Økonomiudvalget - 01-10-2019

Godkendt.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag forelægges Økonomiudvalget årlig status på fundraiserfunktionen.

Med vedtagelsen af budget 2018 besluttede Byrådet at der skulle ansættes en fundraiser i Ringsted Kommune. Der er blev ansat en medarbejder i funktionen pr. 1. juni 2018. I forbindelse med etablering af funktionen er det besluttet, at der skal gives en årlig status og en evaluering af ordningen efter år 3. I denne sag fremlægges årlig status.

I fundraiserfunktionens første år, har der dels været et fokus på at oparbejde et stærkt samarbejde på tværs af kommunens centre, med henblik på at skabe kendskab til den nye funktion. Sideløbende er der oparbejdet samarbejdsrelationer i centrene, der er nødvendige for at funktionen kan blive en succes. I løbet af funktionens første år har der været samarbejder med alle centre omkring projekter. Fra funktionens side har involveringen varieret fra sparring, til forløb hvor funktionen har stået for størstedelen af ansøgningsforløbet. Fælles for alle projekterne er at fundraiserfunktionen har haft en tæt dialog med centerledelse og fagpersoner i centrene, for at sikre lokal forankring af projekterne og for at få tilført den nødvendige fagekspertise til ansøgningerne.

Ud over opgaven med at understøtte centrenes arbejde med fundraising til projekter, har fundraiserfunktionens også løftet andre typer opgaver ad hoc såsom:

• Indgået i arbejdsgruppen for den sociale investeringsfond
• Fungeret som EU-koordinator i relation til Greater Copenhagen EU Office
• Indgået i arbejdsgruppen om ”Internet til Alle”, herunder vejledning af borgere i relation til bredbåndspuljen.

Status i tal:

I alt er der det første år modtaget ca. 21.760.735 kr. i ekstern finansiering med hjælp fra fundraiserfunktionen, og der er pt. indsendt ansøgninger for yderligere ca. 18.084.750 hvor der afventes tilbagemelding. Herudover arbejdes der pt. projekter til en værdi af minimum 10.000.000, hvilket løbende justeres ift. de projekter til tilløber/udgår af fundraiserporteføljen.

I perioden er der påbegyndt 60 projekter, heraf er:

• 8 endte med tilsagn om bevilling
• 7 til vurdering hos fond/pulje
• 15 under udarbejdelse
• 1 afvist af fond/pulje
• 16 i en tidlig udviklingsfase
• 14 stoppet/afbrudt i udviklingsfasen

Tabellen nedenfor viser relevante kategorier fordelt på centerniveau.

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Det vurderes at etableringen af fundraiserfunktionen har medført et øget fokus i Ringsted Kommunes centre på, at søge de projektmidler, som understøtter kommunens opgaver. Særligt vurderes det at det har ført til øget fokus i de centre/enheder der i mindre grad har haft tradition for at fundraise på egen hånd. Som konsekvens vurderes det, at der i dag søges flere fonde/puljer, end før fundraiserfunktionen blev etableret. Det vurderes at denne tendens vil styrkes i fremtiden, i takt med at fundraiserfunktionen forankres yderligere i Ringsted Kommune.

Det vurderes at der stadig er rum for udvikling af fundraiserfunktionen i relation til den øvrige administration, eksempelvis via en oplysningskampagne, hvor der bliver skabt opmærksomhed omkring funktionen og muligheden for at fundraise. Dette vil ske via interne kanaler såsom Midtpunktet og RIKO. Gennem dialog med kommunens projektledere og ledere, vil der være fokus på at styrke samarbejdet mellem funktionen og den øvrige administration.

Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Orientering taget til efterretning.

Fundraiseren indbydes til det kommende møde i Økonomiudvalget, hvor der ønskes en nærmere redegørelse for de enkelte projekter samt overblik over økonomien. Sagen vedlægges et bilag, hvor oplysningerne fremgår.

Ej til stede: Klaus Hansen

På baggrund af beslutningen på Økonomiudvalget den 03-09-2019 fremlægges sagen igen. Der er vedlagt bilag som belyser de enkelte projekter.  

Taget til efterretning.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Med denne sag fremlægges forskellige modeller for etablering og drift af digitale infoskærme ved indfaldsvejene og byrummet med henblik på, at der træffes beslutning om, hvorvidt der skal arbejdes videre med kommunal eller privat anlæg og drift af digitale infoskærme.

Byrådet har med budget 2019 vedtaget en hensigtserklæring om, at der medio 2019 skal ”fremlægges forslag til modeller for digitale infoskærme ved indfaldsvejene og i byrummet. Forslagene skal forholde sig til placering af infoskærme, driftsform (kommunalt/privat) samt økonomi.”

Afdækning af placeringsmuligheder

I afdækningen af placeringsmuligheder er det årlige flow af gående, cyklister og biler på de centrale pladser i byrummet og byens indfaldsveje gennemgået enten via eksisterende trafikmålinger eller estimat:

Der er ikke på nuværende tidspunkt undersøgt konkrete og optimale placeringer for den enkelte skærmposition. Myndighedstilladelser og accept fra private grundejere er heller ikke afdækket. Begge dele vil skulle indgå i det videre arbejde, såfremt der skal arbejdes videre med etablering af infoskærme.

Principielt er der to muligheder for etablering og drift af digitale infoskærme:

1)      Kommunalt

2)      Privat

Kommunal etablering og drift af digitale infoskærme

Ringsted Kommunes mulighed for som vejmyndighed at opstille og drive digitale infoskærme ved indfaldsvejene og i byrummet er reguleret af vejlovens § 80. Det centrale indhold i vejlovens bestemmelser om varig eller midlertidig anbringelse af reklamer på offentlige vejarealer er, at kommunen over for brugere alene må opkræve betaling for brugen af infoskærme, når udnyttelsen sker i et forretningsmæssigt øjemed. Kommunen skal tilstræbe, at betalingen modsvarer kommunens direkte og indirekte omkostninger ved at opsætte og drive infoskærmene.

Det fremgår ikke præcist af hverken § 80 i vejloven eller noterne hertil, hvad der ligger i begrebet ”forretningsmæssigt øjemed”. Men praksis på området er, at ”forretningsmæssigt øjemed” indbefatter reklamer, som har til hensigt at profilere aktiviteter inden for kultur- og sportsbegivenheder, kommunale kampagner, undervisningsudbud med brede offentlige formål mv.

Hovedformålet med kommunal etablering af digitale infoskærme vil dermed være at kunne synliggøre kommunale og foreningsmæssige aktiviteter og arrangementer.

Administrationen har afholdt møder med 3 hard- og softwareleverandører under SKI-aftalen for at afdække rammerne for etablerings- og driftomkostninger af infoskærme.

Infoskærmene er forskellige afhængigt af, om de skal etableres ved indfaldsvejene eller i byrummet ift. bl.a. størrelse. Derudover kan infoskærmene etableres som hhv. enkeltsidet eller dobbeltsidet eksponering.

Det forventes - efter udbud - at skærmene kan indkøbes og etableres til følgende priser (ex moms):

Dobbeltsidet skærm ved indfaldsvej kr. 263.000

Enkeltsidet skærm ved indfaldsvej kr. 169.000

Dobbeltsidet skærm i byrum kr. 188.000

Enkeltsidet skærm i byrum kr. 121.000

Budget for årlig drift af infoskærme (pris pr. skærm ex. moms) til strøm, hosting, serviceaftale, vedligehold mv. er estimeret til kr. 13.000. Beløbet til vedligehold dækker kun vedligehold og udskiftning af moduler i den enkelte skærm. Der er således ikke indregnet budget til afskrivning/ny investering. Dertil kommer udgifter til salg, administration mv. af skærmene. Administrationen vurderer på baggrund af dialog med andre kommuner, at den gennemsnitslige omkostning til salg, administration mv. pr. skærm vil være kr. 25.000 pr. år. Årlig driftsudgift pr. skærm er dermed i alt kr. 38.000.

Det er administrationens vurdering, at fordelingen af annonceringen på infoskærmene i Ringsted Kommune vil være 75 % kommunal/foreningsmæssig anvendelse og 25 % forretningsmæssig anvendelse. På baggrund af erfaringer fra andre kommuner er det administrationens vurdering, at kan opnå en indtægt pr. skærm på kr. 30.000 kr. årligt fra hhv. intern kommunal annoncering samt forretningsmæssig omsætning afhængigt af antallet af skærme, da omsætningen vil være større ved flere etablerede skærme.

Det er ligeledes administrationens vurdering, at der for at opnå synlighed og interesse for at bruge og annoncere på de digitale infoskærme, at der etableres flere skærme på én gang. Ved indkøb, etablering af drift af 5 infoskærme (3 ved indfaldsveje og 2 i byrum, hvoraf 2 er dobbeltsidedeskærme) vil den samlede økonomi være:

Anlæg: kr. 910.000

Årlig driftsudgift skærme samt salg/administration: kr. 190.000

Årlig driftsindtægt: kr. 150.000

For Ringsted Kommune vurderes det muligt, at salg til og drift af skærmene placeres hos Ringsted Kongrescenter i sammenhæng med event- & turismesekretariat. Sekretariatet er i forvejen operatør på event, turisme og salg og har de fornødne personalekompetencer og kontakter i forhold til opgaven.

Der skal desuden udarbejdes retningslinjer for annoncering på infoskærmene, der bl.a. forholder sig til, hvilke arrangementer og events der kan annonceres for mv. samt hvad der ikke må informeres om/annonceres for fx arrangementer af religiøs eller politisk karakter eller budskaber/reklame med direkte kommercielt salg af en specifik vare for øje.

Der vil desuden skulle udarbejdes et takstblad for ydelserne på infoskærmene. Dette vil ske i forlængelse af eventuel beslutning om indkøb af infoskærme og i sammenhæng med eksisterende regelsæt for skiltning mv. i det offentlige rum.

Privat investering og drift af digitale infoskærme

Administrationen har også afdækket mulighederne for privat, kommerciel etablering og drift af infoskærme ved indfaldsvejene og i byrummet. Der er gennemført overordnet dialog med to kommercielle operatører. Disse har tilkendegivet, at:

-          de kan etablere og drifte et antal digitale infoskærme ved indfaldsvejene og i byrummet omkostningsfrit for Ringsted Kommune, men at antallet af digitale infoskærme vil afhænge af en nærmere undersøgelse/vurdering af markedspotentialet,

-          en etablerings- og driftsaftale typisk vil have en varighed på ca. 15 år, hvor Ringsted Kommune forpligter sig til, at den kommercielle operatør kan have de digitale infoskærme i drift,

-          den kommercielle operatør har råderet til salg af annoncer – også til kommercielle budskaber for fx detailhandel mv. – i ca. 85 % af visningstiden, mens kommunen får dispositionsret til kommunale budskaber i ca. 15 % af visningstiden.

Umiddelbart vil Ringsted Kommune dermed ikke have direkte udgifter forbundet med privat etablering og drift af infoskærme ved indfaldsveje eller byrum, men eksakt pris og vilkår med privat etablering og drift af infoskærme vil først kendes efter gennemført udbud.

Ingen

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser, da indstillingen går på, at der udarbejdes forslag til budget 2020 eller at der gennemføres udbud ift. privat, kommerciel drift.

I forhold til modellen med kommunal etablering og drift af digitale infoskærme ved indfaldsveje og i byrum vurderer administrationen, at digitale infoskærme i høj grad vil bidrage positivt til, at borgere og besøgende lokalt/regionalt får øjnene op for, hvor mange tilbud og arrangementer der rent faktisk finder sted i kommunen – både kommunale, foreningsmæssige samt forretningsmæssige. Administrationen vurderer desuden, at denne model vil sikre synlighed af kommunale og foreningsmæssige budskaber i ca. 75 % af visningstiden samt at de forretningsmæssige budskaber, der vil blive formidlet vil have en karakter af generelle budskaber om fx events og aktiviteter gennemført af forretningsmæssige parter og ikke enkeltstående tilbud på varer mv.

I forhold til modellen med privat investering og drift af digitale infoskærme ved indfaldsveje og i byrum vurderer administrationen, at digitale infoskærme i mindre grad vil bidrage til, at borgere og besøgende lokalt/regionalt bliver gjort opmærksomme på kommunale og foreningsmæssige arrangementer. Dette skyldes, at den private model ikke vil give samme synlighed for kommunale arrangementer, foreningsarrangementer mv. som den kommunale model, da 85 % af eksponeringstiden vil være forbeholdt kommercielle budskaber, herunder annoncering af direkte kommercielle salg af specifikke varer, tilbudskampagner for detailhandel mv.

Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget

1. bestiller budgetforslag om kommunal investering og drift af digitale infoskærme ved indfaldsveje samt byrum til den videre budgetproces
2. eller at der gennemføres udbud på privat opstilling og drift af digitale infoskærme i byrum og ved indfaldsveje

Økonomiudvalget ønsker, at der gennemføres et udbud på privat opstilling- og drift af digitale infoskærme i byrum og ved indfaldsveje.

Økonomiudvalget ønsker en sag med oplæg til udbudskriterier.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Genovervejelse i forhold til om der skal tegnes en ansvarsforsikring for Ringsted Kommunes sagsbehandling efter indhentelse af et egentligt tilbud, som er noget dyrere end det som var forudsat i den oprindelige forslag.

