Sagsgang
| BY | ØK | ÆGU | PBU | KMU | BUU | KTU | SAMU |
Orientering | | | | | | | | |
Indstilling | | | | | | | | |
Beslutning | x | x | | | | | | |
BY=Byråd,
ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg,
KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og
Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg
Budgetprocessen
har som hovedformål at sikre en god og hensigtsmæssig proces, der kan sikre
ejerskab og bred involvering af det politiske niveau, ledere og medarbejdere i
forvaltningen samt at sikre tilstrækkelig tid til høring og involvering af alle
relevante interessenter.
I
henhold til styrelsesloven fastlægger Økonomiudvalget budgetprocessen og
formkrav vedrørende udarbejdelsen af budgettet og oversender et budgetforslag
til beslutning i Byrådet.
Det
har været praksis de senere år, at Byrådet også får lejlighed til at tage
stilling til budgetprocessen.
Udgangspunktet for budgetproces 2015 er, at den gennemføres
som processen for budget 2014 med nogle justeringer. Disse
justeringer sker på baggrund af de indhøstede erfaringer fra 2013 og den evaluering
af budgetprocessen, som Byrådets medlemmer har deltaget i sidst i 2013.
Resultatet af evalueringen er vedlagt denne sag.
Evaluering af
budgetprocessen i 2013
Evalueringens
resultater kan kort sammenfattes således:
·
Der er indgået 9 besvarelser
·
Der er generelt tilfredshed med processen, med
budgetmaterialet og med administrationens støtte til det politiske arbejde
·
Inddragelsen af de forskellige interessenter ses
som meget vigtig
·
Direktionens oplæg til fagudvalgenes budgetproces i
starten var ikke koordineret tilstrækkeligt
·
Nogle forslag var ikke tilstrækkeligt belyste og
dele af materialet er vanskeligt forståeligt
Enkelte
af de indkomne svar viser ønsker om en højere detaljeringsgrad i budgettet og
dyberegående analyser. I den forbindelse kan man gøre sig flere overvejelser.
For det første er der en balance imellem på den ene side budgetmaterialets
detaljeringsgrad og på den anden side overskuelighed og forståelighed. For det
andet er der en balance mellem Byrådets beslutninger og fagudvalgenes, hvor en
stor detaljeringsgrad i Byrådets bevillinger og beslutninger kan tage
handlemulighederne fra fagudvalgene.
Der
er flere muligheder for en videreudvikling af budgetmaterialet.
a) Ressourcecenteret
kan inddrages til kvalitetssikring af centrenes forslag, således at de er mere
ensartede og gennemarbejdede. Dette vil dog medføre en længere produktionstid
på forslag og længere reaktionstid på ændringer.
b) Arbejdet
med at beskrive relevante budgetmodeller og inddragelse af yderligere
aktivitetstal i budgettet forsættes.
c) Byrådet
kan beslutte at tage områder op til gennemgang som temaer i forbindelse med
budgetarbejdet. En gennemgang af et samlet område er dog en større arbejdsopgave,
som vil kræve en ekstra indsats af centre og administration. Hertil kommer, at
det forudsætter at Byrådet definere formålet med analysen/temaet og at der er
valide benchmarkdata fra andre kommuner til rådighed.
Direktionen
anbefaler, at forslag a og b følges og at stillingtagen til forslag c afventer,
at der er valide benchmark data til rådighed. Det vil sige når FLIS (IT system
med kommunale nøgletal) er udrullet og valideret yderligere.
På
baggrund af de indkomne besvarelser foreslås det, at processen stort set
bevares uændret, men med de følgende ændringer:
I.
Der afholdes mini-budgetseminarer i fagudvalgene:
Et halvdagsmøde i marts, når centrene har udarbejdet de konkrete budgetforslag.
II.
Der arrangeres et borger møde i juni med henblik på
drøftelse af omstillingsforslagene umiddelbart i forlængelse af
interessenthøringen i maj.
Budgetarbejdets
værktøjer
Ringsted
Kommunes budgetlægning er, som alle andre kommuners budgetlægning, underlagt en
række grundvilkår: For det første skal kommunens budget være i balance, der
skal således være overensstemmelse mellem kommunens indtægter og udgifter. For
det andet har regeringen fokus på, at der kun sker en begrænset vækst i de
offentlige serviceudgifter. Det betyder, at det ikke er muligt at sætte nye
tiltag og initiativer i gang, medmindre de kan finansieres ved
omprioriteringer.
Forslaget
for budget 2014 tager derfor udgangspunkt i, at der arbejdes med
- en
Omstillingspulje, som giver Byrådet mulighed for at omfordele budgettet
mellem områder, opgaver og centre
- en
Investeringspulje som skal finansierer omlægninger af opgaveløsningen og
effektiviseringer via driftsinvesteringer
- Strukturelle
effektiviseringer.
I modsætning til den forrige budgetproces ses de
forskellige elementer som en helhed, hvor fagudvalgene selv beslutter hvilke
elementer der skal indgå i omstillingsforslagene indenfor nedenstående rammer.
Omstillingspulje
Procesplanen
for Budget 2015-18 forudsætter, at der i udvalgene udarbejdes forslag svarende
til 1½ procent af serviceudgiftsrammen. Det er i den forbindelse målsætningen,
at der omstilles for 1 procent af serviceudgiftsrammen, svarende til 14,2 mio.
kr. i 2015. Fordelingen mellem udvalgene fremgår af nedenstående tabel:

Centrene
skal udarbejde flere effektiviseringsforslag, således at fagudvalgene selv får
mulighed for at prioritere forslagene inden de oversendes til Økonomiudvalget.
