptræningsudvalget, Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget.
    4. Byrådet godkender forslag til strategi for anvendelse af midlerne i 2016 den 21. juni 2016 på baggrund af indstilling fra Ældre- og Genoptræningsudvalget, Social- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget.

    Borger- og brugerinddragelsesspor

    Borger- og brugersporet har til formål at sikre, at interne og eksterne interessenter kan debattere muligheder og fremsætte forslag, før politikken formuleres og godkendes. Borgere og brugere inviteres til dialog via interviews, workshops og drøftelser med interessenterne (trin tre på ”Medbestemmelsestrappen”, Strategi for borgerinddragelse).

     

    Det foreslås, at inddrage borgere og brugere med flere ved:

    1. Interviews med beboere på plejecentre og brugere af hjemmeplejen samt ældre beboere på bosteder for borgere med handicap
    2. Workshops med ledere og medarbejdere på omsorgsområdet (plejecentre, hjemmepleje, bosteder med ældre beboere med handicap, Madhuset Zahles og Cafe Ingeborg)
    3. Drøftelse i CMU
    4. Drøftelse mellem Ældre- og Genoptræningsudvalget og relevante interessenter (Ældrerådet, Handicaprådet, Ældre Sagen, Pårørende råd og praktiserende læger med flere). Resultaterne fra henholdsvis interviews og workshops indarbejdes i sagsfremstillingen, når politikken skal vedtages endeligt af Byrådet. 

    Strategi for brug af midler i 2016

    Strategien for hvordan kommunen vil arbejde med Ældre- og Værdighedspolitikken og de ekstra midlers anvendelse i 2016, udarbejdes sideløbende med borger- og brugerinddragelsessporet, således at input herfra indgår i strategien.

    Strategien udarbejdes sådan, at den lever op til kravene til den redegørelse, der skal offentliggøres sammen med Ældre- og Værdighedspolitikken senest den 1. juli 2016 og sendes til Sundheds- og Ældreministeriet.

    Inddragelse og høring

    Inddragelse af de relevante parter er medtaget i tids- og procesplanen.

    Vurdering

    Det vurderes, at tre af de fem elementer der skal indgå i værdighedspolitikken, allerede er en del af Ringsted Kommunes Ældrepolitik. Idet Ældrepolitikken netop lægger vægt på den enkeltes livskvalitet, selvbestemmelse og på kvalitet, tværfaglighed og sammenhæng i plejen.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    1. at der udarbejdes en ny samlet Ældre- og Værdighedspolitik for Ringsted Kommune
    2. at tids- og procesplan for arbejdet med Ringsted Kommunes nye Ældre- og Værdighedspolitik godkendes jf. bilag 2

    Beslutning i Handicaprådet den 10-02-2016

    Handicaprådet bemærker, at politikerne ikke i tilstrækkelig grad er involveret i at sætte retning for politikken, og foreslår derfor, at medlemmerne i Ældre- og Genoptræningsudvalget straks efter den foreslåede workshop bidrager med at prioritere og udvælge spor for Ældre- og Værdighedspolitikken.

    Beslutning i Ældrerådet den 22-02-2016

    Taget til efterretning.

    Ej til stede: Inge Jørgensen

    Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 23-02-2016

    Anbefales godkendt med bemærkning om, at hele Byrådet inviteres med til workshoppen med Ældre- og Genoptræningsudvalget og at hele Byrådet er med til at prioriterere og udvælge spor for Ældre og Værdighedspolitikken.

    Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 24-02-2016

    Anbefales godkendt med Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets bemærking.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt med Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets bemærkning .

  • Punkt 30 Ændring af kvalitetsstandard for forbyggende hjemmebesøg (ÆGU)

    SagsID/Sagsnummer: 15/8558
    Sagen afgøres i: Byrådet
    kvalitetsstandard_for_forebyggende_hjemmebesoeg_2016.docx.docx

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    X

    X

    Beslutning

    X

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    I denne sag skal der træffes beslutning om ny kvalitetsstandard for forbyggende hjemmebesøg, på grund af lovændring 1. januar 2016.

    Beskrivelse af sagen

    Med lovændringen af servicelovens § 79a fra 1. januar 2016 bliver aldersgrænsen

    for tilbagevendende årlige tilbud om forbyggende hjemmebesøg ændret fra 75 + til 80 år. Dog skal kommunen fortsat tilbyde et forbyggende hjemmebesøg, et såkaldt ”tryghedsbesøg”, i borgernes fyldte 75 år. Samtidig skal kommunen tilbyde hjemmebesøg efter behov til ældre i alderen 65 til 79 år, som er i særlig risiko for at få nedsat social, psykisk eller fysisk funktionsevne. Det gælder eksempelvis borgere, som er i en vanskelig situation eller som har været igennem belastende livsbegivenheder som f.eks. tab af ægtefælle, borgere med et overforbrug af alkohol, borgere, der er udskrevet fra hospitalet, borgere med sansetab m.v.