Den 10. december 2018 besluttede Byrådet at tegne en ansvarsforsikring for den administrative sagsbehandling i Ringsted Kommune.

Byrådet traf beslutning om forsikringsdækningen på baggrund af forsikringsmæglerens oplysninger om dækning og pris. Følgende fremgik af dagsordenspunktet fra december:

”Forsikringsmægleren har vurderet, at det formentligt vil koste 40.000-50.000 kr. at tegne forsikringen for alle ansatte i Ringsted Kommune, men prisen er selvfølgelig afhængig af, hvor mange medarbejdere der skal dækkes. Den anslåede pris er baseret på en forsikring med en selvrisiko på 50.000 kr. pr. skade og med en maksimal erstatning på 5.000.000 mio.kr. pr. skade pr. år.”

Forsikringsmægleren har herefter forsøgt at indhente tilbud fra tre forskellige forsikringsselskaber. To af selskaberne har ikke ønsket at give tilbud på forsikringen, og tegner følge mægleren ikke længere denne type forsikring, medens DHI har fremsendt et tilbud på dækning. Prisen er på 125.000 kr. pr. år og med en selvrisiko på 100.000 kr. og med en maksimal erstatning på 5.000.000 mio.kr. pr. år og pr. skade.

Administrationen vurderede, at forsikringspræmien på kr. 50.000 pr. år, ville kunne rummes inden for budgettet. En årlig præmie på kr. 125.000 kan ikke rummes inden for budgettet

ikke relevant.

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Hvorvidt Ringsted Kommune er erstatningsansvarlig i de nævnte sager afgøres efter dansk rets almindelige erstatningsretlige regler. Byrådet skal derfor alene beslutte, om der skal tegnes en forsikring på området. Hvis Ringsted Kommune ikke tegner en forsikring, vil kommunen være selvforsikrende, dvs. at kommunen selv skal betale en evt. erstatning.

Hvis Byrådet beslutter at tegne en forsikring, skal kommunen alene udrede selvrisikoen i den enkelte sag. 

Det betyder, at Ringsted Kommune skal være erstatningsansvarlige for flere skader, end hvad der var forudsat ved Byrådets beslutning den 10. december 2018, før det kan betale sig at tegne en forsikring. Til sammenligning med tidligere, vil der over en periode på 6 år, skulle være mere end 5 skader kommunen er erstatningsansvarlig for, hvis det skal kunne betale sig at tegne forsikringen, hvor der før alene skulle være 1 skade.   

Som også nævnt i det tidligere dagsordenspunkt er det som sagt ikke muligt for administrationen at vurdere, hvor mange sager der vil være, men administrationen har ikke kendskab til, at der skulle have været sådanne sager inden for de seneste fem år, hverken på børneområdet eller på andre områder.

Da det ikke er muligt at sige noget om, hvor mange af den nævnte type erstatningssager, der evt. vil blive anlagt mod Ringsted Kommune og selvom det fortsat ikke kan udelukkes, at der vil dukke flere af sådanne sager op, og da selvrisikoen i hver sag vil være på 100.000 kr. i stedet for 50.000 kr. vurderer administrationen, at det på nuværende tidspunkt alligevel ikke kan betale sig for kommunen, at tegne den nævnte forsikring.

Udgiften til forsikring forventes ikke at kunne holdes inden for det nuværende forsikringsbudget.

Direktionen indstiller, at Ringsted Kommune dermed fortsat er selvforsikrende for evt. krav om erstatning, som måtte udspringe af kommunens sagsbehandling.

Indstillingen anbefales godkendt.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag forelægges Økonomiudvalget en række dilemmaer i relation til udbudsområdet med henblik på at afklare indhold og retning for udarbejdelsen af udkast til ny indkøbs- og udbudspolitik.

I forbindelse med udarbejdelsen af en ny indkøbs- og udbudspolitik er der afholdt en række temamøder med henholdsvis Koncernledelsen, Byrådet og det lokale erhvervsliv, ligesom der er oparbejdet interne såvel som eksterne erfaringer, og indhentet ny viden. På baggrund heraf har der tegnet sig en række dilemmaer, der er hensigtsmæssige at tage stilling til forud for udarbejdelse og politisk behandling af en ny politik på området.

De politiske dilemmaer vedrører:

1. Deltagelse i indkøbssamarbejder
2. Rammer for CSR-opfølgning
3. Delegation af beslutningskompetence til administrationen

Deltagelse i indkøbssamarbejder

Dilemma 1:  Ved at deltage i forpligtende indkøbssamarbejder får kommunen en række fordele i form af bedre priser, bedre aftaleforhold og mindre ressourceforbrug pr. udbud. Imidlertid kan Ringsted Kommune ikke få indført individuelle krav i fællesudbuddene.
 

Ringsted kommune gennemfører ca. 60-70 EU udbud årligt, hvoraf ca. 75% (40-50 udbud.) gennemføres via indkøbssamarbejder. Kendetegnet ved de EU-udbud, der sker via indkøbssamarbejder er, at det ofte er genudbud eller udbud der omhandler varekøb eller tjenesteydelser, hvor de kvalitative krav ikke er specifikke, men hvor volumen er afgørende for de opnåede priser og aftaleforhold i øvrigt. Ringsted kommune deltager i følgende indkøbssamarbejder:

• Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI)
• Fællesudbud Sjælland (FUS)
• Digitaliseringsforeningen Sjælland (DIGIT)

Fordelene for Ringsted Kommune ved deltagelse i indkøbssamarbejder består dels i at kommunen for nogle varekøb eller tjenesteydelser kan opnå bedre priser og aftaleforhold og dels i at de ressourcer kommunen skal afsætte til gennemførelse af udbud minimeres.

Ulemperne for Ringsted Kommune er blandt andet at særskilte kontraktuelle krav som Ringsted Kommune i dag har valgt at stille til leverandørerne i nogle tilfælde må fraviges. Det skyldes, at det ikke er muligt at indarbejde individuelle krav i fællesudbuddene. Det er således ikke muligt at indarbejde krav vedr. sociale klausuler som f.eks. partnerskabsaftaler, elever og lærlinge. I stedet anvendes de mere generelle krav til CSR, som også er en del af Ringsted Kommunes CSR politik. Af bilag 1 fremgår en oversigt over, hvor Ringsted Kommunens krav til CSR i udgangspunktet fraviges til fordel for fælleskrav i udbud der gennemføres via indkøbssamarbejder.
 

Ønsker Ringsted kommune ikke at fravige indkøbs- og udbudspolitikkens specifikke krav i forbindelse med deltagelse i fællesudbud via indkøbsfællesskaber, er konsekvenserne, at udbuddet skal gennemføres i eget regi. Der må i sådanne tilfælde forventes højere priser, samt et øget internt ressourceforbrug. Der anvendes normalt ca. 400-600 timer afhængig af kompleksitet på at gennemføre et EU-udbud i eget regi, hvorimod der kun anvendes 50-70 timer i gennemsnit på udbud, der gennemføres via indkøbssamarbejder.

Rammer for CSR-opfølgning

Dilemma 2:  Jo flere CSR-krav til leverandørne, desto højere kontraktsum og udgifter til opfølgning.

Undersøgelser viser, at omfanget af CSR krav påvirker kontraktsummen, således at kontraktsummen stiger i takt med de risici og forpligtelser som leverandørerne påtager sig i forhold til omfanget af CSR krav. Man skal altså være bevisst om, at alle krav koster i forhold til den samlede kontraktsum

Herudover medfører CSR-krav et behov for opfølgning med henblik på at sikre at kravene opfyldes af kommunens leverandører. Opfølgningen biddrager til at sikre, at Ringsted Kommune ikke handler med virksomheder, der ikke overholder kommunens krav til CSR, ligesom det sikres, at Ringsted Kommune ikke betaler for ydelser, der reelt ikke leveres.

I forbindelse med den kommende politik skal niveauet for CSR-opfølgning fastlægges. Nedenfor er et oplæg til 2 modeller for opfølgning på CSR krav.

Model 1. opfølgning svarende til det eksisterende niveau

Opfølgningen svarer til det eksisterende niveau, hvor der hvert år foretages særlig CSR-opfølgning på to udbud, der er udvalgt til særlig CSR opfølgning det foregående år.

Der foretages kun én opfølgning i kontraktperioden medmindre det konstateres, at de aftalte klausuler ikke overholdes. Resultatet af den særlige CSR-opfølgning fremlægges politisk. Konstaterer Ringsted Kommune i forbindelse med den særlige CSR-opfølgning, at aftalte klausuler ikke overholdes, intensiveres opfølgningen og om nødvendigt aktiveres de i kontrakten fastsatte misligholdelsesbeføjelser. CSR-opfølgning på øvrige kontrakter sker i udgangspunktet kun i de tilfælde, hvor der opstår begrundet mistanke om, at kravene ikke er opfyldt.

Ressourceforbruget estimeres til at være ca. 60-80 timer pr.  CSR opfølgning. Dette kan dog variere, afhængigt af om der alene foretages en skrivebordskontrol eller om kontroller kombineres med en fysisk kontrol på fx byggeplads. Konstateres der forhold under opfølgningen, der kræver yderligere opfølgning, skal denne tid tillægges det samlede ressourceforbrug pr. opfølgning. Ressourcetrækket til opfølgning kan enten ske via interne ressourcer eller der kan hyres en ekstern konsulent til at foretage opfølgningen.

Model 2 – Udvidet CSR-opfølgning

Der foretages CSR-opfølgning på alle kommunens egne EU-udbud/kontrakter, der er godkendt og fremgår af enten udbuds- eller anlægsplanen (ca. 15-20 stk.). CSR-opfølgningen foretages fra central side med bistand fra organisationen. Der foretages ikke egen CSR-opfølgning på EU udbud, der gennemføres via indkøbsfællesskaber.

Der foretages kun én opfølgning i kontraktperioden medmindre det konstateres, at de aftalte klausuler ikke overholdes. Resultatet af den særlige CSR-opfølgning fremlægges politisk. CSR-opfølgning på øvrige kontrakter sker i udgangspunktet kun i de tilfælde, hvor der opstår begrundet mistanke om, at kravene ikke er opfyldt. Konstaterer Ringsted Kommune i forbindelse med den særlige CSR-opfølgning, at aftalte klausuler ikke overholdes, intensiveres opfølgningen med relevant og om nødvendigt aktiveres de i kontrakten fastsatte misligholdelsesbeføjelser.

Ressourceforbruget estimeres til at være ca. 60-80 timer pr. CSR-opfølgning. Ressourceforbruget kan variere afhængigt af konkrete forhold. Konstateres der forhold under opfølgningen, der kræver yderligere opfølgning skal denne tid tillægges det samlede ressourceforbrug pr. opfølgning.

En udvidelse af CSR-opfølgningen jf. model 2 vil medføre en merudgift svarende til ca. 2 medarbejderressourcer, der allokeres fuldtid til opgaven.

Ressourcetrækket til CSR-opfølgning og leverandørstyring kan enten ske via interne ressourcer, eller der kan hyres en ekstern konsulent til at foretage opfølgningen. Erfaringer fra andre FUS-kommuner har vist, at det koster ca. kr. 50.000 pr. kontrakt for ekstern bistand, alene for opfølgning på arbejdsklausuler. En overordnet vurdering for en samlet CSR-opfølgning i henhold til indkøbs- og udbudspolitikken vurderes at udgøre kr. 100.000 – 150.000 pr. kontrakt for ekstern bistand.

Delegation af beslutningskompetence til administrationen i udbudsprocesser

Dilemma 3: Jo mindre uddelegering af beslutningskompetencen vedr. indkøb og udbud til administrationen, desto mere tid og ressourcer skal der afsættes til politisk behandling og administration.

I henhold til Styrelsesvedtægterne for Ringsted Kommune er det Økonomiudvalget der har beslutningskompetencen i forhold til udbud. Såfremt Økonomiudvalget skal forholde sig til alle udbud betyder det i praksis at Økonomiudvalget skal forholde sig til 60 -70 EU-udbud årligt samt et ukendt antal tilbudsindhentninger. Der foreligger ikke i dag en delegationsplan for udbud, men kutyme.

Mange udbud er genudbud af eksisterende aftaler eller udbud der omhandler varekøb eller tjenesteydelser, hvor de kvalitative krav ikke er specifikke. Udbuddene gennemføres i dag i høj grad via indkøbsfællesskaber. Udbud der gennemføres via indkøbsfællesskaber har ofte meget korte tidsfrister i forhold til høringsperioder mv, der ikke er forenelig med den politisk kalender, ligesom niveauet for mulig indflydelse på udbuddets rammer er meget begrænset.

Der gennemføres årligt flere hundrede tilbudsindhentninger under EU tærskelværdien rundt om i organisationen af standard vare- og tjenesteydelser, som der ikke foreligger en indkøbsaftale på.
 

Det er en mulighed at der i den kommende indkøbs- og udbudspolitik kan indarbejdes en række objektive kriterier for, hvornår Økonomiudvalget uddelegerer beslutningskompetencen til administrationen. Det kan eksempelvis vedrøre om udbuddet gennemføres i regi af et indkøbssamarbejde og økonomisk omfang af udbuddet. Kriterierne kan efterfølgende danne grundlag for udarbejdelse af en delegationsplan for udbudsområdet.