Prioriteringen er en hjælp til senere hen at træffe politiske beslutninger,
idet prioriteringen tilkendegiver det enkelte fagudvalgs præferencer i forhold
til de afgivne forslag. Det er i den forbindelse op til det enkelte fagudvalg,
selv at bestemme om det ønsker at prioritere forslagene.
Alle
fremsendte effektiviseringsforslag skal være realiserbare, have varig karakter
og skal kunne effektueres indenfor rammerne af det enkelte fagudvalgs budget.
Hvis et forslag har afledte negative økonomiske konsekvenser under et andet
fagudvalg, eller et andet center, skal disse omkostninger medtages i forslaget.
Investeringspulje
Der
er i budgettet afsat en investeringspulje på 2,9 mio. kr. målrettet IT
investeringer i 2015 og 4,0 mio. kr. i følgende år. Puljen skal understøtte
arbejdet med omstillinger og realiseringen af effektiviseringsgevinster, og er
afsat under driftsbudgettet.
Det
er en forudsætning at Investeringspuljen skal genopbygges så hurtigt som
muligt. Derfor gives der som udgangspunkt kun 1-2 årige investeringsbevillinger,
medmindre særlige forhold taler for andet. Herefter tilbageføres bevillingerne
til Investeringspuljen via den tekniske budgetlægning.
Der
kan ikke bevilges midler til investeringer, medmindre forslaget har en positiv
effektiviseringsgevinst i overslagsårene og er beskrevet i en egentlig business
case, dvs. hvor de forskellige elementer – investeringer, forrentning,
effektiviseringer er beskrevet mere konkret og præcist. Det skal beskrives
klart, hvad investeringerne skal bruges til og hvor effektiviseringer vil
fremkomme.
Fagudvalgene
kan i den forbindelse fremsætte forslag, der henhører under Investeringspuljen.
Effektiviseringsgevinsten herfra bevares så under det enkelte fagudvalg, og kan
benyttes til Omstillingspuljen i det år, hvor den realiseres.
Strukturelle
effektiviseringer
De
strukturelle effektiviseringer målrettes initiativer, der på kortere og længere
sigt kan sænke kommunens udgiftsniveau. Strukturelle effektiviseringer og omstillinger
vil ofte kræve anlægsinvesteringer og kan derfor samtænkes med anlægsønsker.
Anlægsbudget
Byrådet
har i forlængelse af vedtagelsen af budget 2014 besluttet at hæve
anlægsbudgettet over nogle år til i alt 65 mio. kr. Det må dog stadig betragtes
som et relativt lille anlægsbudget for en kommune af Ringsteds størrelse. I
forlængelse af opstarten af en ny byrådsperiode forelægges den økonomiske
politik med henblik på, at Byrådet kan justere den såfremt der er et ønske om
det. I givet fald anlægsbudgettet skal forhøjes, vil det være nødvendigt at
finansiere det via ovenstående omstillingspulje.
Budgetprocessen
Der
henvises til den vedlagte tidsplan.
Der
lægges op til at fagudvalgene behandler budgetsager 3 gange i løbet af foråret:
Første møde finder sted i februar og marts måned, hvor kommunens interessenter
indbydes til at deltage og bidrage til processen.
HMUs
inddragelse fastholdes svarende til Budgetproces 2014. Der forventes således
afholdt møder mellem Byråd og HMU i maj og juni og mellem økonomiudvalg og HMU
i september. Der afvikles en høringsrunde sidst i maj/først i juni, rettet mod
relevante interessenter. Der arrangeres et borgermøde i forlængelse af
interessenthøringen i starten af juni måned. Høringsrunden mellem 1. og 2.
behandling af budgettet rettes kun mod centrale interessenter samt
offentligheden generelt.
Effektiviserings-
og ønskelisteforslag forudsættes at være endelige, når de sendes i høring i
starten af maj måned. I perioden januar–maj foregår det primære budgetarbejde
således i fagudvalgsregi for så vidt angår Omstillingsforslag.
Behandling af
budgettet
Økonomiudvalget
behandler det samlede budget i juni og i august/september. I juni behandles de
økonomiske rammer med henblik på indarbejdelse af økonomiske konsekvenser af
revideret demografiberegning, baseret på den nye befolkningsprognose samt et
finansielt overblik over rådighedsbeløbet. Demografiberegningen sendes i høring
i relevante fagudvalg.
Budgetforslaget
fremlægges ultimo august. Her indarbejdes resultatet af økonomiaftalen og der
redegøres for folketingets lov og cirkulæreprogram (DUT – sager) og evt.
ændrede økonomiske rammebetingelser som følge af aftalen. Det finansielle
råderum opgøres på baggrund af økonomiaftalen. Fagudvalgenes budgetbidrag indarbejdes.
Budgetforslaget danner herefter udgangspunkt for de politiske prioriteringer.
Indstillingen
anbefales idet det præciseres, at omstillingspuljen skal være på i alt 0,75 %
af serviceudgifterne, dvs. 10,7 mio. kr. og bestå af:
·
Besparelser opnået via fagudvalgenes
effektiviseringsforslag.
·
Besparelser opnået via investeringspuljen.
·
Besparelser opnået via strukturelle
effektiviseringer.
Det
er op til fagudvalgene at beslutte, hvor stor andel af de 3 punkter skal indgå med
i udvalgenes bidrag til omstillingspuljen idet det forudsættes, at alle
fagudvalg fremkommer med forslag på i alt mindst 1,25 % af udvalgets
serviceudgifter.
Senest
i foråret 2014 præsenteres Økonomiudvalget for principperne for budgetlægningen
for 2016 hvori der indgår en ”nulbasebudgettering”, hvor der i budgetlægningen
foretages en revurdering af hele budgettet, og alle serviceniveauer beskrives.