     

    Formålet med lovændringen er at målrette de forbyggende hjemmebesøg til de borgere, hvor hjemmebesøgene gør mest gavn.

     

    Ringsted kommune har aktuelt 1497 borgere der er mere end 75 år. 

     

    Indholdet af de forbyggende hjemmebesøg er fortsat det samme. Det betyder, at borgeren fortsat vil modtage information om de eksisterende hjælpeforanstaltninger og tilbud, så eventuelle problemer vil kunne tages i opløbet. Borgeren vil via vejledning om eventuelle eksisterende hjælpeforanstaltninger derved kunne genfinde, vedligeholde og fastholde sit funktionsniveau. 

     

    Ny kvalitetsstandard for forbyggende hjemmebesøg 2016

    Visitationskriterier (hvem der kan få hjælpen):

    • Borgere, der fylder 80 år tilbydes årligt forbyggende hjemmebesøg
    • Borgere i alderen 65 til 79 år, som vurderes at være i en særlig risikogruppe tilbydes forbyggende hjemmebesøg
    • Borgere der fylder 75 år tilbydes et ”tryghedsbesøg”
    • Borgere, der tilbydes handicapegnet bolig, centernær bolig eller Amstue Allé, da de vurderes at udgøre en gruppe, der kan have et særligt behov for information om eksisterende hjælpeforanstaltninger

     

    Kommunens kvalitetsmål for forbyggende hjemmebesøg:

    • 1 måned før borgeren bliver 75 år og 80 år modtager borgeren et brev med tilbud om forbyggende hjemmebesøg. Besøget iværksættes senest 14 dage herefter
    • Hvis borger bliver enke/enkemand, tager den forbyggende medarbejder kontakt til borger, senest 4 uger efter dødsfaldet. Ønskes et forbyggende hjemmebesøg iværksættes dette senest 14 dage herefter.
    • Borgere som vurderes at være i en særlig risikogruppe tilbydes hjemmebesøg hurtigst muligt

    Inddragelse og høring

    Ældrerådet

    Økonomi

    Ingen

    Vurdering

    Kvalitetsstandstandarden for forbyggende hjemmebesøg 2016 vurderes at være indholdsmæssigt revideret og opdateret i forhold til lovændringen, der trådte i kraft 1. januar 2016. Administrationen forventer, at borgere der tager imod tilbuddet om forbyggende årlige hjemmebesøg ikke vil stige, idet aldersgrænsen for besøgene er ændret fra 75 + til 80 år.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at kvalitetsstandarden for forbyggende hjemmebesøg godkendes

    Beslutning i Ældrerådet den 22-02-2016

    Anbefales godkendt.

    Ej til stede: Inge Jørgensen

    Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 24-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 31 Pulje til indretning af demensboliger (ÆGU)

    SagsID/Sagsnummer: 16/757
    Sagen afgøres i: Byrådet
    vejledning_til_pulje_til_demensvenlig_indretning.pdf.pdf ansoegningskema_ortved_plejecenter.docx ansoegningsskema_solbakken.docx

    Indledning

    Sagsgang

    BY

    ØK

    ÆGU

    PBU

    KMU

    BUU

    KTU

    SAMU

    Orientering

    Indstilling

    x

    x

    Beslutning

    x

    BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

    Kommunen har sendt to ansøgninger om midler fra Sundheds- og Ældreministeriets ”Pulje til demensboliger”.

    Ansøgningerne vedrører Plejecenter Ortved, som har fået tilsagn om midler og Plejecenter Solbakken, hvor der er givet afslag. Byrådet skal beslutte, om der skal gives en indtægts- og udgiftsbevilling.

    Beskrivelse af sagen

    Sundheds- og Ældreministeriet har udmeldt en pulje på i alt 48 mio. kr. på satspuljen, som skal være med til at forbedre de fysiske rammer for beboere med demens, der bor i plejeboliger (bilag 1). Puljen bliver meldt ud over tre runder i 2015 - 2017 med 16 mio. kr. årligt. Første runde havde ansøgningsfrist den 3. december 2015.

    Formålet med puljen er at forbedre de fysiske rammer for beboere med demens i plejeboliger for at øge deres tryghed og livskvalitet i hverdagen. Den rette indretning kan stimulere følelser og medvirke til at mindske urolighed, depression og aggressiv adfærd, hvilket kan være med til at forebygge magtanvendelser. Bedre trivsel og livskvalitet for beboerne forventes samtidig at give et bedre arbejdsmiljø for medarbejderne.