Der har i henhold til Ringsted kommunes Styrings- og politikkoncept været afholdt temamøder med henholdsvis Koncernledelsen og Ringsted kommunes Erhvervsliv.

Udkast til den kommende indkøbs- og udbudspolitik sendes i offentlig høring forud for Byrådet til endelige godkendelse.

Sagen har Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Ad dilemma 1: Det vurderes, at Ringsted Kommune ved at tilslutte sig udbud, der gennemføres via indkøbssamarbejder, kan sikre effektiv konkurrence om opgaven og at ressourceforbruget ved at udbyde minimeres. Udbud der gennemføres via indkøbsfællesskaber indeholder allerede en række generelle fælleskrav til CSR, der i overvejende grad understøtter Indkøbs- og udbudspolitikken principper vedr. CSR.

Der hvor udbud via indkøbsfællesskaber i udgangspunktet ikke understøtter politikkens principper er i forhold til krav vedr. elever og lærlinge, partnerskabsaftaler og CSR profil.

I forhold til elever og lærlinge vil det ved udbud, der gennemføres via indkøbsfællesskaber, være en konkret vurdering ift. det enkelte udbud om der skal indarbejdes krav. Kommunerne er ved større udbud forpligtet til, at overveje brugen af uddannelsesklausuler eller forklare hvor de ikke anvendes.

Ad dilemma 2: Administrationen anbefaler, at der sker en systematisk og struktureret opfølgning på krav til kommunens leverandører. Der bør således kun indarbejdes krav til CSR, som Ringsted Kommune reelt ønsker at følge op på, ligesom man bør have for øje, at omfanget af de CSR-krav, der indarbejdes i kontrakterne i henhold til politikken, i udgangspunktet, altid afspejler sig i den samlede pris for kontrakten.

Ad dilemma 3: Administrationen vurderer, at der med fordel i den kommende politik kan indarbejdes objektive kriterier for, hvornår beslutningskompetencen kan uddelegeres til administrationen. Kriterierne vil biddrage til en øget fleksibilitet i forhold til planlægningen af de enkelte udbud, ligesom der i organisationen vil være øge fokus på, hvem der har beslutningskompetencen i forhold til de enkelte udbud. Det anbefales derfor, at det i forlængelse af politikken behandles en separat politisk sag med henblik på at vedtage en egentlig delegationsplan for udbuds og indkøbsområdet.

Direktionen indstiller:

1. at der i udkastet til den kommende indkøbs- og udbudspolitik indarbejdes princip om, at Ringsted Kommune tilslutter sig udbud, der gennemføres via indkøbsfællesskaber
2. at der i udkastet til den kommende indkøbs- og udbudspolitik indarbejdes princip om, at der foretages opfølgning i forhold til CSR-krav.
3. at den kommende indkøbs- og udbudspolitik indeholder en række objektive kriterier for, hvornår beslutningskompetencen kan uddelegeres til administrationen, og at der udarbejdes en delegationsplan for indkøbs og udbudsområdet der forelægges i en separat sag.

Sagen udsættes.

Økonomiudvalget ønsker en nærmere redegørelse for SKI`s politik vedr. CSR-krav samt kommunernes mulighed for at påvirke udbudskrav i SKI-udbud.

Når sagen genoptages, ønskes der tilføjet et afsnit om kontrol/opfølgning på gennemførte udbud, hvor der sker en systematisk tilbagemelding til Byrådet.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Økonomiudvalget skal i denne sag træffe beslutning om deltagelse i Kommunaløkonomisk Forum,

som arrangeres af Kommunernes Landsforening og afholdes den 9. – 10. januar 2020 i Aalborg.

Byrådet vedtog den 7. april 2014 fælles retningslinjer for Byrådsmedlemmers deltagelse i rejser,

konferencer o.lign.

I retningslinjerne står følgende i forbindelse med deltagelse i konferencer og KL-arrangementer:

”……Der træffes beslutning om deltagelse på baggrund af en konkret sag i det enkelte udvalg.”

Tidligere praksis har været, at Økonomiudvalget, Kommunaldirektøren og Økonomichefen

har deltaget i Kommunaløkonomisk Forum. I 2019 deltog de øvrige direktører også.

Transporten har været i kommunens busser.

Afrejse onsdag sidst på eftermiddagen og hjemkost fredag eftermiddag.

Program for arrangementet er endnu ikke offentliggjort.

I 2019 var deltagerprisen 4.300 kr. pr. person ekskl. moms. Deltagerprisen for 2020 er endnu ikke

oplyst. I prisen er inkluderet fuld forplejning konferencen igennem.

Hotelopholdet koster ca. 2.000 kr. pr. person ekskl. moms.

Derudover kommer en udgift til aftensmad inkl. drikkevarer onsdag aften. Det vurderes at være ca.

250 kr. pr. person ekskl. moms.

Transporten koster 1.500 kr. pr. bus. Antallet af busser afhænger af antal deltagere. Hvis alle

deltager, skal 2 busser af sted.

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Den forventede pris pr. person ekskl. moms er ved 14 deltagere 6.765 kr.

I 2019 deltog 12 personer i Kommunaløkonomisk Forum.

Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget deltager ved Kommunaløkonomisk Forum 2020, og at Kommunaldirektøren, 3 fagdirektører og Økonomichefen tager med.

Godkendt.

Sagsgang

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Økonomiudvalget skal ifølge Styrelseslovens § 37 udarbejde et teknisk budgetforslag til Byrådet, som herefter skal 1. behandles i Byrådet.

Hermed forelægges det tekniske budgetforslag, som tager afsæt i overslagsårene i det vedtagne budget for 2019, korrigeret med vedtagne tillægsbevillinger, pris- og lønregulering, tekniske ændringer som følge af økonomiaftale med regeringen, ny befolkningsprognose samt øvrige tekniske ændringer i budgettets forudsætninger. 

Selve det tekniske budgetforslag består af følgende bilag:

1. Generelle bemærkninger (Bilag 1)
2. Specielle bemærkninger (Bilag 2)
3. Skatter og takster (Bilag 3)
4. Specifikationer til budget (Bilag 4)
5. Befolkningsprognose (Bilag 5)

 
Herudover vedlægges som bilag:
 

6. Finansieringsforslag til budget 2020 – 2023 (Bilag 6)
7. Ønskeforslag til budget 2020 – 2023 (Bilag 7)
8. Forslag til budget 2020 fra de politiske partier (Bilag 8)
9. Oversigt med ændringer og nye budgetforslag til budget 2020 (Bilag 9)
10. Sager, der er henført til budgetforhandlingerne (Bilag 10)
11. Budgetforslag fra beredskabskommissionen for Budget 2020 – 2023 (Bilag 11)

For at kunne sikre et budget i balance og et råderum til servicemæssige omprioriteringer er der på baggrund af den vedtagne budgetproces udarbejdet finansieringsforslag. Finansieringsforslag er forslag til effektiviseringer og servicereduktioner. Da Byrådet forud for budgetprocessen stod over for et forventet finansieringsbehov på 18 mio. kr. og usikkerhed om den kommende økonomiaftale mellem regeringen og KL ville indeholde et ekstraordinært finansieringstilskud, som det har været tilfældet tidligere år valgte Byrådet at prioritere finansieringsforslagene i to puljer.

1. en pulje som udgør minimum 1,5 pct. af serviceudgiftsrammen til dækning af det forventede finansieringsbehov på 18 mio. kr.
    
2. en pulje som udgør minimum 2 pct. af serviceudgiftsrammen til en finansieringspulje, der skal anvendes, såfremt der ikke modtages ekstraordinært finansieringstilskud i 2020. 

De to puljer indeholder forslag for henholdsvis 28 mio. kr. og 34 mio. kr.

I økonomiaftalen mellem regeringen og KL, som blev indgået den 6. september indgik et ekstraordinært finansieringstilskud. Puljen på 2,0 pct. af serviceudgiftsrammen er således ikke nødvendig for at sikre nødvendig finansiering. Det betyder at Byrådet har mulighed for ikke at sende puljen videre i budgetforhandlinger og høring. Det er dog også en mulighed, at sende enkelte forslag eller hele puljen videre.
 

Der foreligger driftsønskeforslag til budget 2020 for i alt 4,6 mio. kr.

For prioriteringen af anlægsønsker henstår udisponeret anlægsramme på 7,6 mio. kr. i 2020, hvoraf der er reserveret 4,1 mio. kr. til kunstgræsbane i Benløse. Endvidere henstår 24,8 mio. kr. i 2021, 28,5 mio. kr. i 2022 og 65,0 mio. kr. i 2023 udisponeret.

I det tekniske budgetforslag er indarbejdet en investeringspulje målrettet prioritering af it- og driftsinvesteringer i henhold til budgetvedtagelse for 2015. Puljen udgør i 2020 6,3 mio. kr. og ligeledes 6,3 mio. kr. i overslagsårene 2021 til 2023. Puljen er ikke disponeret og er opstået som følge af gevinster opnået som følge af vedtagne investeringsforslag tidligere år.

Det tekniske budgetforslag
 

Sammendraget viser, at det tekniske budgetforslag medfører et markant kasseforbrug i alle årene. Der er følgende årsaget hertil:

1. I 2019 er det forudsat, at alle budgetoverførsler fra 2018 vil blive forbrugt i 2019.
2. Der er indarbejdet en teknisk serviceudgiftspulje på 15,5 mio. kr. jfr. nedenfor.
3. I 2019 og 2020 er der afsat midler til anlægsprojekter der ligger ud over 65 mio. kr. årligt, som vedtaget i den økonomiske politik.
4. I overslagsårene 2021-23 er der ikke indregnet ekstraordinært finansieringstilskud, idet dette kun aftales for et år af gangen.
5. Der er et finansieringsbehov, i 2020 på 15,8 mio. kr. som kan beregnes således:
6.  

Under Økonomiudvalget er der i årene 2020 – 2023 indarbejdet en teknisk serviceudgiftspulje på 15,5 mio. kr. svarende til ca. 1 % af kommunens serviceudgifter. I 2019 er puljen i forbindelse med behandling af budgetrapport pr. 31. marts 2019 tilbageført kassen.

Puljen er indarbejdet for at sikre, at serviceudgiftsrammen ikke overskrides som følge af budgetoverførsler mellem budgetår. I overstående budgetsammendrag forudsættes puljen benyttet. Det fremgår, at det vil have meget negative likviditetsmæssige konsekvenser for kommunen, såfremt puljen bliver anvendt til forbrug. Det er derfor en forudsætning, at puljen ikke udmøntes, men forbliver som en udisponeret budgetpulje under Økonomiudvalget og tilbageføres kassen i forbindelse med 1. budgetrapportering i 2020.

Aftale med regeringen om rammerne for budget 2020

Service og anlæg

I aftalen mellem KL og Regeringen er fastlagt en ramme for serviceudgifter og en ramme for anlægsudgifter, som kommunerne set under ét skal overholde.

Kommunernes serviceramme er i 2020 blevet forøget med 2,2 mia. kr.

Kommunernes anlægsniveau er i 2020 aftalt til 19,1 mia. kr. hvilket er et løft på 1,3 mia. kr. i forhold til 2019.

Samlet set indeholder aftalen således finansiering af et løft af service- og anlægsrammerne på i alt 3,5 mia. kr. som skal fordeles mellem kommunerne i forbindelse med den faseopdelte budgetlægning som KL faciliterer. Ringsted Kommunes beregnede andel af de øgede rammer svarer til 21,2 mio. kr. som er indregnet i nærværende budgetforslag.

Herudover er det en forudsætning i aftalen, at kommunerne inden for eksisterende rammer kan frigive 0,5 mia. kr., svarende til 3,0 mio. kr. for Ringsted Kommune, i form af en velfærdsprioritering ved en række initiativer der understøtter en bedre ressourceanvendelse. Samtidig er det tidligere aftalte moderniserings- og effektiviseringsprogram afskaffet.

Betinget bloktilskud

3 mia. kr. af kommunernes bloktilskud er betinget af, at kommunernes driftsbudgetter overholder den aftalte serviceramme, og 1 mia. kr. er betinget af at kommunernes anlægsbudgetter overholder den aftalte anlægsramme. Ringsted Kommunes andel af de betingede bloktilskud udgør henholdsvis 18 mio. kr. og 6 mio. kr. som således ikke vil komme til udbetaling, hvis de aftalte rammer ikke overholdes.

Såfremt kommunerne samlet set overskrider servicerammen, vil der dels blive en kollektiv sanktion og dels en individuel sanktion. Den kollektive sanktion udgør 40 % af rammeoverskridelsen og vil ramme alle kommuner også dem der overholder deres andel af servicerammen. Den individuelle sanktion udgør de resterende 60 % af rammeoverskridelsen og vil blive fordelt på de kommuner der ikke overholder deres andel af servicerammen i forhold til den enkelte kommunes andel af overskridelsen. Afgørende for om kommunen bliver omfattet af statslige sanktioner er om kommunernes samlede budgetter for 2020 overholder den aftalte serviceramme. Hvis den samlede serviceramme er overholdt i kommunernes samlede budgetter vil der ikke blive udløst sanktioner.

Den samlede serviceramme skal både overholdes i kommunernes budgetter for 2020 og i kommunernes regnskaber for 2020.

Den faseopdelte budgetlægning

I budgetprocessen vil KL forestå en gensidig koordinering af kommunernes budgetlægning – den såkaldte faseopdelte budgetlægning, med henblik på at sikre overholdelse af de aftalte rammer for serviceudgifter og anlægsinvesteringer.

Kommunerne skal i budgetlægningsfasen løbende indmelde til KL hvilke forventninger der er til service- og anlægsudgifter i 2020. Første indmelding skal foretages den 26. september 2019 og vil blive foretaget på baggrund af herværende tekniske budgetforslag.

Finansieringstilskud

Der udbetales i lighed med de foregående år også i 2020 et ekstraordinært finansieringstilskud til kommunerne på 3,5 mia. kr., hvoraf 2 mia. kr. fordeles på baggrund af kommunernes grundlæggende økonomiske vilkår. 

Ringsted Kommune vil i 2020 få tildelt et tilskud på 32,3 mio. kr. Tilskuddet bevilges kun for et år af gangen.

Tilskuddet har ikke medført, at kommunernes serviceramme er forøget, hvorfor det kun vil kunne anvendes til serviceudgifter såfremt kommunerne under et overholder servicerammen. Herudover vil tilskuddet kunne anvendes til finansiering af anlægsinvesteringer, afdrag på lån eller kasseforøgelse.

Regeringen planlægger, at der inden næste økonomiaftale for 2021 vil være fremsat forslag om en mere langsigtet udligningsreform, som vil medføre, at kommunerne vil kunne budgettere med alle tilskud- og udligningsbeløb i budgetoverslagsårene.

Skattefastsættelse i 2020

Med henblik på at understøtte skattenedsættelser, er der en tilskudsordning til skattenedsættelser på op til 200 mio. kr.

Tilskudsprocenten kan højest udgøre 75 pct. af provenutabet i 2020, 50 pct. i 2021 og 2022 og 25 pct. i 2023. Hvis der gennemføres skattenedsættelser på over 200 mio. kr., nedsættes tilskudsprocenten.

I forbindelse med indgåelse af budgetaftale for 2018 vedtog Byrådet at udfase dækningsafgiften på erhvervsejendomme, således at afgiften vil være helt udfaset i 2020.

Den aftalte udfasning af dækningsafgift er indarbejdet i herværende tekniske budgetforslag, men tilskud er ikke indarbejdet. Tilskuddet forventes at udgøre 2,7 mio. kr. i 2020, 1,8 mio. kr. i 2021 og 2022 og 0,9 mio. kr. i 2023.

Kassebeholdning

Opgørelsen viser et kasseforbrug i 2019 på 289,3 mio. kr. som dog er betinget af at alle overførsler fra 2018 samt hele budgettet for 2019 bliver forbrugt i 2019. Såfremt overførsel fra 2018 på i alt 181,7 mio. kr. ikke anvendes i 2019, vil kassen blive reduceret med 107,6 mio. kr.

I 2020 ses et kasseforbrug på 76,4 mio. kr. mens der i budgetoverslagsårene 2021 – 2023 forventes et kasseforbrug på 46,6 mio.kr. i 2020 stigende til 66,3 mio. kr. i 2023.

Hvis der ses bort fra serviceudgiftspuljen på 15,5 mio. kr. vil resultatet blive forbedret tilsvarende jfr. nedenfor om det reelle resultat af budgetforslaget.

Det reelle resultat

Det reelle resultat og kasseændringer i budgetforslaget er vist i nedenstående tabel, hvor det er forudsat, at den tekniske servicepulje på 15,5 mio. kr. ikke anvendes.

Efterfølgende er vist kasseændringen såfremt det ekstraordinære finansieringstilskud videreføres eller omlægges til andre tilskud samt hvis der i budgetforhandlingerne opnås enighed om finansieringsforslag for 14,8 mio. kr.

Tabellen viser, at under disse forudsætninger vil budgettet stort set være i balance i budgetperioden.

Andre forudsætninger

Plan- og Boligudvalgets budget er fra 2020 reduceret med 3 mio. kr., idet det i budgetaftalen for 2017 er aftalt, at der løbende træffes politiske beslutninger, der medfører, at kommunens samlede ejendomsportefølje optimeres i perioden frem mod 2020.

Økonomisk politik

For så vidt angår opfyldelse af målsætningerne i den økonomiske politik henvises til bilag 1.

Tekniske ændringer

De tekniske budgetændringer er ændringer i forhold til regeringsaftalen samt en ny indtægts- og udgiftsvurdering. Desuden indeholder de tekniske budgetændringer demografi, ny lovgivning, nye skøn for overførselsindkomster og en række øvrige ændringer der indstilles godkendt af Byrådet.

Lovændringer

Kommunens statstilskud bliver forøget, som følge af ændringer i kommunernes opgaver, det såkaldte Lov- og cirkulæreprogram.

Som følge af folketingsvalget og den sene indgåelse af økonomiaftale for 2020, har det ikke været tidsmæssigt muligt at udarbejde forslag til udmøntning af de enkelte lovændringer på de berørte driftsområder. Den del af statstilskuddet der vedrører Lov- og Cirkulæreprogrammet er derfor afsat som en pulje under finansiering.

Til Byrådets 2. behandling af budgettet for 2020, vil der blive udarbejdet forslag til udmøntning af puljen på de berørte driftsområder.

Demografi

På driftsområderne skoler dagtilbud, sundhedspleje og ældre varierer kommunens udgifter med antallet af borgere i de aldersgrupper områderne omfatter. Der foreslås budgetreguleringer på områderne der tager udgangspunkt i en befolkningsprognose, der er udarbejdet med hjælp fra konsulentfirmaet COWI i marts måned 2019. Prognosen vedlægges som bilag. (Bilag 5).

Moderniserings- og effektiviseringsprogram

I det vedtagne budget for 2019 var der i overslagsårene 2020 og efterfølgende år forudsat en besparelse vedrørende moderniserings- og effektiviseringsprogrammet på 1,5 mio. kr. På baggrund af de kortlagte tiltag med henblik på effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi er der udarbejdet forslag til udmøntning af 1,5 mio. kr. i budget 2020.

Øvrige tekniske ændringer

Der foreligger forslag til øvrige tekniske ændringer på i alt 19,0 mio. kr. i 2020, 21,9 mio. kr. i 2021, 30,1 mio. kr. i 2022 og 42,8 mio. kr. i 2023.

Særligt skal fremhæves, at der er på baggrund af nye skøn over udgifter til borgere med særlige behov, er Ungeområdet foreslået tilført 4,0 mio. kr. og voksenområdet 9,8 mio. kr. fra 2020.

Alle tekniske ændringer er beskrevet i de generelle bemærkninger til det tekniske budgetforslag (Bilag 1).

Budgetforslag modtaget fra Midt- og Sydsjællands Brand og Redning

Af interessentskabskontrakten for Midt- og Sydsjællands Brand og Redning fremgår, at Den fælles Beredskabskommission fremsender forslag til budget som skal godkendes af de deltagende kommuners kommunalbestyrelser/Byråd. Den 28. juni 2019 har Beredskabskommissionen for Midt- og Sydsjællands Brand og Redning fremsendt budgetforslag med budgetbemærkninger, takstoversigt (bilag 11) således at dette kan indgå i ejerkommunernes budgetproces.

Budgetforslaget er fremsendt i 2019-priser som efterfølgende fremskrives med KL´s pris- og lønskøn og Ringsted Kommunes andel i 2019 (i 2019-priser) udgør 6,195 mio. kr., hvilket svarer til det allerede budgetlagte driftstilskud til det fælles beredskab.

Videre proces

Byrådets partier har mulighed for frem mod den endelige budgetvedtagelse i november, at fremkomme med ændringsforslag til nærværende tekniske budgetforslag. 

• Facebook budgetdialog onsdag den 9. oktober
• Fællesmøde mellem Byrådet og HMU torsdag den 10. oktober
• Frist for indsendelse af høringssvar mandag den 21. oktober
• Frist for indsendelse af ændringsforslag til det tekniske budgetforslag er fastsat til tirsdag den 29. oktober kl. 12.00.
• Frist for underændringsforslag til det tekniske budgetforslag er fastsat til torsdag den 31. oktober kl. 12.00.
• Økonomiudvalget 2. behandler budgetforslaget tirsdag den 5. november.
• Byrådet 2. behandler budgetforslaget på ekstraordinært møde tirsdag den 5. november

Som det har været tilfældet i tidligere år står administrationen til rådighed for de enkelte partier på et fortroligt plan. Såfremt der er spørgsmål eller behov for hjælp i relation til f.eks. ændringsforslag kan Økonomienheden kontaktes.

Det tekniske budgetforslag vil blive optrykt til Byrådet og materialet vil senest blive udleveret ved Byrådets 1. behandling af det tekniske budgetforslag.

Det tekniske budgetforslag sendes i offentlig høring med frist for indsendelse af høringssvar den 21. oktober 2018 kl. 12.00.

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Direktionen indstiller,

1. at det tekniske budget for 2020 og overslagsårene 2021 – 2023 oversendes til 2. behandling i Byrådet.
2. at puljen af finansieringsforslag til budget 2020 på 1,5 pct. af serviceudgiftsrammen til dækning af det forventede finansieringsbehov oversendes til 2. behandling i Byrådet.
3. at puljen af finansieringsforslag til budget 2020 på 2,0 pct. af serviceudgiftsrammen vedr. det ekstraordinære finansieringstilskud oversendes til 2. behandling i Byrådet.
4. at katalog med driftsønsker, anlægsforslag og investeringsforslag til budget 2020 oversendes til 2. behandling i Byrådet.
5. at det allerede budgetlagte driftstilskud til det fælleskommunale redningsberedskab fastholdes, og at det fremsendte budgetforslag inkl. takster fra Midt- og Sydsjællands Brand og Redning godkendes.

Det tidligere publicerede tekniske budgetforslag var udarbejdet på baggrund af KL’s forventninger til udmøntning af budgetaftalen med Regeringen. 

Social- og Indenrigsministeriet har nu udmeldt endelige tal for tilskud og udligning i 2020, som på et par punkter afviger fra KL’s forventninger.

1. Bloktilskuddet for 2020 er på landsplan løftet med 150 mio. kr. som følge af, at staten har valgt at finansiere et løft af puljen for tilskud til vanskeligt stillede kommuner. KL havde forudsat, at dette løft blev finansieret af bloktilskuddet. For Ringsted Kommune betyder det, at der udbetales 885.000 kr. mere i statstilskud.
2. Herudover er der foretaget mindre korrektioner af enkelte særtilskud som medfører, at Ringsted Kommunen vil modtage yderligere 81.000 kr.

I alt udbetales således 966.000 kr. mere i tilskud og udligning i 2020, end der er forudsat i det tidligere udsendte tekniske budgetforslag.

Dagsorden og bilagsmateriale er korrigeret i konsekvens heraf.

Yderligere er der tilføjet rettelse af bilag 6 grundet fejl i tabel med opsummering af finansieringsforslag samt tilføjet supplerende bilag til anlægsønske BUU16 i bilag 7.

Indstillingen anbefales godkendt.

Lov – og Cirkulæreprogrammet vedlægges som bilag til Byrådets behandling.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Hermed forelægges kommunens budgetrapport 2. kvartal 2019, for perioden 1. april 2019 til 30. juni 2019.

Budgetrapport 2 bygger på faktisk forbrug for de første 6 måneder af året. Der rapporteres om de enkelte afdelingers forventede regnskabsresultat for hele året, og afvigelsen er beregnet i forhold til det korrigerede budget 2019, inkl. overførsler fra 2018.

Ud over rapportering på drift, renter og anlæg rapporteres der også på kommunens likviditet, samt kommunens låne- og investeringsportefølje, se bilag 1.

Selve afrapporteringen på tabelform fremgår på laveste bevillingsniveau delt i indtægter og udgifter i bilag 2. I bilag 3 fremgår detaljerne vedr. de tekniske budgetændringer, der nævnes i rapporten, og som søges godkendt i forbindelse med sagen. Detaljer vedr. køb og salg i Byudviklingsfonden fremgår af bilag 4. Detaljeret anlægsoversigt fremgår i bilag 5.

Resultat af ordinær drift

Der er i det korrigerede budget forventet et ordinært driftsoverskud på 31,1 mio. kr. efter indarbejdelse af driftsoverførsler fra 2018 og andre reguleringer. Forventningerne til den ordinære drift viser et driftsoverskud på 49,5 mio. kr. hvilket er 18,4 mio. kr. højere end budgetteret.

Det bemærkes at mindreforbrug på 17,3 mio. kr. i den skattefinansierede drift reelt er 13,2

mio. kr. lavere, fordi det inkludere et mindreforbrug på 13,2 mio. kr. til aktivitetsbestemt

medfinansiering vedr. 2019 med betaling i 2020. De 13,2 mio. kr. er derfor ikke et mindreforbrug,

men en udskudt betaling. Det reelle mindreforbrug på den skattefinansierede drift er således 2,6

mio. kr. og den reelle forventede afvigelse på det ordinære resultat er således 5,2 mio. kr.

Serviceudgifter

Der forventes serviceudgifter i 2019 på 1.586,3 mio. kr., hvilket er 1,3 mio. kr. under

servicerammen, der udgør 1.587,6 mio. kr.