    Midlerne kan bruges til mindre ombygninger og nyindretninger af de enkelte boliger og af inden- og udendørs fællesarealer. Der kan søges om tilskud svarende til gennemsnitlig 20.000 kr. pr. bolig.

    Ringsted Kommune har sendt to ansøgninger til puljen om midler til henholdsvis Ortved Plejecenter og Plejecenter Solbakken.

    Ansøgning om midler til Ortved Plejecenter (bilag 2):

    Til Ortved er der søgt om kr. 175.178 til etablering af et snoezelrum (sanserum) og kr. 60.000 til at få camoufleret udgangsdøre.

    Snoezelrum

    I et snoezelrum bruges stimulanser som lyd, lys og følesans, som sammensættes med udgangspunkt i det, der virker bedst for den enkelte. Erfaringer fra både Holland og Danmark viser, at et snoezelrum giver mennesker med demens oplevelser, der giver dem ro og dermed medvirker til at dæmpe udadreagerende adfærd og mindske brugen af medicin. Samtidig kan det give medarbejderen en bedre indsigt i den enkelte beboer, hvilket kan være med til at mindske antallet af konflikter.

    Snoezelrummet kan også bruges af de øvrige beboere samt af brugere af daghjemmet.

    Camouflerede udgangsdøre

    Dørene camoufleres med malede motiver. Det kan være et en kornmak, en hønsegård eller meget andet. Fælles for motiverne er, at de skaber tryghed, ro og glæde, fordi de kalder på genkendelse og erindringer. På Knud Lavard Center er nogle af dørene malet, og erfaringerne er, at det er med til at mindske beboernes lyst til at forlade plejecentret.

    Ansøgning om midler til Plejecenter Solbakken (bilag 3)

    Til Solbakken er der søgt om kr. 820.000 til en oplevelsessti (indretning af udearealer) og kr. 90.000 til at få camoufleret udgangsdøre. Der er givet afslag på ansøgning om midler til Solbakken, men samtidig har puljeadministrationen tilkendegivet, at ansøgningen falder inden for puljens kriterier. Derfor kan denne sendes i forbindelse med ansøgningsrunden i 2016.

    Oplevelsessti

    Stien anlægges sådan, at den går i en sløjfe fra en udgangsdør og tilbage til samme dør. Dette mindsker risikoen for, at beboere med demens farer vild eller bliver væk. Langs stien skal der være blomstrende buske, der giver duft og farve, som stimulere sanserne. I forbindelse med stien indrettes forskellige opholdssteder; bålplads, græsplæne, fuglefordringsplads, frugttræer og områder med borde og bænke, som giver mulighed for udendørs aktiviteter, der kan skabe genkendelse og erindring. Samtidig åbner stien en mulighed for et anderledes samvær med pårørende.

    Camouflerede udgangsdøre

    Der er søgt om midler til at male udgangsdørene i de tre skærmede demensenheder. Også her skal de malede døre have to funktioner. De skal mindske beboernes lyst til at forlade plejecentret og samtidig skabe erindringsbilleder, der kan være med til at give ro i sindet.

    Økonomi

    Der kommer en indtægtsbevilling på 235.178 kr. fra Pulje til demensboliger, til dækning af en tilsvarende udgiftsbevilling til Plejecenter Ortved.

    Vurdering

    Det vurderes, at malede døre, snoezelrum og oplevelsessti er tiltag, der vil være med til at øge tryghed og livskvalitet for de demente beboere på Ortved og Solbakken, hvilket igen vil være med til at dæmpe udadreagerende adfærd og dermed være med til at mindske antallet af konflikter og magtanvendelser. Endvidere vil malede døre betyde, at demente beboere i langt mindre grad søger mod dørene, hvilket også vil medfører færre konflikter.

     

    Færre konflikter og magtanvendelser vil mindske risikoen for vold, hvilket også har en positiv effekt for arbejdsmiljøet.

     

    I afslaget på ansøgning om midler til Solbakken fremgår, at både målgruppe, formål og tiltag er i overensstemmelse med puljen. Det vurderes derfor, at der vil være gode muligheder for at få midler i forbindelse med ansøgningsrunden i 2016.

    Indstilling

    Direktionen indstiller, at der gives en indtægtsbevilling på 235.178 kr. fra ”Pulje til demensboliger” og en tilsvarende udgiftsbevilling.

    Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 24-02-2016

    Anbefales godkendt.

     

    Ej til stede: Kisser Franciska Lehnert

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Anbefales godkendt.

  • Punkt 32 Orientering fra borgmester og direktion - marts 2016

    SagsID/Sagsnummer: 14/332
    Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

    Beslutning i Økonomiudvalget den 01-03-2016

    Intet