Servicerammen beregnes ud fra de samlede driftsudgifter, tillagt indtægter fra den centrale

refusionsordning og tab af lejeindtægter mv. vedrørende ældreboliger. Derfra trækkes de samlede

overførselsudgifter, udgifter til de forsikrede ledige, aktivitetsbestemt medfinansiering på

sundhedsområdet, samt udgifter til tjenestemandspensioner i forsyningen.

Såfremt kommunerne samlet set overskrider servicerammen, vil der dels blive en kollektiv sanktion

og dels en individuel sanktion. Den kollektive sanktion udgør 40 % af rammeoverskridelsen og vil

ramme alle kommuner også dem der overholder deres andel af servicerammen. Den individuelle

sanktion udgør de resterende 60 % af rammeoverskridelsen. Den endelige sanktion afhænger af, i

hvilket omfang den samlede serviceramme for alle landets kommuner bliver overskredet.

Finansiering

Kommunens finansieringsbudget er på ca. 2.236 mia. kr., og der forventes p.t. en merindtjening på 0,2 mio. kr.

Skattefinansieret drift

For den skattefinansierede drift er det samlede budget 2.201,2 mio. kr. og der forventes et mindreforbrug på 15,8 mio. kr., se nedenstående tabel og efterfølgende kommentarer til de enkelte udvalg.

Økonomiudvalget

På økonomiudvalgets område forventes et samlet merforbrug på 1,4 mio. kr. Merforbruget dækker over et merforbrug på 3,9 mio. kr. på Ledelse og personale, her af 3,2 mio. fra Administrationsbidrag fra konto 5. Der er et forventet mindreforbrug på 2,6 mio. kr. på den Sociale Investeringsfond.

Klima- og Miljøudvalget

På Klima- og Miljøudvalgets område forventes et mindreforbrug på 0,6 mio. kr.

Plan- og Boligudvalget

På Plan- og Boligudvalgets område forventes et merforbrug på 0,7 mio. kr. Merforbruget kan henføres til Ejendomsstaben som forventer et merforbrug på 1,0 mio. kr. i 2019.

Børne- og Undervisningsudvalget

På Børne- og Undervisningsudvalget område forventes et samlet mindreforbrug på 0,8 mio. kr. På området Skoler forventes et mindreforbrug på 2,4 mio. kr., på området for Dagstilbud forventes et mindreforbrug på 1,9 mio. kr. som kan henføres til institutionsbevillingerne. På Børn og Unge forventes et merforbrug på 3,5 mio. kr. heraf kan et merforbrug på 3,0 mio. kr. henføres til Udvalgsbevillinger – foranstaltninger.

Social- og Arbejdsmarkedsudval

På Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets område forventes samlet set et mindreforbrug på 13,0 mio. kr. Heraf kan de 13,2 mio. kr. henføres til aktivitetsbestemt medfinansiering. Ringsted Kommunes aktivitetsbestemte medfinansiering betales i forhold til borgernes forbrug af de sundhedsydelser som regionerne stiller til rådighed. Mindreforbruget udlignes stort set af en allerede planlagt a conto-afregning for 2019 som kommer i 2020. Hvis der korrigeres for aktivitetsbestemt medfinansiering forventes der et merforbrug på 0,2 mio. kr.

På Sundhedsområdet forventes et samlet mindreforbrug på 14,0 mio. kr., heraf kan de 13,2 mio. kr. henføres til aktivitetsbestemt medfinansiering. Hvis der korrigeres for den aktivitetsbestemte medfinansiering forventes der et samlet mindreforbrug på 0,8 mio. kr.

På Handicap, social og psykiatri forventes et merforbrug på 2,6 mio. kr., heraf 2,5 mio. kr. på uvalgsbevillinger Myndighedsenheden. Det største merforbrug er på Botilskud hvor der forventes et merforbrug på 3,3 mio. kr. På Unge – Social forventes et merforbrug på 1,1 mio. kr. og på beskæftigelsesområdet et merforbrug på 1,0 mio. kr.

Ældre- og Genoptræningsudvalget

På Ældre- og Genoptræningsudvalgets område forventes et mindreforbrug på 3,1 mio. kr., heraf 2,4 mio. på institutionsbevillingerne.

Kultur og Fritidsudvalget

På Kultur- og Fritidsudvalgets område forventes et mindreforbrug på 0,4 mio. kr.

Anlæg

På de skattefinansierede anlæg forventes et mindreforbrug på 119,8 mio. kr. og på anlæg under byudviklingsfonden forventes et mindreforbrug på 31,7 mio. kr. og på Brugerfinansierede anlæg forventes et mindreforbrug på 31,9 mio. kr. Dette dækker primært over forskydninger på anlæg, men også mer- og mindreforbrug på de enkelte anlæg. I bilag 5 ses den specificerede anlægsoversigt hvoraf der bl.a. fremgår en kort status på igangværende anlæg.

Likviditet

Kommunens gennemsnitlige likviditet over de seneste 365 dages er pr. 30. juni 2019 304,9 mio.

kr. På samme tidspunkt sidste år var den gennemsnitlige likviditet 328,4 mio. kr.

Finansiel strategi

Kommunen har p.t. lån for i alt 416,6 mio. kr. Heraf udgør støttede lån til ældreboliger 96,1 mio. kr.

og lån vedr. klimatilpasningsprojekter 102,2 mio. kr.

Kommunens andel af fastforrentede lån udgør p.t. ca. 56 %. Det er en overholdelse af den

finansielle strategi, der tilsiger, at fastrenteandelen til enhver tid mindst skal udgøre 50 %. Andelen

af gæld i CHF udgør p.t. ca. 36 %, hvilket er i overensstemmelse med den finansielle strategi, der

fastsætter maksimum til 50 %.

Investering

Kommunen har pr. 30.06.19 investeret 357,5 mio. kr. i danske obligationer. Investeringen har givet et afkast på 1,10 % på årets 6 første måneder.

Kommunens tilgodehavender

Pr. 30. juni 2019 udgør kommunens samlede tilgodehavende til inddrivelse 45,8 mio. kr. De

samlede restancer udegjorde pr. 31. december 2018 47,8 mio. kr. Altså er kommunens samlede

tilgodehavender faldet med ca. 2 mio. kr. i 2019.

Foreslåede budgetændringer

Budgetændringer der søges godkendt i forbindelse med behandlingen af sagen og er nærmere

beskrevet i bilag 3.

Kommunens brug af eksterne konsulenter

Økonomiudvalget besluttede den 8. januar 2019, at der i forbindelse med halvårs- og årsregnskabet skulle rapporteres til Byrådet om omfanget at kommunens brug af eksterne konsulenter.

I vedlagte bilag 6 er redegjort for kommunens brug af eksterne konsulenter i første halvår af 2019.

Sagens bevillingsmæssige konsekvenser fremgår i Bilag 3, hvortil der henvises.

I forhold til det politisk bestemte serviceniveau er vurderingen at det overholdes.

Direktionen indstiller,

1. at budgetrapport, jf. bilag 1, tages til efterretning
2. at de i bilag 3 nærmere beskrevne budgetændringer godkendes

Punkt 1 taget til efterretning.

Punkt 2 anbefales godkendt.

Ej til stede: Lars Tegl Rasmussen

1. Taget til efterretning
2. Udvalget anbefaler budgetændringerne godkendt.

Ej til stede: Sadik Topcu

Punkt 1 taget til efterretning

Punkt 2 anbefales godkendt

Ej til stede: Sadik Topcu

Punkt 1 taget til efterretning.

Punkt 2 anbefales godkendt.

Ej til stede: Britta Nielsen

Punkt 1 taget til efterretning.

Punkt 2 anbefales godkendt.

Taget til efterretning.

Ej til stede: Daniel Nørhave og Timo Jensen

Punkt 1 taget til efterretning

Punkt 2 anbefales godkendt.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Ejendommen Snekkerupvej 2, 4100 Ringsted fungerer som SFO2 for Vigersted Skole. Ejendommen er i meget dårlig stand og opfylder ikke skolens behov for SFO aktiviteter. Ejendommen er omfattet af Ejendomsstrategiens bruttoliste med henblik på salg, således at kommunens ejendomsporteføjle kan optimeres og kloge m² kommer i anvendelse.

I denne sag skal der dels tages stilling til integrering af SFO2 i lokaliteter på Vigersted skole, samt anlægsbevilling og rådighedsbeløb til udgifter til ombygning af Vigersted skole til integrering af SFO2 på skolen.

Ejendommen Snekkerupvej 2 har anvendelse for skolens SFO2 børn. Grundet ejendommens meget dårlige tilstand, og det at ejendommen ikke opfylder skolens behov for SFO aktiviteter, er behovet for anvendelse af ejendommen til formålet ikke længere aktuelt.

Administrationen har fået en arkitekt til at udarbejdet et ideoplæg for Vigersted Skole SFO2 integrering på skolen, se Bilag 1. Arkitekten har forud for udarbejdelse af ideoplægget haft møde med viceskoleleder på Vigersted Skole og leder af SFO2, om deres ønsker og behov til integrering af SFO2 i skolen. I ideoplægget fremgår fire senarier for mulig integrering på skolen. Senarierne er kort skitseret i nedenstående tabel.

Tabel: Fire senarier for integrering af SFO2 på Vigersted Skole

Både medarbejdere og ledelse på Vigersted Skole har været inddraget i processen frem mod udarbejdelse at løsningforslagene, som alle fire er løsninger, hvor de skitserede faciliteterne vil kunne dække de krav og forventninger, der er til det pædagogiske arbejde i en SFO for elever i 4.-6. klasse.

Udgiften til arkitektens arbejde med ideoplægget beløber sig til 48.000 kr., der er afholdt af driften og anbefales indberegnet i de samlede udgifter for ombygning, hvis valg af senarier for integrering bliver besluttet.

Administrationen er i tæt dialog med Vigersted Skole om anvendelse af kloge m² ved afvikling af bygningen, og deres behov for optimale SFO aktiviteter i eksisterende lokaler på skolen.

Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 48.000 kr. til arkitekt og udgifter til ombygning af Vigersted Skole til SFO2. Der er ikke afsat rådighedsbeløb til ombygning af Vigersted Skole til SFO2 i budgettet. Anlægsbevillingen foreslås finansieres via træk i Byudviklingsfonden.

Sagen skal ses som en del af Ejendomsstrategien med at optimere m2 og nedlægge eller sælge bygninger som er i dårlig stand, så skolen samlet set får en bedre løsning for både elever og medarbejdere end den nuværende.

Scenarie 1 er den dyreste og mest omfattende ombygning mens løsning 4 er den billigste og hurtigste at etablere uden at der tilføres skolen flere m2.

Skolen prioriterer senarie 1 eller 2 højest – af flere grunde:

• En løsning i tæt fysisk sammenhæng med SFO1 vil kunne give en synergi i samarbejdet mellem medarbejderne, en mere optimal udnyttelse af personaleressourcer i ydertimer og børnene vil kunne spejle sig i hinanden.
• Senarie 3 og 4 giver et øget pres på skolens klasselokaler: Næste skoleår bliver der tre klasser på 7. årgang. Dette bevirker, at såfremt scenarie 3 vælges, hvori der inddrages et lokale på mellemtrinnet, vil der ikke være ledigt klasselokale til holddeling, hverken på mellemtrin eller udskoling.

Uanset hvilken senarie, der vælges, vil det betyde et øget pres på skolens madkundskabslokale, som vil skulle renoveres.

Da ejendommen Snekkerupvej 2 er i en dårlig stand vurderer administrationen, at det ud fra et økonomisk perspektiv vil være hensigtsmæssigt at sælge ejendommen Snekkerupvej 2 og få integreret SFO2 i eksisterende lokaler på skolen. Ved integreringen bliver ejendomsporteføljen optimeret og kloge m2 kommer i anvendelse, samtidig med at et salg vil være i tråd med Ejendomsstrategien.

Såfremt Snekkerupvej 2 ikke sælges, vil der inden for få år være behov for en større renovering for at sikre, at arbejdsmiljøet og indeklimaet lever op til lovgivningen.

Direktionen indstiller til Børne- og Undervisningsudvalget, at ideoplæg med integrering af SFO2 og ombygning på Vigersted Skole drøftes og senarie 1, 2, 3 eller 4 for ombygning på Vigersted skole til SFO2 anbefales til Plan-og Boligudvalget.

Direktionen indstiller til Plan og Boligudvalget,

1. at ideoplæg med integrering af SFO2 og ombygning på Vigersted Skole drøftes og senarier 1, 2, 3 eller 4 for ombygning af Vigersted skole til SFO2 vælges,
2. at der afsættes rådighedsbeløb og gives en anlægsbevilling til udgifter til ombygning på Vigersted Skole til SFO2 afhængig af valg af senarie 1 - 4,
3. at anlægsbevillingen finansieres via træk i Byudviklingsfonden

Udvalget anbefaler, at administrationen udarbejder et forslag der hvor der er sammenhæng mellem salgsprovenu og etablering af ny SFO.

Ej til stede: Sadik Topcu

Udvalget følger Børne- og Undervisningsudvalgets anbefaling.

Sendes tilbage til fagudvalget.

Administrationen har på baggrund af den politiske behandling arbejdet med yderligere ét scenarie (scenarie 5), hvor der er sammenhæng mellem salgsprovenu og etablering af SFO 2 på Vigersted skole.

Scenariet er beskrevet i BILAG 2, som er en revideret udgave af BILAG 1.

I nedenstående skema er scenarie 5 præsenteret i sin grundlæggende form, med udvalgte fordele og ulemper jf. beskrivelsen i BILAG 2.

Endvidere skal det bemærkes, at der i opdaterede bilag er medtaget Vigersted Skoles Skolebestyrelses kommentering af scenarie 5.

Vigersted Skoles svar, i forhold til mangler af et lokale til 3. klasse:

I dag er det sådan at de nye 0. klasser starter i tidlig SFO, start d. 1. maj. Hvor de skal starte i skole til sommerferien. Der har vi hidtil gjort sådan at før 1. maj er 3. klasse (kommende 4.) rykket på mellemtrinnet og så har Spirerne overtaget deres lokale i indskolingen. Det har kørt i 3 år og vi har fundet en god proces for det og for de overgange der kommer. Hvis SFO 2 skal have 2 lokaler på mellemtrinnet, har vi ikke flere ”tomme” lokaler (lokaler som ikke bruges som klasselokale) og den ordning vi har i dag, skal tænkes på en anden måde/skal findes en løsning for det.

Manglende plads til at der kan blive etableret afskærmet områder til elever i inklusion i SFO2:

Når vi sammenligner med SFO2s lokaler i dag er der mange rum og kroge i villaen, hvor der naturligt kan blive afskærmet, og hvor elever kan trække sig hen, uden at blive forstyrret meget. Det bliver svære med denne løsning, da det er 2 store lokaler og et fællesrum + udeområder. Dette skal tænkes ind i en etableringsfase og der skal ses på, om der kan findes nogle muligheder for det i forbindelse med SFO2. Ligesom under muligheder, hvor vi kan tilpasse miljøerne for at A-hus elever kan inkluderes, glæder det også for dette, men det kræver selvfølgelig at økonomien rækker til det.

Med udgangspunkt i at projektet økonomisk skal realiseres af salgsprovenuet fra ejendomssalgene, hvor indtægt føres til Byudviklingsfonden, er det administrationens vurdering at scenarie 5 i tilstrækkelig grad afstedkommer de fornødne fysiske rammer for SFO2 på Vigersted Skole. Administrationen vurderer endvidere at scenarie 5 er i god tråd med kommunens ejendomspolitik, hvor eksisterende m² optimeres og kloge m² kommer i anvendelse.

Indstilling

Direktionen indstiller til Børne- og Undervisningsudvalget, at ideoplæg for integrering af SFO2 og ombygning på Vigersted Skole drøftes og scenarie 5 for ombygning på Vigersted skole til SFO2, anbefales til Plan-og Boligudvalget.

Direktionen indstiller til Plan og Boligudvalget:
 

1. at ideoplæg med integrering af SFO2 og ombygning på Vigersted Skole drøftes og scenarie 5 for ombygning af Vigersted skole til SFO2 vælges,
2. at der afsættes rådighedsbeløb, og gives en anlægsbevilling på 1,2 mio. kr. til udgifter for ombygning på Vigersted Skole til SFO2, for scenarie 5.
3. at anlægsbevillingen finansieres via træk i Byudviklingsfonden

Indstillingen anbefales godkendt.

Ej til stede: Sadik Topcu

Anbefales godkendt.

Ej til stede: Daniel Nørhave og Timo Jensen

Anbefales godkendt.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Sagen fremlægges med henblik på, at der træffes beslutning om den videre proces der skal lede til en samlet fremtidig plan for den Kommunale Tandpleje. Herunder at afsætte de fornødne økonomiske ressourcer for realiseringen af udvalgte delprocesser.

Byrådet besluttede på møde d. 10. september 2018 (pkt. 10), at der skulle foretages en undersøgelse af om en samling af de fire eksisterende skoletandklinikker i én central klinik vil give en større værdi af tandplejeindsatsen for børn og forældre i Ringsted Kommune, en bedre udnyttelse af den samlede økonomiske ressource til tandplejen, samt mere attraktive stillinger, som styrker den fremtidige rekruttering både på medarbejder- og lederniveau.

Administrationen orienterede på byrådsmøde d. 25. juni 2019 (pkt. 12) om sin internt udarbejdede forundersøgelse, der beskriver eksisterende forhold i tandplejen, samt potentialer ved samling af tandplejen i én centralklinik, såvel organisatorisk som muligheder for fysisk placering.

I forbindelse med den politiske sagsbehandling af administrationens orientering, bemærkes det fra Børne- og Undervisningsudvalget, samt Plan- og Boligudvalget, at det skal undersøges om en central tandklinik kan placeres i forbindelse med Sundhedshuset eller ved køb af eksisterende centralt beliggende bygninger. Økonomiudvalget bemærkede, at der ønskes en sag med forslag til proces der kan føre frem til en samlet plan for den kommunale tandpleje i Ringsted Kommune.

Med afsæt i Økonomiudvalgets bemærkninger, fremlægges der i denne sag forslag til procesplan.

Ved gennemførelse af den foreslåede procesplan vil brugere af den kommunale tandpleje, samt medarbejderrepræsentanter fra tandplejen blive inddraget. Endvidere vil der blive gennemført repræsentative borgerinterviews for at afdække forventninger og ønsker til den kommunale tandpleje.

Ingen

Ligesom det er beskrevet i orienteringssagen (Byrådsmøde d. 25. juni 2019, pkt. 12), er det fortsat administrationens vurdering at der er betydelige potentialer ved samling af den kommunale tandplejes ydelser i én central klinik.

Administrationen vurderer at det beskrevne potentiale procesmæssigt skal afdækkes med et 10-års sigte, således at den kommunale tandpleje fremtidssikres. Herunder at analysere udviklingen i; lovbestemte behandlingstilbud, den almene tandsundhed, Ringsted Kommunes demografiske sammensætning, udviklingen i fysiske rammer for tandpleje, herunder eventuelle mobile klinikløsninger samt det personalemæssige rekrutteringspotentiale.

Når disse analyser foreligger kan der tegnes et endnu mere konkret billede af hvilke opgaver tandplejen kan og skal udføre i 2030, samt hvilke potentialer og udfordringer dette vil medføre. Administrationen foreslår derfor at der gennemføres nedenstående procesplan.

Fase 0

I fase 0 afdækkes og beskrives tandplejens eksisterende forhold. Arbejdet vil være en direkte viderebearbejdning af de informationer som blev forelagt byrådet i orienteringssagen d. 25. juni 2019. Der vil blive lagt særlig vægt på at beskrive samtlige ydelser som leveres af egen organisation, samt hvilke ydelser som p.t. er udliciteret til private eller andre offentlige aktører.

Fasen foreslås igangsat umiddelbart efter politisk behandling af nærværende dagsordenspunkt, og forventes at være gennemført ultimo 2019. 

Fase 1 og 2

I fase 1 analyseres fremtiden for den kommunale tandpleje med 10 års sigte. Der analyseres bl.a. på den demografiske udvikling i kommunen, den forventede udvikling i den almene tandsundhed. udviklingen i behandlingstilbud og behov herfor samt det fremtidige rekrutteringspotentiale. Der vil endvidere blive gennemført repræsentativt dækkende borgerinterviews, for at afdække forventninger og ønsker til den kommunale tandpleje, herunder fysisk placering og tilgængelighed.

I fase 2 bearbejdes analyserne fra fase 1 til en visionær rammebeskrivelse for den kommunale tandpleje i 2030. Der vil blive beskrevet forskellige scenarier for, hvordan den realiserede vision kan se ud i praksis. For hvert scenarie beskrives bl.a.

-          Behandlingstilbuddene, der leveres i kommunalt regi

-          Tandplejens organisering

-          Fysiske placering, størrelse og tilgængelighed

-          Økonomiske rammer

Fase 1 planlægges gennemført i første halvår 2020 og fase 2 gennemføres i umiddelbar forlængelse med forventet færdigt udkast til visionsbeskrivelse i august 2020.

Politisk behandling

Når udkastet til vision og scenarier foreligger, vil materialet blive præsenteret til politisk behandling. Administrationen vil bede byrådet om at træffe beslutning for den videre realisering af visionen, herunder evt. afsættelse af anlægsmidler.

Det er administrationens sigte at præsentere Byrådet for minimum 3 scenarier, hvor en fastholdelse af eksisterende rammer og organisering, også vil være et scenarie.

Fase 3

I fase 3 realiseres den politisk vedtagne vision. Fasen er tidsmæssigt disponeret til at vare fra 2021 til 2030. Længden på processen skal ses i det lys, at den vedtagne vision for tandplejen, må forventes at indeholde løbende ændringer af eksempelvis ydelser gennem årrækken. De evt. fysiske tiltag, som eksempelvis byggeri af ny klinik, påtænkes at skulle gennemføres tidligt i processen.

Direktionen indstiller, at det besluttes at gennemføre den af dagsordenen beskrevne procesplan

Taget til efterretning.

Ej til stede: Lars Tegl Rasmussen

Indstillingen tiltrådt.

Udvalget ønsker sagen genoptaget efter fase 0 med henblik på en status.

Ej til stede: Sadik Topcu

Anbefales godkendt med bemærkning om, at udvalget ønsker sagen genoptaget efter fase 0 med henblik på en status.

Ej til stede: Britta Nielsen

Anbefales godkendt med bemærkning om, at udvalget ønsker sagen genoptaget efter fase 0 med henblik på en status.

Ej til stede: Daniel Nørhave og Timo Jensen

Anbefales godkendt med fagudvalgenes bemærkninger.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Det er blevet besluttet årligt at evaluere anvendelsen og effekten af puljen.

Der orienteres om den aktuelle status på brugen af midler i pulje til fritidsaktiviteter til børn i økonomisk udsatte familier, og herunder fremlægges forslag til evt. tilpasninger af puljen inden for den fastsatte økonomiske ramme.

Under budget 2017 blev det besluttet at afsætte 200.000 kr. årligt til en pulje, hvor økonomisk trængte forældre kunne søge tilskud, såfremt de ønskede, at deres børn skulle deltage i forskellige fritidsaktiviteter.

Formålet med puljen er at styrke den sociale, sproglige og kulturelle integration af børnene, og bidrage til at de får gode fritidsinteresser og kan deltage på lige fod med deres kammerater i foreningslivet og de kommunale fritidstilbud.

Puljen skal bidrage til at forebygge social isolation og styrke børnenes, og herunder også forældrenes, deltagelse i sociale netværk og tilknytning til lokalsamfundets forenings- og kulturliv. Dette kan også på længere sigt medvirke til at styrke både børn og forældres mulighed for at agere som aktive samfundsborgere.

Målgruppen blev i september 2017 udvidet til også at omfatte børnefamilier, hvor kun én forælder i familien har en indtægt, og hvor den indtægt kommer i form af enten ressourceforløbsydelse eller førtidspension.

Kommunen har gjort meget ud af at rådgive borgerne om puljens eksistens og formål. I starten af 2017 blev der udsendt en pressemeddelelse med efterfølgende annoncering af puljen i de lokale medier.

Sagsbehandlerne i arbejdsmarkedscenteret er udstyrede med pjecer og plakater og rådgiver og vejleder borgerne omkring puljens eksistens og formål.

Der har siden juni 2018, efter udvidelsen af Puljen, været iværksat informationskampagne omkring puljen med øget fokus på information og vejledning om puljen i arbejdsmarkedscenteret. Der er taget kontakt til skole- og børnecenteret, med henblik på information om puljerne. Der er blandt andet informeret omkring puljerne på et skoleledermøde. Der er ligeledes lavet opslag på kommunens Facebook side hvor der informeres om puljen, samt informeret om puljen på kommunens hjemmeside, senest i april 2018. I forbindelse med at den nye sæson starter efter sommerferien, vil der i juni måned blive udsendt en pressemeddelelse, og igen informeret om puljen via kommunens facebook- side.

Opsamling for 2017:

• Der er i alt givet 28 bevillinger for støtte fra puljen.
• Der er i alt bevilliget tilskud for 28.905 kr. i 2017.
• Der blev således brugt ca. 15 pct. af puljemidlerne i 2017.

Opsamling for 2018:

• Der er i alt givet 55 bevillinger for støtte fra puljen.
• Der er i alt bevilliget tilskud for 62.744,02kr
• Der er således brugt ca. 31% af puljemidlerne i 2018
• Normalt er der ikke overførsler på udvalgsbevillinger, men idet puljen var ny og det forventede niveau var ukendt, blev det forslået at overføre en del af restbudgettet. Hvorfor det faktiske budget for 2018 var på 288.158kr

Opsamling for 2019 januar – april

• Der er i alt givet 16 bevillinger for støtte fra puljen
• Der er i alt bevilliget for 17.646,16

Puljen blev i juni 2018 udvidet til også at omfatte følgende:

1. alle familier, hvor én eller begge forældre er på en midlertidig offentlig forsørgelse, dog undtaget forsørgelse på niveau med a-dagpenge (f.eks. barselsdagpenge og sygedagpenge).
2. familier, hvor kun én forælder har en indtægt, som er i form af førtidspension og ressourceforløbsydelse

Status på afslag for 2018 – april 2019.

• Der er givet 4 afslag i perioden.
• Afslagene skyldes, at modtagere af SU og familier hvor begge forældre er førtidspensionister ikke er omfattet af puljen.

Der er trods markedsføringen af puljen ikke kommet væsentligt flere ansøgere i 2019. Puljemidlerne kan højst udbetales til et barn i 3 år, og en stor del af børnene er gengangere fra år til år. En del af modtagere, har nu fået tilskud fra puljen i både 2017, 2018 og 2019, og vil derfor ikke længere kunne modtage tilskud.

Ved behandlingen af sagen i 2018 blev administrationen bedt om at undersøge andre kommunernes erfaringer med denne type af puljer, og undersøgelsen viser, at Holbæk Kommune har en tilsvarende pulje, der administreres af SSP, som fordeler midlerne til børn, som skønnes at have behov for tilskud fra puljen for at fremme børnenes trivsel, og denne pulje bliver brugt i højere grad end puljen i Ringsted.

Fordelen ved dette er, at SSP har kontakt til børnene og har mulighed for at støtte de børn, som de vurderer har et behov. I Ringsted Kommune er puljen knyttet op på en vurdering af forældrenes indkomst via Arbejdsmarkedscenteret og omfatter således ikke en kontakt til eller vurdering af børnene og deres behov for støtte. Dette kan medføre, at børn, som kunne have behov for støtte ikke kan identificeres, fordi forældrene ikke reagerer på informationen om puljen.

Integrationsråd, Frivilligråd og Folkeoplysningsråd.

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Det vurderes, at puljen lever op til sit formål med at støtte trængte familier, men at det på trods af den seneste informationskampagne er vanskeligt at nå de udsatte familier med information om puljen.

For at sikre at børn i målgruppen af udsatte familier i højere grad får gavn af puljen, kunne det eventuelt overvejes at ændre visiteringen til puljen fx via sportsforeninger, SSP eller lignende, evt. i et samarbejde med Arbejdsmarkedscentret omkring en skønnet eller beregnet trangsvurdering.

Alternativt foreslås det at udvide målgruppen til også at omfatte børn, hvor en eller begge forældre er på SU, samt børn hvor begge forældre er på overførselsindkomst i form af førtidspension.

Desuden foreslås det, at tidsbegrænsningen på de 3 år bortfalder, således at puljen administreres ud fra barnets behov for støtte til en fritidsaktivitet i hele den periode, hvor barnet har behov for støtten.

Direktionen indstiller,

1. at målgruppen udvides til også at omfatte børn, hvor en eller begge forældre er på SU, samt børn hvor begge forældre er på overførselsindkomst i form af førtidspension uden supplerende pensionsudbetalinger.
2. at tidsbegrænsningen på en 3-årig støtteperiode bortfalder.

Lisbeth Andersen ønskede at ordningen udvides til at omfatte forældre hvor en eller begge forældre er på førtidspension.

Forslaget faldt efter afstemning

Indstillingen herunder ændringsforslaget blev herefter anbefalet godkendt med bemærkningen om, at der laves en sag efter sommerferien, hvor man forholder sig til mulighederne for et udvidet og tæt samarbejde med foreninger mv. om visiteringen til ordningen.

Ej til stede: Timo Jensen

Anbefales godkendt med udvalgets bemærkninger.

Godkendt med Økonomiudvalgets bemærkning.

Ej til stede: Daniel Nørhave

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Hidtil har indgangen til puljen for fritidsaktiviteter i Ringsted været betinget af forældrenes forsørgelsesgrundlag. På trods at gentagne udvidelser af målgruppen og et ihærdigt oplysningsarbejde har det imidlertid vist sig vanskeligt at anvende puljens midler. Med inspiration fra Holbæk kommune, hvor puljen udmøntes af fagpersonale på skole- og fritidsområdet (bilag), er der afholdt møde mellem Arbejdsmarkedscentret og Skolecentret om puljen, og på den baggrund foreslås det, at Puljen for fritidsaktiviteter forankres i Skolecentret, således at indgangen til puljen fremadrettet vil være via en faglig vurdering af barnets behov

Skolecenteret har den tætte kontakt til børnene og har til opgave at vurdere børnenes trivsel. Alle børn trivselsvurderes to gange årligt. Ved tegn på mistrivsel eller social eller økonomisk udsathed hos et barn, drøftes barnets sag på et tværfagligt dialogmøde mellem lærere og pædagoger på skolen. Puljen til Fritidsaktiviteter vil i høj grad kunne bidrage til den understøttende indsats for et udsat barn, og en vurdering af om barnet vil kunne profitere af støtte til en fritidsaktivitet, vil derfor være en naturligt led i drøftelserne på dialogmødet.

Det faglige personale, der skal kunne indstille til puljen er lærere, pædagoger, SSP-medarbejdere og andet relevant fagpersonale, der er i kontakt med børnene. Herudover kan frivillige i foreninger og andre relevante personer, som er i kontakt med børnene, henvende sig til fagpersonalet, hvis de vurderer, at et barn har behov for støtte fra puljen.

Børnenes behov for støtte fra puljen til fritidsaktiviteter vurderes ud fra et fagligt skøn, hvoraf 2 ud af tre følgende kriterier skal være aktuelle i sagen:

• sociale forhold
• barnets trivsel
• økonomisk trang

Dialogmødet, som repræsenteret ved skolelederen, er den besluttende instans. Forældrene inddrages i beslutningen og vejledes i hvordan barnet skal anvende støtten og tilbuddet om den valgte fritidsaktivitet.

Forældrenes forsørgelsesgrundlag vil således ikke være et kriterie for at få del i puljemidlerne, men alene fagpersonalets vurdering af, om barnet vil kunne drage fordel af indsatsen.

Herunder skal det i enhver sag vurderes, om fritidsaktiviteten kan dækkes under serviceloven eller af andre tilskud, inden der bevilges midler fra puljen ligesom det vil indgå i vurderingen, om barnet i forvejen deltager i en fritidsaktivitet eller er i risiko for at falde ud af en konstruktiv aktivitet.

Det anbefales yderligere:

• at aldersgruppen øges til fra 15 til 16 år, med mulighed for dispensation til og med det 18. år
• at kriteriet om loftet på 2.500 kr. årligt hæves til 3.000 kr., da aktiviteter som f.eks. musikskolen og svømning kan være et stor udgift. 
• at tidsbegrænsningen på en 3-årig støtteperiode bortfalder dog med årlig genansøgning.

Det foreslås videre, at puljens organisering evalueres efter to år, men henblik på en vurdering af i hvilket omfang midlerne er brugt, og om puljen er nået ud til flere børn i målgruppen.

Direktionen indstiller,

1. at puljen til fritidsaktiviteter forankres i Skolecentret
2. at fagpersonalet indstiller og tilkender tilskud under puljen
3. at, tilkendelse foretages på baggrund af en vurdering af om barnet vil opleve en øget trivsel ved deltagelse i en fritidsaktivitet
4. at tidsbegrænsningen på en 3-årig støtteperiode bortfalder, dog med årlig genansøgning
5. at organiseringen af puljen evalueres efter 2 år, dvs. ved udgangen af 2021.

Orienteringen taget til efterretning med en bemærkning om at udvalget ønsker sagen genoptaget med henblik på en beslutning om hvilke kriterier, der skal gælde for puljen.

Ej til stede: Sadik Topcu

Indstillingen anbefales godkendt med en bemærkning om, at puljen evalueres efter 1 år.

Ej til stede: Britta Nielsen

Det indstilles, at puljen til fritidsaktiviteter forankres i Skolecenteret.

Sagen genoptages efter behandling i Børne- og Undervisningsudvalget med henblik på at fastsætte kriterier for tildeling fra puljen.

Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

Ifølge Lov om retssikkerhed og administration § 3 stk. 2 skal Byrådet fastsætte en frist for, hvor lang tid der må gå, inden der skal være truffet en afgørelse på de enkelte sagsområder.

Sagsbehandlingsfristerne på social- og arbejdsmarkedsområdet skal opdateres og behandles politisk én gang årligt.

På det sociale område er kommunen forpligtet til efter retssikkerhedslovens § 3, stk. 2 at fastsætte servicemål for kommunens sagsbehandling, da kommunen skal behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt.

Sagsbehandlingsfristerne fremgår af vedhæftede bilag, hvor der er angivet om fristen er ændret eller uændret, med angivelse af ændringsårsag. Det fremgår af bilaget, hvilke frister der er lovbestemte, og hvilke der er besluttet i Byrådet. Der er desuden medtaget en række lovbestemte frister til oplysning for politikerne og borgerne.

Administrationen foreslår få ændringer i sagsbehandlingsfristerne:

Lov om social pension:

• Ansøgninger om helbredstillæg og udvidet helbredstillæg efter reglerne i lovens §§ 14 a – 14 c behandles med to ugers frist af Borgerservice. Personligt tillæg efter lovens § 14 behandles af Arbejdsmarkedscenteret med fem ugers frist. Denne arbejdsfordeling har været gældende i flere år. I forbindelse med den seneste godkendelse af sagsbehandlingsfristerne blev det ved en fejl ændret, så det fremgik, at Borgerservice tog sig af alle de nævnte tillæg. Dette foreslås rettet, så den reelle opgavefordeling afspejles.

Lov om social service (serviceloven):

• Socialpædagogisk støtte efter § 85. Nuværende frist er tre uger, som foreslås sat op til fem uger med følgende begrundelse. Sagsbehandlingen involverer et møde med borgeren, hvilket på grund af den korte frist medfører, at der skal findes en mødedato indenfor kort tid. Erfaringsmæssigt giver dette ofte vanskeligheder, ikke mindst fordi det tit kan være svært at komme i kontakt med borgeren. Derudover er der tale om et komplekst, skriftligt dokumentationsarbejde, som tager tid. I de fleste tilfælde er det derfor ikke muligt at overholde den nuværende frist på tre uger. 
• Merudgifter efter § 100. Nuværende frist er 16 uger, som foreslås sat op til 20 uger. Myndighedsenheden anslår, at den nuværende frist overskrides i halvdelen af sagerne. Sagsbehandlingen er helt afhængig af indhentelse af dokumentation fra flere aktører, herunder borger og læger ad flere omgange, idet Ankestyrelsens praksis på området stiller store krav til dokumentationsgrundlaget for afgørelsen.
• Beskæftigelsestilbud samt aktivitets- og samværstilbud efter §§ 103 og 104 henholdsvis, som har en sagsbehandlingsfrist på fire uger. I de fleste sager kan der først træffes en afgørelse, når borgeren har gennemført 14 dages praktik i det pågældende tilbud, og forud for dette skal der indgås en aftale med praktikstedet. Inden der kan træffes afgørelse, skal der desuden afholdes møde med borgeren. Der foreslås en differentieret frist på seks uger, hvor der indgår et praktikforløb i vurderingen, og fire uger i de sager, hvor der ikke indgår praktikforløb.
• Nødkald efter § 112. Nuværende frist er på to uger, som foreslås sat op til fire uger som tidligere. Den nuværende frist er for kort til, at sagsbehandleren kan indsamle relevante data og træffe afgørelse på et fyldestgørende grundlag. I akutte tilfælde har hjemmesygeplejen mulighed for at sætte et akutkald op hos borgeren, som fungerer på samme måde.
• Udarbejdelse af individuelle handleplaner for voksne efter § 141. For nuværende skelnes der mellem ”mindre sager”, hvor fristen er fire uger, og ”komplekse sager”, hvor fristen er 16 uger. I praksis er det naturligt, at handleplanen udarbejdes i forbindelse med, at Myndighedsenheden træffer afgørelsen i den pågældende sag som et led i vurderingen af den hjælp, borgeren har behov for. Den eneste undtagelse hertil er, hvis borgere bor på et krisecenter eller forsorgshjem, hvor det er forstanderen, som har bevillingskompetencen, mens myndighedsenheden skal udfærdige handleplanen. Det foreslås derfor, at fristen ændres til at følge den gældende frist for den pågældende indsats/sagstype, medmindre der er tale om en borger på krisecenter eller forsorgshjem, hvor fristen på fire uger foreslås fastholdt.

Lov om repatriering

• Hidtil har fristerne for lovens §§ 7, 8 og 10 været anført under ét uden angivelse af typen af hjælpen. Dette foreslås ændret, så der fremgår en frist for hver af ydelsestyperne. Dette vil gøre det mere forståeligt for borgeren at finde fristen for den pågældende ydelsestype. Fristen er uændret 13 uger.

Endvidere foreslår administrationen følgende nye frist:

Lov om social service (serviceloven) – hjemviste sager:

I forbindelse med en ændring af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (retssikkerhedsloven) er der indsat en ny § 3 a, hvoraf bl.a. følger, at de frister, som kommunalbestyrelsen har fastsat, også gælder, når en sag efter serviceloven hjemvises fra Ankestyrelsen. Dette betyder, at hvis udfaldet af en klagesag på servicelovs-området, som er behandlet af Ankestyrelsen, er, at Ankestyrelsen hjemviser sagen til fornyet sagsbehandling og afgørelse hos kommunen, skal kommunen behandle sagen igen efter den fastsatte frist på det pågældende sagsområde. Fristen løber fra det tidspunkt, hvor kommunen modtager Ankestyrelsens hjemvisning. Hvis kommunen f.eks. har vedtaget en frist på to uger på det pågældende servicelovs-område, løber der dermed en ny frist på to uger fra modtagelsen af hjemvisningen. Lovgivningen giver mulighed for, at kommunen kan fastsætte kortere sagsbehandlingsfrister for hjemviste sager.

Administrationen foreslår, at det under fristerne for lov om social service tilføjes, at sager der hjemvises af Ankestyrelsen, afgøres med den samme frist, som gælder for den pågældende sagstype.

Opfølgning på overholdelse af sagsbehandlingsfristerne

Ved den seneste behandling af sagsbehandlingsfristerne i Byrådet den 5. februar 2018 blev det oplyst, at der ville ske en opfølgning på fristerne samtidig med godkendelse af sagsbehandlingsfristerne for 2019.

Følgende er oplyst fra de enkelte afdelinger:

Borgerservice:

Sagsbehandlingsfristerne overholdes. Sagsbehandlerne deler opgaveporteføljen således, at de ældste sager altid tages først, og sagsbehandlingstiden holdes derved under den gældende frist. Ved risiko for fristoverskridelse – eksempelvis ved sygdom eller spidsbelastningsperiode – er der opgavedeling med resten af Borgerservice, hvilket der føres ledelsesmæssig kontrol med.  

Arbejdsmarkedscenter og Ungeenheden:

Overordnet set overholdes sagsbehandlingsfristerne. I det omfang sagsbehandlingsfristerne i konkrete sager ikke kan overholdes, orienteres borgeren om det og om begrundelsen for overskridelsen. Borgeren informeres samtidig om, hvornår sagen er færdigbehandlet.

Børne- og Familierådgivningen:

Som udgangspunkt overholder Børne- og Familierådgivningen sagsbehandlingsfristerne. Det kan nogle gange være nødvendigt at forlænge fristen, hvilket borgeren vil få besked om.

Det gælder blandt andet sagsbehandlingsfrister vedrørende:

• Ansøgning om merudgifter til forsørgelsen af et barn med nedsat funktionsevne jf. Lov om Social Service § 41, hvor der er en sagsbehandlingsfrist på otte uger.
• Ansøgning om tabt arbejdsfortjeneste jf. Lov om Social Service § 42 med en sagsbehandlingsfrist på otte uger.
• Udarbejdelse af børnefaglige undersøgelser jf. Lov om Social Service med en sagsbehandlingsfrist på fire måneder.

Årsagerne til forlængelse af fristen kan være:

• Afventning af lægeattest/hospital
• Afventning af statusudtalelse fra dagtilbud, skole og øvrige relevante samarbejdspartner
• Afventning af afholdelse af det tværfaglige dialogmøde.

Børne- og Familierådgivningen er opmærksomme på, at enkelte borgere har givet udtryk for manglende tilbagemeldinger fra afdelingen. Ledelsen i Børne- og Familierådgivningen har et skærpet fokus på dette, og der arbejdes målrettet på, at Børne- og Familierådgivningen overholder sagsbehandlingsfristerne og styrker orienteringen til borgerne omkring deres sagsforløb. Arbejdet omkring dette vil blive uddybet i Børne- og Familierådgivningens kvartalsorientering, som vil blive forelagt Børne- og Undervisningsudvalget i oktober 2019.   

Socialpsykiatrien:

Fristerne overholdes, og det tilstræbes, at der træffes afgørelse i løbet af tre til fem hverdage.

Myndighedsenheden

Myndighedsenhedens fagsystem er sat op til, at sagsbehandlere registrerer sagsbehandlingstider. Det har dog siden december 2018 ikke været muligt at trække rapporter på disse data i systemet, hvorfor ledelsen ikke har kunnet anvende denne ledelsesinformation i denne afrapportering.

Myndighedsenheden foretager kvalitetssikring fire gange årligt, hvor der gennemgås sager på forskellige områder stikprøvevis. I den forbindelse følges der op på, hvorvidt afgørelserne er truffet indenfor sagsbehandlingsfristerne. Opfølgningen sker derudover i den daglige dialog mellem sagsbehandlere og ledelse.

Det generelle billede er, at sagsbehandlingsfristerne overholdes i Myndighedsenheden. Der kan være særlige omstændigheder i konkrete sager, som gør, at det ikke er muligt at overholde fristen. Det kan eksempelvis skyldes, at det er vanskeligt at få aftaler med borger eller vanskeligt at få nødvendig dokumentation fra borger eller samarbejdspartnere. Dette gælder særligt på de områder, hvor der jf. ovenfor foreslås at forlænge fristerne, og hvor der er problemer med at overholde fristerne. Ligeledes kan ekstraordinært mange sager på et område periodevis betyde pres på sagsbehandlingsfristerne.

I de få situationer, hvor sagsbehandlingsfristen ikke kan overholdes, informeres borgeren om dette, og borgeren oplyses om begrundelse herfor samt oplyses en ny frist for, hvornår sagen er færdigbehandlet.

Offentliggørelse af sagsbehandlingsfristerne

Sagsbehandlingsfristerne skal efter retssikkerhedsloven offentliggøres. Ringsted Kommune offentliggør sagsbehandlingsfristerne på kommunens hjemmeside. Den tidligere omtalte nye § 3 a i retssikkerhedsloven indfører som noget nyt, at fristerne for behandling af sager efter serviceloven skal offentliggøres på kommunens hjemmeside. Således er der ikke på dette område valgfrihed om offentliggørelsesmåden. Dette krav er dog allerede opfyldt, idet alle kommunens sagsbehandlingsfristerne på det sociale område, herunder serviceloven, i forvejen offentliggøres på hjemmesiden. 

Sagen sendes i høring hos Integrationsrådet, Ældrerådet og Handicaprådet.

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Administrationen vurderer, at der er tale om få ændringer, tilretninger og tilføjelser i forhold til listen med sagsbehandlingsfrister, som blev godkendt i Byrådet den 5. februar 2018.

I forhold til fristen for hjemviste sager fra Ankestyrelsen foreslår administrationen som nævnt at fastsætte fristen til den frist, som gælder/er vedtaget for den pågældende sagstype. Hjemviste sager vil i en del tilfælde kunne behandles hurtigere end denne frist, f.eks. hvis der kun skal foretages få rettelser eller mindre ændringer i vurderingen, fordi den væsentligste del af sagsbehandlingen allerede er udført. I andre tilfælde vil der dog kunne være tale om, at der skal indhentes yderligere materiale fra borgeren eller fra eksterne, hvilket oftest vil gøre det nødvendigt med ny partshøring m.v., og i nogle tilfælde vil der være tale om, at sagsbehandlingen starter helt forfra. Efter administrationens vurdering vil det derfor være mest hensigtsmæssigt at operere med de samme frister for hjemviste sager.  

Sagsbehandlingen foretages altid hurtigst muligt, og sagsbehandlingsfristerne er derfor ikke et udtryk for, hvor lang tid en sagsbehandling vil komme til at tage, men alene udtryk for den normale maximale sagsbehandlingstid.

Ændringerne inden for lov om social service på Myndighedsenhedens område vurderes at være nødvendige for at afspejle realiteterne, idet det ofte er vanskeligt at overholde de gældende frister på grund af lang sagsbehandlingstid som følge af indhentning af materiale fra borger og eksterne, f.eks. speciallæger og sygehuse, idet planlægning af møder med borgeren i praksis er en udfordring for fristoverholdelsen, og idet ikke mindst Ankestyrelsens praksis på flere områder stiller øgede krav til dokumentationen. For så vidt angår fristen for udarbejdelse af handleplan er det administrationens vurdering, at de nuværende frister ikke afspejler arbejdsgangene i praksis, hvor handleplanen i de fleste tilfælde udarbejdes som et integreret led i sagsbehandlingen afhængigt af den enkelte indsatstype, og at den foreslåede ændring af fristerne stemmer bedre overens med realiterne i den måde, der i praksis på nuværende tidspunkt arbejdes på.

Direktionen indstiller, at sagsbehandlingsfristerne med de foreslåede ændringer og tilføjelser godkendes.

DH-siden i Handicaprådet har afgivet følgende høringssvar:

”DH anbefaler, at sagsbehandlingsfristen for § 100-sager fastholdes. Det er ikke lykkedes os at få

oplyst, hvorfor der er behov for, at sagsbehandlingsfristen forlænges med 4 uger.

DH anbefaler, at såfremt sagsbehandler står i en situation, hvor det grundet en manglende

lægeudtalelse ikke er muligt at overholde 16 ugers-fristen, så skal ansøger/borgeren oplyses

herom, inden de 16 uger er gået. Ansøger skal samtidig have oplyst, hvilken lægeudtalelse der

mangler for, at sagen er tilstrækkelig oplyst. Videre skal det fremgå, at lægeudtalelsen vil blive

sendt i partshøring til ansøger, hvorefter der vil blive truffet afgørelse i sagen.

DH finder det vigtigt og borgervenligt, at ansøger/borger på den måde er med i processen.”

Ej til stede:

Jan V. Jakobsen

Ældrerådet kan ikke anbefale, at tidsfristerne forøges. Hvis sagsbehandlingsfristen overskrides skal borgerne have skriftlig besked herom med begrundelse hvorfor samt information om ny tidsfrist hvornår man kan forvente, at sagen afgøres.

Ej tilstede: Bent Jørgensen

Udvalget følger Ældrerådets indstilling.

Ej til stede: Lars Tegl Rasmussen

Udvalget indstiller, at der ikke godkendes forlængede sagsbehandlingsfrister.

Udvalget tilslutter sig Handicaprådets bemærkninger.

Ej til stede: Sadik Topcu

Udvalget anbefaler ikke, at sagsbehandlingsfristerne forlænges.

Ej til stede: Britta Nielsen

Udvalgenes indstilling anbefales godkendt.

Sagsgang

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg

I denne sag skal der tages stilling til anlægsbevilling til realisering af sørestaurering af Skjoldenæsholm Gårdsø.

Som et af virkemidlerne i Vandområdeplanerne 2015-2021, har staten besluttet at gennemføre en restaureringsindsats i 24 udvalgte søer i Danmark. Heraf er én af søerne Skjoldenæsholm Gårdsø, beliggende i Ringsted Kommune.

Staten har afsat midler til sørestaureringsprojekter, som kommunerne kan søge tilskud til hos Miljøstyrelsen, hvilket Ringsted Kommune har søgt, - og fået tilsagn til. Udbetaling af tilskuddet sker først, når realiseringen er afsluttet, så anlægsbevillingen er således et udlæg.

Formålet er at forbedre vandkvaliteten i søerne, så der kan opnås god økologisk tilstand i henhold til målene i vandrammedirektivet. Fælles for de udpejede søer er, at der vil gå mange år, før der vil ske en forbedring af vandkvaliteten, med mindre der gennemføres en restaurering. Der ledes i dag ingen, eller meget begrænsede mængder, forurenende næringsstoffer til Skjoldenæsholm Gårdsø. At søens tilstand stadig er meget dårlig, kan f.eks. skyldes ophobede næringsstoffer i søbunden eller en uhensigtsmæssig sammensætning af fisk og planter i søen.

Administrationen har på baggrund af forundersøgelsen vurderet behovet for restaurering af søen, samt vurderet de nødvendige restaureringsmetoder. Desuden er Miljøstyrelsens vurdering af søens egnethed til sørestaurering blevet efterprøvet. I forundersøgelsen er der udfærdiget et projektforslag der beskriver og vurderer, hvordan der teknisk og praktisk kan gennemføres en restaurering af Skjoldenæsholm Gårdsø, så søen kan opnå god økologisk tilstand.

Overordnet bekræfter forundersøgelsen, at Skjoldenæsholm Gårdsø i den nuværende tilstand, ikke opfylder vandområdeplanens målsætning om god økologisk kvalitet, men at god tilstand vil kunne opnås med en restaureringsindsats.

Forundersøgelsen viser, at der er behov for en restaureringsindsats, der retter sig mod:

• Den interne belastning af søen, hvilket kan ske med udbringning af aluminium i søen.
• Ubalance i fiskebestanden i søen, hvilket kan genoprettes med biomanipulation, dvs. med opfiskning af fredsfisk (små skaller og aborre)

Forundersøgelsen blev udført i 2018 og bestod af nye undersøgelser, samt brug af eksisterende data, der dannede grundlaget for en vurdering af, om en sørestaurering vil kunne sikre god økologisk tilstand i søen.

Projektperioden er et par år med efterfølgende program for undersøgelse af effekterne i højst 3 år. Tilsagnet for realiseringen udløber dermed den 31. december 2023.

Kommunen kan opnå finasiering af projektet via tilskudsordninger, der administreres af Miljøstyrelsen under Miljø- og Fødevareministeriet.

Den 30. april 2019, ansøgte vandløbsmyndigheden om midler til de foreslåede indsatser og den 6. august 2019, modtog kommunen tilsagn til det ansøgte.

I tilsagnet fremgår en indsats om oprensning, som der ikke er gives tilsagn til. Dette tiltag var et supplement, som blev anbefalet i forundersøgelsen, men som ikke er afgørende for projektets relevans.

Kort over projektområde ved Skjoldenæsholm Gårdsø.